檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用與研究

郭 歡

陜西延長(zhǎng)石油榆林煤化有限公司 陜西 榆林 719000

引言：當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)，各行各業(yè)都面臨極大挑戰(zhàn)，許多行業(yè)著力于信息化的轉(zhuǎn)變工作，各類通信技術(shù)得到了有效的發(fā)揮與利用，我國檔案資源的相關(guān)數(shù)字化建設(shè)已趨于完善。各類新技術(shù)的有效利用及推廣可以有效促進(jìn)國內(nèi)檔案行業(yè)的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速保存及傳輸，把當(dāng)今先進(jìn)技術(shù)同檔案信息的整理及保存相結(jié)合，有效提升檔案行業(yè)的整體工作效率。

1 數(shù)字化背景下利用檔案信息資源的特征

1.1 提供信息更加準(zhǔn)確和快速

目前國內(nèi)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展，多種檔案信息處于大量積累階段，某些行業(yè)表現(xiàn)出幾何型增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，國內(nèi)各領(lǐng)域正處于并將長(zhǎng)期處于海量信息時(shí)代。受此種時(shí)代環(huán)境的影響，陳舊的檢索方式已瀕于淘汰不合時(shí)宜，個(gè)人的記憶能力有限，辦事效率低且耗時(shí)耗力，已無法滿足當(dāng)前時(shí)代的各項(xiàng)發(fā)展需求。隨著信息化及技術(shù)化的迅猛發(fā)展，以電子工具為核心的檢索方式表現(xiàn)出快捷、方便以及精準(zhǔn)性，它還具備超強(qiáng)的儲(chǔ)存功能，促進(jìn)工作質(zhì)量與工作效率的有效提升，努力彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中暴露的問題與弊端。

1.2 讓檔案原件得以安善保存

數(shù)字化時(shí)代到來以前，檔案信息大都以各類紙質(zhì)物為載體， 對(duì)于那些較為珍貴的紙質(zhì)檔案，頻繁查詢與調(diào)動(dòng)可能導(dǎo)致原件破壞，在檔案信息查找時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)檔案磨損和損壞情況，甚至還可能發(fā)生遺失，造成無法挽回的損失。數(shù)字化有效解決了這個(gè)問題，讓紙質(zhì)檔案特別是某些貴重的檔案資料獲得妥善管理，可以用電子形式供讀者查閱，有效提升檔案信息的利用效率與利用效果。

1.3 突破空間限制實(shí)現(xiàn)資源共享

縱觀傳統(tǒng)檔案管理模式，各部門大多獨(dú)立運(yùn)營，有些檔案信息自身具備一定的保密屬性，各檔案管理部門間的交流與溝通極少，難免存在重復(fù)保護(hù)與分散保管等情況，造成人力及財(cái)力資源的損失與浪費(fèi)，更不用說資源共享了。當(dāng)今社會(huì)各類技術(shù)快速發(fā)展，隨著檔案目錄中心的建立與完善，各檔案館間的地域與空間限制被逐步打破，有效增強(qiáng)了各館室的溝通及交流，為以后檔案信息的科學(xué)利用與有效共享奠定基礎(chǔ)。使用者可借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的協(xié)助輕松獲得自己想查詢的各項(xiàng)信息，使檔案從以往封閉的環(huán)境里解脫出來，落實(shí)為大眾服務(wù)初衷，努力達(dá)到檔案信息的共享目標(biāo)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用與研究

