提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

陳向平

（武平縣檔案局）

檔案對于一個企業(yè)或部門單位至關(guān)重要，它是出現(xiàn)違法違規(guī)行為或者考核獎勵時重要的依據(jù)，檔案管理的好壞關(guān)系到一個企業(yè)或部門的工作效率，如工程結(jié)算時，如果檔案管理出現(xiàn)差錯極易導(dǎo)致最終的結(jié)算結(jié)果不準(zhǔn)確，最終導(dǎo)致各方的利益都受損，因此必須提高檔案管理的水平，通過創(chuàng)新工作方式方法，利用新的科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)建和完善科學(xué)化的檔案管理環(huán)境，達(dá)到更高更科學(xué)的檔案管理目的。

1 提高檔案管理科學(xué)化水平遇到的問題

1.1 原始數(shù)據(jù)的連續(xù)性不高

目前雖然很多檔案管理的方式是利用信息技術(shù)結(jié)合計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行電子信息化處理，但是在這個過程中由于涉及數(shù)據(jù)多，類別較為復(fù)雜，加上大量的原始數(shù)據(jù)需要人工輸入并核對，極易在檔案管理過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤、漏錄等情況。同時由于電子化信息檔案要以計算機(jī)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，如果計算機(jī)系統(tǒng)初始狀態(tài)或者在錄入過程中出現(xiàn)問題，或者備份不及時，在出現(xiàn)意外時則極容易造成檔案的原始信息出現(xiàn)問題，使得原始數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，造成檔案信息不全面，導(dǎo)致檔案管理體系不科學(xué)，最終影響整個企業(yè)或部門的正常工作。

1.2 科學(xué)化進(jìn)行檔案管理的意識不高

無論是以前的手工錄入檔案還是現(xiàn)階段的信息化檔案管理都需要人工進(jìn)行操作，但是在整個提高檔案管理科學(xué)化水平的過程中，管理人員習(xí)慣了原有的手工模式或者只是一般的電腦操作，對于科學(xué)化進(jìn)行檔案管理的意識并不高，整個管理過程都只是一個增加、查找、刪除信息的過程，對于整個企業(yè)或部門的運行效率并沒有明顯的提高。

1.3 過多的依賴軟件進(jìn)行管理

在檔案管理信息化過程中，越來愈多的管理人員依賴于軟件進(jìn)行檔案管理，軟件的管理可以有效的提高檔案的查找效率，節(jié)約紙質(zhì)存檔的空間，對檔案能夠及時的做出更新與分類，但是人們往往忽略了軟件自身存在的問題，如有問題的檔案信息不能夠自動分析，軟件安全問題帶來的檔案信息泄漏等，還有在不可抗力或突發(fā)狀況下，如地震、停電等，這些缺陷都會直接影響檔案管理工作，跟不必說還要科學(xué)化進(jìn)行檔案管理。

1.4 沒有完善的檔案科學(xué)化管理的評價體系

在提高檔案管理科學(xué)化水平的過程中，雖然有些企業(yè)或部門單位會有備份等行為，但是仍然存在很多企業(yè)或部門單位對會發(fā)生的意外情況考慮不夠完善，甚至并沒有考慮，導(dǎo)致整個科學(xué)化管理只是紙上談兵，不具有可操作性。例如在財務(wù)結(jié)算檔案管理過程中，檔案管理部門對超出預(yù)算的支出成本歸于檔案管理人員或其他一般人員的人工或其他費用支出，從而讓整個檔案管理的科學(xué)化體系失去真實性。同時加上相關(guān)工作人員的科學(xué)化管理水平意識不高，整個檔案管理未形成完善的科學(xué)化評價體系，不僅造成檔案管理科學(xué)化水平不高，甚至在一定程度上還會影響企業(yè)或部門單位的正常工作。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的措施

2.1 改變傳統(tǒng)檔案管理觀念，合理使用先進(jìn)的管理技術(shù)

