高校國有資產(chǎn)全生命周期管理模式探索與信息化實(shí)踐

陳 艷 廖 勇 王 軍 邱曉幼

（四川大學(xué)實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處，四川 成都 610065）

引言

近年來，高校在學(xué)科建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和科研等方面的投入不斷加大，國有資產(chǎn)規(guī)模急劇攀升，根據(jù)財(cái)資[2015]90號、教財(cái)[2015]6號和教財(cái)[2017]9號等文件精神，國家部委不斷對高校國有資產(chǎn)管理提出新的要求。國有資產(chǎn)的全生命周期管理是指對資產(chǎn)從預(yù)算申報(bào)開始，經(jīng)采購執(zhí)行、驗(yàn)收入賬、使用管理、效益提升、績效評價(jià)、處置下賬的全過程進(jìn)行管理和監(jiān)控，特別是采用信息化手段后，使其具備“統(tǒng)一平臺、標(biāo)準(zhǔn)一致、數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通”的顯著特征。

一、主要管理矛盾和困難

高校國有資產(chǎn)管理水平參差不齊，大部分高校管理職能分散，信息化水平不高，無法進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)同，在實(shí)際管理和工作過程中面臨諸多的矛盾和困難。

1.存量巨大，家底不清

高校國有資產(chǎn)涵蓋固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、在建工程、流動資產(chǎn)、對外投資，分類多、數(shù)量大；不同類別的資產(chǎn)歸屬不同的職能部門進(jìn)行管理；財(cái)務(wù)管理上歸屬于校財(cái)務(wù)、后勤集團(tuán)、醫(yī)院、獨(dú)立校區(qū)等，較為分散。以四川大學(xué)為例，僅固定資產(chǎn)就分散在國有資產(chǎn)管理處（土地、房屋、家具）、實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處（儀器設(shè)備）、后勤管理處（植物）、圖書館（圖書檔案）、博物館（文物）等多個(gè)職能部門，固定資產(chǎn)總數(shù)756950臺件、總價(jià)值86.4億元（截止2018年12月31日）。受制于分散管理的傳統(tǒng)模式，高校要了解全校國有資產(chǎn)的概貌和賬目明細(xì)，需要各歸口部門上報(bào)數(shù)據(jù)，然后匯集，這樣的模式過程繁雜，效率低下，且與當(dāng)前實(shí)際情況有較大出入，要準(zhǔn)確掌握這些信息相當(dāng)困難。

2.各自為政，協(xié)同困難

高校國有資產(chǎn)管理涉及多個(gè)職能部門，在管理模式上，不同的管理階段、不同的資產(chǎn)類別其管理模式、管理手段、管理信息平臺各自為政的情況比較普遍，雖近年來各高校均較重視數(shù)字化校園平臺及基礎(chǔ)環(huán)境的建設(shè)，但大多都只解決了各應(yīng)用系統(tǒng)與數(shù)字校園統(tǒng)一身份認(rèn)證、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的集成，實(shí)質(zhì)上各職能部門仍然是一個(gè)個(gè)的信息孤島。且從國有資產(chǎn)管理的角度出發(fā)，尚缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，無法在各個(gè)職能部門之間進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，造成教職工辦理業(yè)務(wù)多處跑路簽字蓋章，職能部門耗費(fèi)大量時(shí)間對單查賬，管理成本巨大，辦事效率低下。

3.監(jiān)管缺失，賬實(shí)不符

目前，較多高校對資產(chǎn)實(shí)物的管理仍舊停留在賬目的管理層面。資產(chǎn)管理的實(shí)質(zhì)也僅是完成入賬登記和報(bào)廢處置，而在資產(chǎn)使用過程中缺乏對實(shí)物的有效監(jiān)管，資產(chǎn)異動無法及時(shí)反饋掌握，時(shí)間一長，就造成資產(chǎn)賬目和資產(chǎn)實(shí)物差異巨大。在資產(chǎn)清查盤點(diǎn)環(huán)節(jié)，采用傳統(tǒng)的清查方式，也無法及時(shí)掌握資產(chǎn)實(shí)物現(xiàn)狀，清查結(jié)果資產(chǎn)有賬無物、下落不明等情況比例高，最終造成資產(chǎn)賬目和資產(chǎn)實(shí)物賬實(shí)不符，國有資產(chǎn)流失嚴(yán)重。

