企業(yè)退休人員人事檔案管理探索實踐

蒲雪梅

摘 要：新時期，為了不斷提高企業(yè)退休人員人事檔案管理水平，要重視結(jié)合實際，有針對性對相關(guān)的管理措施進行實踐與研究，從而才能不斷提高管理效率，本文分析了加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義，總結(jié)了管理過程存在的不足，通過進一步研究，提出了具體的管理策略，希望能夠為相關(guān)工作人員提供有效參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)退休人員;檔案管理;研究

在分析企業(yè)退休人員人事檔案管理工作過程，作為工作人員，要重視加強實踐能力，通過有效的探索，不斷提高檔案管理質(zhì)量，從而有效的為退休人員提供更加科學(xué)可靠的服務(wù)，下面通過實踐研究，進行具體闡述。

1 加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

檔案是一名企業(yè)職工個人從上學(xué)開始的學(xué)習、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據(jù)，解決勞動糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到職工的切身利益，是職工接續(xù)保險、享受各項福利待遇的重要依據(jù)，是企業(yè)在人力資源工作中不可或缺的重要組成部分。目前中國人口正面臨老年化危機，延遲退休年齡是當下熱議的話題，目前退休年齡一般在50-60之間，這個時間段的人群有著豐富的人生閱歷，熟練的技能，做好退休人員檔案管理工作，建立健全退休人員信息庫，在他們身體條件允許并自愿的情況下，是可以回歸社會，發(fā)光發(fā)熱。不僅有助于人才資源的充分利用，還有有效的應(yīng)對人口的老齡化。根據(jù)目前的實際情況來看，絕大多數(shù)的中國社會企業(yè)，忽略了對退休人員的人事檔案管理工作，使得其人事檔案流散于人才市場、當?shù)厣鐓^(qū)，部分留存人事檔案的企業(yè)，使退休人員檔案資料，出現(xiàn)不完整的情況，如果沒有妥善加以處理，還會帶來隱患和風險。伴隨我國社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展與社會企業(yè)的良性進步，企業(yè)退休人員的人事檔案必須得到更好的重視與關(guān)注。從實際情況來看，盡管企業(yè)的員工已經(jīng)退休，但為了長期保障退休員工的基本權(quán)益，確保人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的價值與作用，企業(yè)方面必須重視好退休從業(yè)人員的實際業(yè)務(wù)工作，通過良好的檔案管理，提供最為切實可靠的證據(jù)。

2 企業(yè)退休人員檔案管理存在的問題

2.1 企業(yè)退休人員檔案管理制度并不完善

由于缺乏經(jīng)驗與制度，目前我國絕大部分區(qū)域缺乏結(jié)合本地實際情況而推進的完善企業(yè)退休人員人事檔案管理的制度，存在諸多的不足。例如，部分企業(yè)針對退休人員的檔案標號工作，出現(xiàn)混亂、不完整的切實問題;許多退休人員在行政記錄上缺乏明顯的資料收集，使得關(guān)鍵材料出現(xiàn)缺失。此外，針對退休人員的檔案保密工作嚴重缺失，使得企業(yè)員工盡管不再服役，但其機密資料被查看，影響退休人員的正常生活。

2.2 企業(yè)退休人員檔案檢索效率低下

為了保證企業(yè)退休人員的個性化檔案管理，要提高對于檢索效能的認識，但從實際分析，企業(yè)退休人員檔案集中管理數(shù)量大，在檢索過程沒有采取現(xiàn)代化檔案檢索工具來進行檢索管理，特別是一些國有大型企業(yè)，管理模式還是采用人工檢索，查找工作量大，方法落后，這必然會導(dǎo)致工作效率低下等問題出現(xiàn)。