2.1 確定服務(wù)方向并以用戶為中心

在我國，檔案管理單位歸公共服務(wù)系統(tǒng)管理，它的主要功能是為公眾提供需要的各類信息，它要清晰明確和掌握自身的服務(wù)方向，牢固樹立科學(xué)正向的服務(wù)理念，將用戶群體設(shè)為工作重心，自身服務(wù)方向的確定要和國家以及黨的工作重點(diǎn)協(xié)同一致，將科學(xué)技術(shù)引入到檔案管理中，適當(dāng)公開部分檔案信息，為資源的利用及共享做鋪墊，實(shí)現(xiàn)檔案資源使用效率的穩(wěn)步提升。同時(shí)，還需培養(yǎng)正確的服務(wù)意識(shí)，重視用戶的感受，傳統(tǒng)陳舊的意識(shí)與理念已滯后于我國該行業(yè)的總體發(fā)展情況。之前的檔案管理工作比較封閉，它不會(huì)主動(dòng)給公眾提供幫助和服務(wù)，類似的理念與意識(shí)已不適應(yīng)當(dāng)前該領(lǐng)域的發(fā)展情況。部分檔案館的服務(wù)功能只向政府開放，與普通群眾相隔絕，各類檔案資源利用效率極低，未充分發(fā)揮自身具有的價(jià)值與功能。隨著社會(huì)發(fā)展，人們逐步認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值與意義，對(duì)各類檔案信息的需求總量逐步增加，所以要對(duì)以往采用的檔案管理方案做出適當(dāng)?shù)母镄屡c改進(jìn)，才有可能保證其能跟緊我國的發(fā)展步伐，盡量滿足普通群眾的各類正常需求。

2.2 更新服務(wù)方式與服務(wù)理念

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的大力協(xié)助下，網(wǎng)絡(luò)可成為檔案部門給用戶提供服務(wù)的載體，這類新型的服務(wù)方式可給用戶創(chuàng)造方便、快捷的信息檢索環(huán)境，用戶可按照自身需求來進(jìn)行信息的檢索及查詢，各類網(wǎng)站要清晰設(shè)置欄目分組，方便用戶的查詢與閱讀，此外檔案管理單位要努力實(shí)現(xiàn)資料更新的及時(shí)性，做到資料同步更新，不斷完善與健全現(xiàn)有資料庫，提升檔案信息的最終利用質(zhì)量與利用效率。

檔案管理部門不單要準(zhǔn)確記錄與保存過去發(fā)生的各項(xiàng)事件，維護(hù)自身權(quán)威，加大對(duì)國家有關(guān)政策的解讀及宣傳力度，及時(shí)學(xué)習(xí)國家發(fā)布的有關(guān)文件，提升檔案管理隊(duì)伍對(duì)國家有關(guān)文件的閱讀率。此外，部分檔案管理部門需改變以往過于被動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，以正確的姿態(tài)面對(duì)用戶群體，

搭建起文件信息與用戶間的溝通橋梁，再借助多媒體與自媒體，搭建起電子文件瀏覽室，確保現(xiàn)行文件內(nèi)在的核心價(jià)值得到充分體現(xiàn)。

2.3 提升工作人員的綜合素養(yǎng)從而提升服務(wù)質(zhì)量

有關(guān)部門要關(guān)注工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。當(dāng)前的檔案信息已初步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案總體數(shù)量在不斷增加，社會(huì)公眾對(duì)各類檔案信息的需求也處于上升狀態(tài)，受該種社會(huì)背景的影響，有關(guān)工作隊(duì)伍的能力與素質(zhì)提升迫在眉睫。相關(guān)工作隊(duì)伍要端正自身的服務(wù)態(tài)度，在為用戶提供服務(wù)時(shí)努力做到積極主動(dòng)與嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，保持耐心，認(rèn)真傾聽客戶的要求，協(xié)助用戶盡早收集到自己所需的檔案信息，耐心回答用戶在接受服務(wù)時(shí)提出的疑慮與問題，定期向管理部門匯報(bào)工作進(jìn)度與用戶反饋。工作隊(duì)伍還要結(jié)合時(shí)代發(fā)展?fàn)顩r，用于創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，將學(xué)習(xí)的理論知識(shí)與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合，滿足檔案的數(shù)字化建設(shè)需求。

3 結(jié)語

綜合來說，當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)屬大勢(shì)所趨，也是符合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展具體需要的。在檔案信息的利用中，要注意同時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，從自身特征出發(fā)科學(xué)引入現(xiàn)代技術(shù)，確保數(shù)字化檔案信息總體利用效率穩(wěn)步提升，為公眾提供快捷方便的服務(wù)，有效提升檔案的管理效率，穩(wěn)步落實(shí)檔案信息化與數(shù)字化的建設(shè)任務(wù)。