4.重復(fù)購置，效益低下

由于缺乏資產(chǎn)公開和開放共享的環(huán)節(jié)，對于貴重儀器設(shè)備、閑置資產(chǎn)無法了解其實(shí)際使用狀態(tài)，資產(chǎn)領(lǐng)用人長期閑置不使用，想用的師生又不能及時(shí)獲取這些信息，造成資產(chǎn)的使用效益低下和重復(fù)購置等資源浪費(fèi)的情況屢見不鮮。

二、全生命周期管理模式探索

1.歸口多級立體管理體系

圖1 全生命周期管理模型

建立歸口管理、統(tǒng)一集中的多級立體管理體系，有利于構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，通過領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌，各職能部門歸口管理，院部二級單位分級負(fù)責(zé)，教職員工責(zé)任到人的模式，進(jìn)行國有資產(chǎn)業(yè)務(wù)的分級分權(quán)管理，構(gòu)建統(tǒng)一的國有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實(shí)時(shí)動態(tài)掌握國有資產(chǎn)管理的整體狀況。該體系同樣適用于二級財(cái)務(wù)資產(chǎn)統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一平臺，數(shù)據(jù)共享。

2.從“入口”到“出口”全生命周期管理

強(qiáng)化資產(chǎn)從“入口”到“出口”的全過程動態(tài)監(jiān)管，資產(chǎn)從預(yù)算項(xiàng)目申報(bào)開始至下賬處置終結(jié)的全過程業(yè)務(wù)鏈、信息鏈完整。通過全生命周期管理模式自動、及時(shí)、準(zhǔn)確地反應(yīng)出資產(chǎn)管理過程中的業(yè)務(wù)及異動信息，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)重要指標(biāo)監(jiān)控預(yù)警功能，并促進(jìn)資產(chǎn)的規(guī)范管理和使用效益提升。

3.流程化管理、跨部門協(xié)同，信息互通共享，構(gòu)建服務(wù)型職能部門

采用BPM（Business Process Management，即業(yè)務(wù)流程管理）的思想，對資產(chǎn)預(yù)算申報(bào)、采購計(jì)劃、采購執(zhí)行、驗(yàn)收入賬、使用變動、維修維護(hù)、開放共享、下賬處置等資產(chǎn)全生命周期中一系列業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化提煉，不同業(yè)務(wù)間從“入口”到“出口”融會貫通，信息共享，以此提高業(yè)務(wù)辦理效率，并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在多角色間自動流轉(zhuǎn)，輕松實(shí)現(xiàn)跨部門銜接協(xié)作。

圖2 資產(chǎn)驗(yàn)收入賬業(yè)務(wù)流程示例

如圖2所示，通過對業(yè)務(wù)進(jìn)行流程化梳理重構(gòu)，業(yè)務(wù)的申請人能方便提交業(yè)務(wù)，查詢進(jìn)展，無需跑路，無需到職能部門親臨現(xiàn)場辦理；業(yè)務(wù)審批者實(shí)施網(wǎng)上審批，提高辦事效率的同時(shí)，也極大方便了廣大教職工，為構(gòu)建服務(wù)型職能部門推波助瀾。

4.實(shí)名制全員參與

資產(chǎn)過程管理的核心是如何能即時(shí)掌握資產(chǎn)的現(xiàn)狀和異動，這也是提高資產(chǎn)使用效益，減少資產(chǎn)流失最直接最根本的問題。實(shí)名制全員參與就是最好的解決方案。在資產(chǎn)驗(yàn)收入賬時(shí)，將資產(chǎn)的監(jiān)管責(zé)任落實(shí)到領(lǐng)用教職工的名下，結(jié)合學(xué)校資產(chǎn)管理制度，讓領(lǐng)用人全程參與資產(chǎn)的變更、調(diào)撥、增減值、自查清查、維修、處置下賬的業(yè)務(wù)；同時(shí)將資產(chǎn)存放地與公房基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，落實(shí)資產(chǎn)的實(shí)名地存放。每臺資產(chǎn)可以設(shè)置自查周期，自查周期到期前，領(lǐng)用人需進(jìn)行自查確認(rèn)資產(chǎn)的當(dāng)前狀態(tài)，如領(lǐng)用人、存放地、使用現(xiàn)狀等，當(dāng)領(lǐng)用人自查后，資產(chǎn)如有變動，則進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的提交辦理，同時(shí)資產(chǎn)管理部門也就自動獲取到了實(shí)時(shí)的資產(chǎn)現(xiàn)狀，減少資產(chǎn)的流失。