2.3 檔案管理人員數(shù)量少，專業(yè)技能有待提高

造成目前企業(yè)退休人員人事檔案管理工作不足的重要原因在于，領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不夠，檔案管理人員配備不到位。針對企業(yè)尤其是大型企業(yè)而言，檔案管理人員每天除了要應(yīng)對日常檔案管理任務(wù)以外，還需要面對諸多退休人員查閱檔案的工作，工作量大且繁瑣。因此不可避免地會出現(xiàn)一些退休人員檔案資料沒有按規(guī)范進檔、檔案資料張冠李戴、檔案資料丟失等現(xiàn)象。所以，企業(yè)需要加強對從事退休人員人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，同時進一步加強相關(guān)管理人員的專業(yè)技能能力。

2.4 檔案管理人員流動頻繁

檔案管理人員的頻繁流動時，存在工作交接不清、檔案資料沒有及時進檔、借出檔案沒有及時歸還等情況，嚴重影響后期的檔案管理工作。同時因檔案管理工作的任務(wù)繁重，隨著檔案管理人員的流動變化，在管理過程會存在很大差異，導(dǎo)致無法進行有效銜接，這非常不利于提高檔案管理效率，給檔案管理工作帶來更大壓力。

2.5 紙質(zhì)檔案管理難度大

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案年代久遠，存在紙張霉爛、腐朽、折損等現(xiàn)象。已不利于后期檔案管理中的收集、整理、查閱等工作。雖然隨著技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理工作水平不斷提高，但在對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作難度相對較大，由于檔案管理人員的短缺，造成了工作任務(wù)量大，無法有效的對傳統(tǒng)檔案進行科學(xué)管理，以導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案資料無法快速查找，對檔案工作造成一定影響。

3 加強企業(yè)退休人員檔案管理的相應(yīng)措施

3.1 建立健全企業(yè)退休人員檔案管理制度

為了保證有效制度的建立與完善，要迎合相關(guān)規(guī)定，不斷提高檔案管理人員管理水平，要積極組織檔案管理人員參與學(xué)習《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律、法規(guī)。同時，企業(yè)退休人員的檔案管理在企業(yè)專門設(shè)立的檔案管理部位，以確保提高退休人員檔案管理效率。從而進一步實現(xiàn)全方位落實退休員工檔案的正確管理與整章建制任務(wù)，把退休員工檔案管理任務(wù)加入體制化、標準化層面。此外，企業(yè)還需要針對自身退休人員的人事檔案使用設(shè)立專門的使用規(guī)章制度。針對人員的退休檔案記錄方法，要有明確的指示與方法，切忌隨意讓任何人接觸到退休人員的人事檔案，需要保證每一次的借閱或使用，都經(jīng)由專業(yè)的管理人員的核定。要不定期展開對退休人員人事檔案的檢查工作，進一步規(guī)范相關(guān)工作的價值與意義，在保護退休人員的根本利益同時，發(fā)揮檔案價值。

3.2 強化企業(yè)退休人員檔案規(guī)范化管理建設(shè)

企業(yè)每個月或每個季度都會產(chǎn)生專職的退休人員，針對退休人員的人事檔案，需要第一時間進行清理、裝訂和歸類，切忌拖沓處理。相關(guān)的企業(yè)職能人員，要根據(jù)自身企業(yè)的實際情況，整理出專門的退休人員的檔案數(shù)據(jù)庫，確保每一位退休人員的檔案都能夠得到妥善的處理。除了專門的紙質(zhì)化檔案以外，還需要進行良好的電子掃描處理，使得檔案能夠?qū)崿F(xiàn)電子化歸檔的效果。要以專門的規(guī)范、制度要求和約束企業(yè)退休人員的檔案管理，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)與電子化檔案的有機融合，進一步驅(qū)動電子檔案的長期使用。

