中職學校檔案管理的現(xiàn)狀分析與對策研究

摘 要：在新形勢下，隨著中職學校的入學率全面提升，使得中職學校檔案管理問題日益呈現(xiàn)出來，為更好解決中職學校檔案管理問題，促進中職學校檔案管理效率的提高。就必須對當前中職學校檔案管理問題進行分析，結合問題，才能尋找與探索到提高中職學校檔案管理水平的方法。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;現(xiàn)狀分析;對策

在中職學校教育教學管理過程中，學校檔案管理工作作為學校教育教學管理中的重要組成部分。需要明確解決中職學校檔案管理問題的重要性，當前中職學校檔案管理存在管理方法和管理制度等方面的問題。

1 中職學校檔案管理現(xiàn)存問題

1.1 檔案管理意識不強

中職學校檔案管理現(xiàn)存問題和現(xiàn)象仍不樂觀，在一定程度上不利于促進其檔案管理效率的提高，其中主要表現(xiàn)在中職學校相關管理者對檔案管理缺乏正確重視。在教育教學過程中，隨著中職學校招生數(shù)量的不斷增多，相關學校管理者將更多的精力和關注度都放在招生與教學質(zhì)量的改善方面，在一定程度上忽視了學校的檔案管理工作，并未有效結合現(xiàn)代化中職學校檔案管理需求，來對傳統(tǒng)中職學校檔案管理進行創(chuàng)新和改善。與此同時，由于中職學校檔案管理工作與學校的教育教學沒有直接的關聯(lián)，使得中職學校在檔案管理工作方面缺乏相應的重視，從而造成中職學校檔案管理出現(xiàn)不規(guī)范與不科學問題。

1.2 檔案管理方法傳統(tǒng)

隨著信息技術的不斷改革和深入，很多多元化與信息化檔案管理方式被應用到日常工作中，但是當前中職學校檔案管理工作，依然存在檔案管理方法過于傳統(tǒng)的現(xiàn)象，在傳統(tǒng)意識的影響下，中職學校未積極對信息化檔案管理方式的建設方面，投入更多的資金和相關設備，并且在檔案管理方面，依然以以往的傳統(tǒng)方式為主，未以利用現(xiàn)代化管理方式，建立對應的檔案管理系統(tǒng)，來不斷創(chuàng)新和豐富學校的管理方式。同時，由于檔案管理方式過于傳統(tǒng)，也造成中職學校檔案管理過程中，主要以手工進行檢索和管理為主。這種以手工為主的學校檔案管理方式，不僅會增加學校檔案管理工作的難度，也會降低學校檔案管理效率，不利于促進中職學校檔案信息化管理的進一步完善。

1.3 檔案管理制度不完善

中職學校檔案管理工作要想提高其管理效率，就必須依托相應的檔案管理制度來進行各項管理活動的開展和實施。但目前中職學校相關的檔案管理制度還不夠完善，未有效結合學校檔案管理的實際工作需求，來對檔案管理工作中相應檔案的歸檔時間進行嚴格規(guī)定。同時，由于相關管理制度的不夠完善，使得中職學校在檔案管理過程中，很多檔案資料不能及時進行存入和交接，最終導致相關檔案資料出現(xiàn)損壞和遺失的問題，嚴重降低中職學校檔案管理工作的效率。除此之外，檔案管理制度的不完善，也使很多檔案管理人員，不能嚴格按照相關管理制度來開展管理工作，從而導致中職學校檔案管理出現(xiàn)各種各樣的問題，難以更好發(fā)揮出檔案本身的價值和作用。

1.4 各部門缺乏有效溝通

從目前情況來看，中職學校檔案管理問題仍然存在各部門缺乏有效溝通的現(xiàn)狀，在開展檔案管理工作時，各科室之間配合不夠，未有效在檔案管理工作中進行協(xié)調(diào)和幫助。并且各部門在學校檔案管理工作過程中，因為各個部門工作上的事情多而繁雜，則向檔案管理人員移交文件或資料時，有時會遺漏部或忘記上交部分檔案與資料，加之部門之間缺乏有效的溝通和交流，最終在一定程度上給檔案管理人員實際工作帶來很大困難，也會導致檔案管理工作中，各科室相關資料零星、分散，影響其管理效率和質(zhì)量的提升。