采用實(shí)名制管理的思路后，在資產(chǎn)清查環(huán)節(jié)，采用“自查為主，抽查為輔”的工作思路，僅需關(guān)注未自查的部分資產(chǎn)，可以有效解決了傳統(tǒng)資產(chǎn)清查盤點(diǎn)時(shí)間長、人力物力耗費(fèi)巨大的情況，將資產(chǎn)清查工作化整為零、化繁為簡。

5.全方位公開，使用效益最大化

構(gòu)建校級開放共享平臺，對貴重儀器設(shè)備進(jìn)行開放共享，輔以有償使用管理機(jī)制和基金（開放測試基金、維修基金）服務(wù)，全方位提升貴重設(shè)備使用效益；通過實(shí)名制管理機(jī)制，領(lǐng)用人可隨時(shí)更新資產(chǎn)使用現(xiàn)狀，閑置資產(chǎn)自動進(jìn)入調(diào)劑平臺，對全校教職工開放，有需求的用戶即可方便進(jìn)行申請調(diào)劑使用；對待報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行全校公示，對于無法獨(dú)立使用但仍有使用價(jià)值（如拆機(jī)、重新組裝原部件）的資產(chǎn)，可以申請?jiān)倮谩?/p>

通過全方位的資產(chǎn)公開、共享使用等措施，可以提高資產(chǎn)的利用率，為資產(chǎn)使用效益評價(jià)、項(xiàng)目論證提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

三、全生命周期管理信息化實(shí)踐

自2005年起，四川大學(xué)就在資產(chǎn)管理信息化領(lǐng)域不斷探索實(shí)踐，以解決資產(chǎn)管理過程中諸多管理矛盾和困難，目前已建成國有資產(chǎn)全生命周期管理信息化平臺。

1.總體結(jié)構(gòu)，詳見圖3。

2.國有資產(chǎn)服務(wù)大廳

國有資產(chǎn)服務(wù)大廳面向全校教職工提供一體化的國有資產(chǎn)管理服務(wù)，采用一站式的解決方案，為教職工提供預(yù)算、采購、資產(chǎn)管理、開放共享的業(yè)務(wù)辦理、業(yè)務(wù)審批、業(yè)務(wù)查詢平臺。每位教職工均可清晰管理自己名下領(lǐng)用的資產(chǎn)，方便地在線辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

圖3 國有資產(chǎn)全生命周期信息化平臺總體結(jié)構(gòu)

3.采購管理環(huán)節(jié)

采購管理環(huán)節(jié)是資產(chǎn)全生命周期管理的前續(xù)工作，核心目標(biāo)是解決“資產(chǎn)合理配置”以及“采購過程陽光高效”。

第一，充分利用全生命周期平臺數(shù)據(jù)進(jìn)行購置論證。利用在庫資產(chǎn)，對申購項(xiàng)目的重復(fù)購置情況分析；利用電商平臺對通用設(shè)備進(jìn)行價(jià)格預(yù)測；利用共享設(shè)備使用效益、成果情況來論證同類設(shè)備購置的合理性。

第二，非集中采購目錄內(nèi)的物資通過網(wǎng)上競價(jià)采購，使過程更公開透明、競爭更充分，采購時(shí)間大幅縮減，采購成本顯著降低。四川大學(xué)2015年開展網(wǎng)上競價(jià)后，相關(guān)項(xiàng)目的節(jié)資率約10%。

第三，供應(yīng)商公共服務(wù)平臺，提供注冊認(rèn)證服務(wù)，供應(yīng)商網(wǎng)上查詢標(biāo)訊、在線報(bào)名、在線競價(jià)報(bào)價(jià)、在線申請合同、在線申請驗(yàn)收。同時(shí)構(gòu)建供應(yīng)商信用評價(jià)體系，在招標(biāo)采購環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、售后技術(shù)支持環(huán)節(jié)、維修服務(wù)環(huán)節(jié)對供應(yīng)商進(jìn)行全方位的評價(jià)，敦促供應(yīng)商提供更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)