需要做好專門的退休人員人事檔案的安全、管理的制度。首先，退休人員的人事檔案應(yīng)當盡量單獨存放，同時根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)范的《檔案館設(shè)計規(guī)范》進行設(shè)計，做好相應(yīng)的安全設(shè)施搭建工作，包括防火、防塵、防潮系統(tǒng)的鋪設(shè)，做到定期檢查審核，保證安全。在條件允許的情況下還可以設(shè)置專門的除濕機等現(xiàn)代化設(shè)備。鑒于人事檔案的價值與重要性，企業(yè)需要為檔案室配備相應(yīng)的防盜措施，做到全方位地對退休人員的人事檔案管理工作保駕護航，根本上保障退休人員與企業(yè)的相關(guān)切身利益。

3.3 加強檔案管理人員的激勵和考核

3.3.1 積極爭取各級政府的支持

在對檔案管理人員進行激勵與考核過程，要提高考核效率，要重視獎勵機制的完善，同時也要加強對于懲罰措施的制定，對于檔案管理人員，要重視做好定期檢查工作，對于責任心不強、缺乏職業(yè)道德的工作人員要進行嚴肅處理，可進行調(diào)離崗位或辭退，從而進一步加強監(jiān)督，提高獎懲管理效率，為了進一步保證獎懲工作開展質(zhì)量，要積極爭取各級政府支持，要做好宣傳工作，以提高政府相關(guān)部門認識，從而加大政府對于檔案管理工作的支持力度。

3.3.2 積極提高基層檔案管理人員的個人素質(zhì)能力

首先，各個企業(yè)與基層需要明確營造良好的檔案管理人員的管理氛圍，驅(qū)動在崗的相關(guān)工作人員得以更好專注于自身的工作，最大程度上發(fā)揮自己的作用與價值，引導(dǎo)其正確成長。企業(yè)需要創(chuàng)建良好的工作環(huán)境，同時引入專業(yè)的檔案管理人才，針對管理崗位也要有長期經(jīng)驗的人才進行運作，提升管理成效。企業(yè)必須具備良好的長期戰(zhàn)略目光，為專門做好退休人員的人事檔案管理工作，而培養(yǎng)一批專業(yè)的優(yōu)秀人才，用以更好推動政策的實施與完善，同時也能以此吸收更多的其他外來人才入駐企業(yè)，共同推動企業(yè)在退休人員人事檔案管理工作上的成效。針對已有的企業(yè)管理人員，企業(yè)也需要不定期對其展開培訓(xùn)工作，做好如電子檔案管理等專業(yè)知識的學(xué)習，強化工作的效果。與此同時，還需要搭建好完善的激勵機制，通過良好的機制最大程度上激發(fā)檔案管理人員的工作熱情與積極性，助推退休人員的人事檔案工作以良好的姿態(tài)運作。通過這樣的方法還能夠在潛移默化間更好培養(yǎng)員工良好的工作態(tài)度與綜合品質(zhì)，秉持著認真、負責、踏實的態(tài)度完成相關(guān)的作業(yè)，達到可持續(xù)化良性循環(huán)。

3.4 檔案管理電子化

面對檔案中紙張陳舊、破損現(xiàn)象，我們可將退休人員檔案中常用的、重要的信息進行電子掃描，建立電子信息檔案。采取電子化檔案和紙質(zhì)檔案共同管理的模式，即可減少檔案的破損現(xiàn)象，也可大大地提高工作的效率。

目前企業(yè)的退休人員人事檔案之中，檔案管理的手段仍然相對較為陳舊、落后，因此要加強現(xiàn)代化的計算機管理控制技術(shù)，做到推動檔案管理工作的每一個細節(jié)完善。在具體實施的過程之中，要形成傳統(tǒng)手工記錄向電子化信息錄入的轉(zhuǎn)變，有效加強檔案目錄的控制有效性，完善管理人員對計算機軟件的開發(fā)、運用，只有這樣才能在后續(xù)產(chǎn)生退休人員的人事檔案的時候，做到第一時間錄入、管理。還要建設(shè)專門的目錄系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)，只需要輸入如退休人員的年限、姓名、崗位等關(guān)鍵字詞，即可在最短時間內(nèi)將相應(yīng)檔案內(nèi)容進行調(diào)取，達到最快速率、最短時間的使用，提升檔案管理價值。

