機關(guān)檔案管理工作淺析

王才平

摘 要：結(jié)合我國當前政治經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀，本文針對我國行政機關(guān)在檔案管理方面存在的問題提出了一些自己的看法。在機關(guān)檔案管理方面，應(yīng)該做好原始檔案文件的分類歸檔工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，做好數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作，同時，緊跟形勢，以文化激勵為動機，在機關(guān)檔案管理隊伍建設(shè)上積極創(chuàng)新，提高檔案管理人員專業(yè)水準，提升檔案管理水平，為經(jīng)濟社會的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;氛圍;創(chuàng)新;激勵

為適應(yīng)我國各行各業(yè)的迅猛發(fā)展，我們需適時對國家行政機關(guān)的檔案管理工作加以重新審視。步入網(wǎng)絡(luò)信息時代，急劇膨脹的政治經(jīng)濟文化等全面發(fā)展，使得各級行政機關(guān)每天產(chǎn)生著海量的訊息。當前，各級行政機關(guān)職能部門管理的檔案存在著范圍廣、內(nèi)容多且雜、數(shù)據(jù)量龐大的特點，傳統(tǒng)檔案管理思想指導(dǎo)下的檔案管理服務(wù)已無法滿足當今社會發(fā)展的需要，因此，各行政單位檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)必須提上議程，而作為文字檔案不可或缺的數(shù)字檔案庫的建設(shè)和提升更是勢在必行。

1 當前機關(guān)檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作認識不明確，檔案管理制度單一且不規(guī)范

在人們的固有思維中，檔案就是死的、一成不變的“古董”。檔案管理工作很清閑，就是看看報紙喝喝茶。這些根深蒂固的思想嚴重偏離了檔案管理的初衷，人為造成了檔案功用的部分缺失，不利于充分發(fā)揮檔案的社會功用。同時，由于檔案管理是一個長期且不凸顯的過程，其社會價值難以在短期內(nèi)顯現(xiàn)。這使得機關(guān)檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中的地位偏低，甚至認為檔案管理可有可無，這使得檔案業(yè)務(wù)開展時在爭取人力物力財力等支持方面更加困難。機關(guān)檔案管理制度上的缺乏，行政上流于形式，平時工作做得不細致不到位，缺乏有效監(jiān)督和指導(dǎo)，都與這種認識不到位是分不開的。

1.2 管理隊伍素質(zhì)整體不高

一是檔案管理人員綜合素質(zhì)良莠不齊。在檔案管理事業(yè)的改革及調(diào)整中，能適應(yīng)新形勢的檔案管理人員較少，能夠獨立或者團隊開展檔案信息化建設(shè)的計算機等軟硬件和網(wǎng)絡(luò)管理專業(yè)人員不足，專業(yè)技術(shù)人才“青黃不接”現(xiàn)象在有的機關(guān)檔案管理部門時有發(fā)生，這些都嚴重影響了機關(guān)檔案工作的順利開展。二是檔案館（室）之間的人員交流不足，信息流動性相對比較單一。檔案館閉門造車，和其他檔案館（室）從沒有業(yè)務(wù)的交流和合作，久而久之，本館（室）的業(yè)務(wù)老化單一，沒有新形勢新思路，檔案的收集和利用以及服務(wù)功效大大減弱。

1.3 檔案資源建設(shè)不完整，軟硬件設(shè)施缺乏

一是檔案資源建設(shè)不完整。目前各級機關(guān)檔案館（室）所保管的檔案，紙質(zhì)檔案還是占據(jù)著半壁江山，而更為生動形象便捷的錄音、錄像和照片等非紙質(zhì)載體的檔案占據(jù)的分量依然很輕，聲像檔案還是空白的現(xiàn)狀也屢見不鮮。由于檔案來源的連續(xù)性，紙質(zhì)檔案繼續(xù)大量存在，檔案館（室）一般都能及時對紙質(zhì)檔案進行歸檔。隨著技術(shù)的發(fā)展，非紙質(zhì)載體的檔案數(shù)量不斷增多，如果這些大量產(chǎn)生的非紙質(zhì)檔案（特別是電子檔案）不能被及時準確地收集整理歸檔，嚴重影響檔案資源的完整性，而回過頭來再對這些非紙質(zhì)檔案進行歸檔工作，又勢必造成國家財力、人力、物力資源的巨大浪費，且影響非紙質(zhì)檔案及時傳輸和利用。二是缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和技術(shù)。我國機關(guān)檔案館（室）的服務(wù)方式仍然以傳統(tǒng)的手工查閱方式為主。雖然一些檔案館（室）配備了電腦，但大多數(shù)只是將計算機用于實現(xiàn)單一的管理目的，如建立案卷的電子目錄、統(tǒng)計與檢索等。至于其他檔案專用設(shè)備，則更是少之又少?，F(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備的缺乏直接影響檔案綜合處理能力，后續(xù)對基礎(chǔ)紙質(zhì)檔案的整合和再加工也難以為繼，檔案的社會公眾利用率也就大大降低。