資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)的核心內(nèi)容為“分級管理、賬實(shí)相符、動態(tài)監(jiān)管、賬賬相符”。對各職能部門按資產(chǎn)類別和財(cái)務(wù)歸屬進(jìn)行分級授權(quán)，歸口管理。資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)采用全流程化管理模式，詳細(xì)記錄每次的資產(chǎn)業(yè)務(wù)辦理和異動情況，結(jié)合領(lǐng)用人自查機(jī)制，實(shí)時(shí)反映全生命周期過程中資產(chǎn)的前世今生，做到賬實(shí)相符、動態(tài)監(jiān)管。資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理密不可分，通過財(cái)務(wù)軟件接口，有效解決資產(chǎn)實(shí)物賬和財(cái)務(wù)價(jià)值賬的銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享互通，實(shí)現(xiàn)賬賬聯(lián)動、賬賬相符。

5.開放共享平臺

以服務(wù)為導(dǎo)向，建立大型儀器設(shè)備共享服務(wù)平臺，讓有共享需求的資產(chǎn)加入到平臺中，實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備共享、預(yù)約使用、劃價(jià)收費(fèi)、績效考核、效益評價(jià)、獎勵分成等；輔以開放測試基金、維修基金的支持，保障開放共享生態(tài)持續(xù)發(fā)展，良性循環(huán)，逐步提高資產(chǎn)的使用效益。

6.決策支持

依托資產(chǎn)、業(yè)務(wù)的動態(tài)數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)挖掘與分析，為管理決策提供資產(chǎn)情報(bào)，包括學(xué)校資產(chǎn)概況、增減變動情況、變動趨勢、使用效益等，全面、準(zhǔn)確、動態(tài)地反映高校的各項(xiàng)資產(chǎn)數(shù)據(jù)。表現(xiàn)形式以餅圖、柱狀圖、折線圖為主。平臺具備資產(chǎn)管理工作報(bào)告功能，自動生成指定時(shí)間范圍內(nèi)資產(chǎn)購置、使用、共享、處置相關(guān)關(guān)鍵數(shù)據(jù)指標(biāo)，自動反映資產(chǎn)概貌、變動、趨勢等信息。

7.互聯(lián)互通環(huán)節(jié)

依托于數(shù)字校園環(huán)境，整合數(shù)字化校園平臺，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享、資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)了門戶的集成，統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄；對接財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)賬賬相符；共享房產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為實(shí)名制管理提供存放地基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

平臺遵循教育部、財(cái)政部、國管局、CERS中心的數(shù)據(jù)規(guī)范要求，能夠生成相關(guān)部委要求的數(shù)據(jù)報(bào)表，能夠?qū)崟r(shí)導(dǎo)出上報(bào)。四川大學(xué)已完成了同教育部資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)對接，對資產(chǎn)卡片、增減變動、處置等結(jié)果能自動通過接口上報(bào)。

8.移動應(yīng)用及技術(shù)創(chuàng)新

隨著移動終端和微信應(yīng)用的普及，四川大學(xué)國有資產(chǎn)全生命周期管理平臺推出了移動應(yīng)用APP，整合集成了微信公眾服務(wù)平臺，讓用戶可以隨時(shí)隨地辦公，方便地辦理業(yè)務(wù)、審批業(yè)務(wù)、查詢資產(chǎn)、查看業(yè)務(wù)進(jìn)展等，真正做到跨越地域和時(shí)空，讓管理隨身、服務(wù)同行。

在技術(shù)創(chuàng)新方面結(jié)合資產(chǎn)實(shí)名地存放信息，基于WebGIS技術(shù)，直觀呈現(xiàn)資產(chǎn)地理分布情況；使用基于物聯(lián)網(wǎng)的電子標(biāo)簽應(yīng)用，在特殊環(huán)境和條件下，對資產(chǎn)身份進(jìn)行標(biāo)記，如名貴植物、戶外公共基礎(chǔ)設(shè)施等；廣泛使用二維碼及加密技術(shù)，在資產(chǎn)標(biāo)簽、單據(jù)、簽名環(huán)節(jié)使用二維碼，方便業(yè)務(wù)查詢跟蹤，方便簽名合法性的驗(yàn)證。

圖4 核心業(yè)務(wù)平臺與決策支持的關(guān)系

四、結(jié)語

對高校國有資產(chǎn)采用全生命周期的管理模式，使國有資產(chǎn)分級歸口管理體系清晰、跨部門銜接協(xié)作流暢，在統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺上，能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享和大數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢，為資產(chǎn)生命周期中不同的階段提供科學(xué)管理的參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)全生命周期精細(xì)化規(guī)范化管理的同時(shí)，使國有資產(chǎn)保值增值，有效提升資產(chǎn)的使用效益。