提高檔案管理科學(xué)化水平的第一步就是要先改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，通過宣傳教育、集中培訓(xùn)等方式，讓檔案管理人員，甚至其他人員都能夠充分意識到科學(xué)化檔案管理的重要性，只有先樹立正確的科學(xué)化檔案管理觀念，優(yōu)化檔案管理體系，才能夠更好的提高檔案管理科學(xué)化水平。除此之外，還要對檔案管理人員的技術(shù)進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，適當(dāng)引進(jìn)新的檔案管理技術(shù)，讓檔案管理員除了對檔案進(jìn)行必要的增刪改查，還能夠提高檔案管理水平，合理使用管理技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)的使用效率，減少不必要的存儲空間，讓管理人員能夠通過新的計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)動態(tài)化監(jiān)督與管控，提高檔案管理科學(xué)化水平。

2.2 建立健全的檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度是保證檔案管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，也是提升整體工作科學(xué)化水平的重要方式。完善的檔案管理制度能夠提高答案的管理效率充分保證檔案管理部門能夠充分發(fā)揮自身職能，保證檔案管理部門的組織機(jī)構(gòu)有效完整，推動檔案的分極化管理。同時完善的檔案管理制度不僅能夠讓檔案管理人員自覺遵守相關(guān)的管理規(guī)定，按照制度要求進(jìn)行有效的、合理的檔案處理，提升管控質(zhì)量，還能讓整個企業(yè)或部門單位能夠相互協(xié)作，在遵循制度的原則下，相互配合提高工作效率，而其中的績效考核更是能夠提高管理工作人員的積極性，能在一定程度上更好更快的提高檔案科學(xué)化管理。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案能否科學(xué)化管理檔案管理人員的素質(zhì)高低很重要，直接決定了檔案管理工作的合理性、有效性。首先可以聘用專業(yè)的高素質(zhì)的優(yōu)秀的檔案管理人員，或者對原有的管理人員進(jìn)行不定期的技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員的管理技巧，適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。其次對檔案工作進(jìn)行明確分工，每個分工崗位由專人進(jìn)行操作，而不僅僅是少數(shù)幾個人全包全攬，這樣有助于檔案資料在管理過程更具獨立性、準(zhǔn)確性、完整性，進(jìn)而全面的提高檔案管理科學(xué)化水平。

2.4 創(chuàng)新檔案管理方式，創(chuàng)建開放性服務(wù)體系，做好創(chuàng)新評價工作

無論是傳統(tǒng)的手工檔案管理還是信息化后的電子檔案管理都需要針對所有資料進(jìn)行分門別類合理存儲，因此創(chuàng)新檔案管理方式勢在必行，在原有的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建科學(xué)化合理化的管理體系，優(yōu)化工作機(jī)制，提升檔案科學(xué)化、信息化管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在合理配置資源，科學(xué)整合資源的作用。接著以創(chuàng)新的檔案管理方式為基礎(chǔ)，創(chuàng)建開放性檔案管理服務(wù)體系，適當(dāng)拓寬檔案管理工作范圍，利用科學(xué)化、合理化更具操作性的工作方式進(jìn)行管理，通過在服務(wù)中發(fā)現(xiàn)不足和問題，采用合理的方式解決，進(jìn)而更好的為企業(yè)、為單位、為他人進(jìn)行檔案服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理工作的有效性、可靠性和科學(xué)性。最后，在上述前提下做好創(chuàng)新評價工作，根據(jù)評價工作要求，合理使用科學(xué)技術(shù)在先進(jìn)的檔案管理工具以及方式的基礎(chǔ)上，提升整體的檔案科學(xué)化管理水平，增強(qiáng)檔案管理力度，進(jìn)一步優(yōu)化管理體系，推動檔案管理科學(xué)化水平的提高。

3 結(jié)語

隨著社會的不斷進(jìn)步對檔案管理的要求越來越高，在新時代的背景下，對檔案進(jìn)行科學(xué)化管理能夠有效的提高企業(yè)或部門單位的工作效率，全面促進(jìn)社會的穩(wěn)定發(fā)展。一套有效的科學(xué)化檔案管理體系，不僅能夠保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，還能夠讓日常工作達(dá)到刪繁就簡的目的，提高決策的科學(xué)性，優(yōu)化整個管理工作的模式，以推動企業(yè)穩(wěn)定長遠(yuǎn)的發(fā)展。