2 加強檔案管理的相關(guān)措施

2.1 完善檔案管理制度，實施依法治檔

堅持貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及其他檔案管理規(guī)章制度。機關(guān)檔案管理部門不僅要提高自身的檔案法律意識，強化檔案法制觀念，依法治檔，依法護檔，依法用檔，更要重視全體公民的檔案意識和法制觀念的培養(yǎng)，為檔案事業(yè)健康有序的發(fā)展提供有力保障。

2.2 打造高水平檔案管理人才隊伍

首先，機關(guān)檔案管理部門要具有危機感和競爭意識。面對知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)，機關(guān)檔案工作者要把開拓創(chuàng)新意識貫穿于整個檔案工作中，要勇于沖破原有條條框框的限制，敢于向傳統(tǒng)的理論、觀念挑戰(zhàn)。建立專業(yè)化的檔案管理人才科學(xué)培養(yǎng)機制。在檔案管理隊伍人才建設(shè)方面，首先要注重對基礎(chǔ)好、勇于進取的館員培養(yǎng);其次，加強專業(yè)人才的引進。在招公和事業(yè)單位招考工作中，及時地要面向社會招聘不同層次的網(wǎng)絡(luò)及計算機技術(shù)人才。引入競爭和績效激勵機制，建立定期考核制度，讓每位館員都有憂患意識和危機感，調(diào)動他們的積極性，從而提高館員的整體素質(zhì)。第三，加強機關(guān)檔案館（室）間的交流與合作。通過交流，才能相互對照、分析和研究，然后揚長補短，借它山之石來攻玉，才能加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

2.3 積極引進先進技術(shù)，合理優(yōu)化檔案紙電資源建設(shè)比重

一是引用先進的電子設(shè)備和信息技術(shù)。改變傳統(tǒng)的檔案進館渠道和形式，運用先進手段獲取檔案信息，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。在紙質(zhì)檔案收集整理的基礎(chǔ)之上，增加其他檔案載體的種類，諸如音像、圖畫、多媒體等載體，使檔案工作向深度和廣度發(fā)展。而電子設(shè)備和信息技術(shù)的采用，可以大大地提高檔案工作的效率，人們不必費時費力到檔案館現(xiàn)場查閱，通過手機、網(wǎng)絡(luò)等就可以翻看自己需要的相關(guān)檔案;紙質(zhì)檔案易受到外界的破壞，難以抗拒自然界的影響，而電子設(shè)備的采用可以保護紙質(zhì)檔案，科學(xué)合理地延長其壽命。二是不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)并拓展現(xiàn)有館藏的信息資源。機關(guān)檔案管理部門在建設(shè)并優(yōu)化數(shù)字信息館的同時，也要深化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的發(fā)掘工作，要廣開渠道，通過各種手段和形式，豐富現(xiàn)有的館藏資源，并不斷發(fā)掘現(xiàn)有館藏信息。只有做到合理并科學(xué)的信息結(jié)構(gòu)優(yōu)化，才能發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。而對不同載體信息進行重組、綜合加工就成為機關(guān)檔案館（室）發(fā)掘自身潛能的必要措施，這是當今社會生產(chǎn)力的要求，只有做到這些，才能將各種檔案合理優(yōu)化，并加以開發(fā)利用，為實現(xiàn)檔案便捷的現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

知識經(jīng)濟浪潮的到來，給機關(guān)檔案館（室）帶來巨大的機遇和挑戰(zhàn)，機關(guān)檔案管理者只有解放思想、不斷探索，對檔案館目前的現(xiàn)狀和未來的前景有一個較為理性的分析，緊緊抓住這難得的歷史機遇，以積極的心態(tài)迎接挑戰(zhàn)，才有可能充分發(fā)揮機關(guān)檔案館（室）在知識經(jīng)濟中的作用，為實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興提供強有力的動力。

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