2 中職學校檔案管理的問題的有效解決措施

2.1 提高對檔案管理工作的重視

一方面，中職學校管理者和檔案管理人員要認真學習《檔案法》，并且結合相關法律要求和內(nèi)容，在學校教育教學中對檔案法律知識進行宣傳，不斷提高全體師生員工對學校檔案管理工作的重視，從而有效促進中職學校在檔案管理工作過程中，樹立全民的檔案管理意識，充分將學校檔案管理工作落實到位。另一方面，中職學校檔案管理需要嚴格按照上級檔案管理部門的要求，結合學校檔案管理工作的實際需求和問題，創(chuàng)建符合學校檔案管理工作要求的綜合檔案管理機構，在綜合檔案管理機構中，充分將全校的文書、教育教學、設備、學生學籍等相關檔案進行整合，建立一體化的學校檔案管理工作體系。除此之外，學校也可以采用聘請一名兼職檔案管理工作人員的方式，要求兼職的檔案管理工作人員與學校檔案管理人員之間相互配合，共同對檔案資料進行處理，從而有效提高檔案管理工作的有效性，促進中職學校檔案管理形成檔案工作齊抓共管的局面，真正將學校檔案管理工作落實到位。

2.2 采用現(xiàn)代化檔案管理方式

在計算機技術快速發(fā)展過程中，中職學校檔案管理工作要積極結合信息化時代的管理優(yōu)勢和發(fā)展趨勢，采用現(xiàn)代化檔案管理方式解決學校以往檔案管理工作問題。一方面，在采用現(xiàn)代化管理方式的過程中，中職學校檔案管理工作可以結合信息技術中的計算機、傳真機和信息探索終端等軟件或技術，實現(xiàn)中職學校檔案的現(xiàn)代化和信息化管理，并且構建一體化的中職學校檔案管理體系，在一體化中職學校檔案管理體系中，加強中職學校檔案管理中不同材料和資料的整合與收集，并實現(xiàn)收集、處理、傳遞為一體的檔案信息資料管理方式。

2.3 制定完整的檔案管理制度

中職學校檔案管理工作的創(chuàng)新，需要制定完整的檔案管理制度，以相應的檔案管理制度來制約和規(guī)范檔案管理工作方式。中職學校檔案管理工作可以結合當前中職學校檔案管理問題，建立有效的檔案監(jiān)督與管理制度，嚴格要求檔案管理工作人員結合管理制度來進行工作，并且對于不同門類、不同載體或不同類型的檔案資料根據(jù)檔案管理制度，來對其進行歸檔和分類整理，不斷提高中職學校檔案管理工作的時效性。通過建立完整的檔案管理監(jiān)督制度，也可以對中職學校檔案管理工作的過程和方法進行執(zhí)法監(jiān)督與檢查，從而有效保證終止檔案管理工作，按照規(guī)定的程序認真處理，讓中職學校檔案管理工作更加規(guī)范化和科學化。

2.4 加強各部門之間良好溝通

中職學校檔案管理工作，需要各個部門之間的有效溝通和配合，只有各部門之間相互溝通和配合，才有利于相關檔案管理人員準時和正確收集學校各科室的文件和資料，促進學校管理效率和管理質(zhì)量的提高。與此同時，在加強各部門之間聊好溝通過程中，學?？梢圆捎媒n案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的方式，或者檔案管理工作溝通平臺，引導各部門人員通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和溝通平臺進行有效的工作溝通，通過網(wǎng)絡平臺來實現(xiàn)檔案管理工作的接收、傳遞以及資源共享。

3 結語

在新形勢背景下，解決中職學校檔案管理問題，需要中職學校管理者和相關檔案管理部門提高對檔案管理工作的重視，采用現(xiàn)代化檔案管理方式、制定完整的檔案管理制度，以及加強各部門之間的溝通，從而更好的開展中職學校檔案管理工作。

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作者簡介

譚荀文（1987-），女，侗族，湖南懷化，本科，助講，研究方向：檔案、聲樂。