同時要，改變觀念，強化管理措施。在企業(yè)退休人員的管理中，要完善綜合管理的措施，就要積極轉(zhuǎn)變觀念。有些人認為企業(yè)退休人員檔案管理可有可無，這種想法就是錯誤的。有些人忽略對退休人員的檔案管理，認為他們的檔案沒有價值，也沒有采用合理的措施進行管理，因此，造成退休人員檔案管理的誤區(qū)，作為企業(yè)的人事部門、檔案管理部門，必須充分根據(jù)自身的實際情況出發(fā)，通過完善相關(guān)的技術(shù)要求以及確立專門制度，用以進一步深化檔案管理的有效性。與此同時，企業(yè)進步也需要加強對退休檔案管理人員的教育工作，體現(xiàn)退休人員檔案管理工作的價值與作用，鼓勵退休人員以積極主動的姿態(tài)，參與到退休人員的檔案記錄的工作中來，助力企業(yè)完善相關(guān)的工作，形成良性的工作循環(huán)機制。

此外，鑒于檔案信息中留存企業(yè)退休人員的信息價值極高，因此需求進一步做好監(jiān)督的體系工作，強化安全管理作業(yè)。在信息化時代下，檔案的使用、檢查越發(fā)方便，為了實現(xiàn)更好的信息管理效果，也需要保證檔案的安全性。企業(yè)需要建設(shè)專門的監(jiān)督、管理機制，確保企業(yè)檔案的使用安全，任何調(diào)取、使用、查看退休人員的人事檔案，都需要經(jīng)由專門的領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)與肯定，嚴禁任何擅自的檔案使用情況的出現(xiàn)，全方位保證信息安全。

3.5 以人為本，提升人員素質(zhì)

從本質(zhì)上來看，人事檔案管理的工作是一項相對較為復(fù)雜且周期性較長的工作，需要工作人員具有較強的責任心及較強業(yè)務(wù)能力。首先，企業(yè)需要做好人員的把控工作，明確選擇合適的人才進行相應(yīng)的管理工作，尤其是在道德品質(zhì)方面，需要具備有良好的德才觀念的人才展開管理行政的工作。其次，要有目的性地加強相關(guān)職能人員的專業(yè)水平，通過積極組織培訓(xùn)的相關(guān)事宜，推動專門的人事部門和專家學(xué)者，就退休人員的人事檔案管理工作展開專題的培訓(xùn)與授課，促使相關(guān)的管理人員掌握最新的方法與知識條件，獲得最高的工作效率。與此同時，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員必須要意識到退休人員的人事檔案的價值，不定期委派管理人員外出交流，吸取其他企業(yè)的經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)的深化工作奠定基礎(chǔ)。最后，還要加強對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)。人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質(zhì)的工作人員與之配合，然而，由于各種因素的限制，我國大部分企業(yè)的人事檔案管理人員的素質(zhì)并不高，且在進入企業(yè)后也很少進行繼續(xù)學(xué)習，這在一定程度上降低了我國人事檔案管理的效率，也阻礙了檔案管理信息化的進一步發(fā)展。

4 結(jié)束語

退休人員檔案管理要堅持與時倶進，積極應(yīng)對新形勢下的各種挑戰(zhàn)，才能適應(yīng)新形式所需。科學(xué)規(guī)范的退休人員檔案管理可以提升企業(yè)整體的管理水平?？傊?，在有效的分析企業(yè)退休人員檔案管理工作過程中，要深入工作實際，不斷分析管理過程存在的不足因素，從而積極有效的制定更加高效的管理模式，以不斷提高檔案管理效率，希望結(jié)合以上闡述，能夠為企業(yè)退休人員人事檔案管理工作開展奠定良好基礎(chǔ)。

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