基于網絡的設備信息管理系統(tǒng)

萬 洪，陳曉明，李東林

（西安近代化學研究所，陜西西安 710065）

0 引言

設備是支撐科研、生產、管理活動開展的重要資源，其總量也是衡量科研院所綜合實力的關鍵指標。因此，設備管理具有重要的意義。設備管理包括計劃、采購、驗收、建立臺賬、日常使用、變更、維修、報廢等全生命周期過程。設備的信息化管理是現(xiàn)代化企業(yè)建設的一個重要組成部分。

1 設備賬務管理的發(fā)展和不足

（1）新技術的應用催生設備管理模式的重大變革。根據(jù)設備管理所使用技術的種類，將設備管理系統(tǒng)的發(fā)展分為4個階段，即紙質卡片管理；電子文檔管理；單機數(shù)據(jù)庫管理和互聯(lián)網數(shù)據(jù)庫管理。目前西安近代化學研究所的設備管理仍保留了紙質設備卡片，信息化借助于金算盤軟件公司的單機數(shù)據(jù)庫軟件，尚處于C/S架構階段。該軟件主要功能是財務管理，計提固定資產的折舊，并非專門為設備管理所開發(fā)，不能實現(xiàn)設備的全生命周期管理。

（2）單位現(xiàn)已建成OA辦公自動化系統(tǒng)，大大提高了各種辦公業(yè)務的效率。已實現(xiàn)設備采購和大修的網上業(yè)務流程，但設備入賬、查詢、變更、部門盤點、報廢等業(yè)務流程仍沿用傳統(tǒng)管理方式，所以效率較低。

2 利用OA辦公自動化系統(tǒng)對設備進行管理

為了提高設備信息化管理水平，利用現(xiàn)有的OA辦公自動化系統(tǒng)，設想出以下解決方案。

2.1 設備入賬

傳統(tǒng)設備登記工作分為2步：手工填寫“設備卡”后，再將設備信息錄入電腦。新的系統(tǒng)錄入設備信息后，利用軟件的數(shù)據(jù)鏈接功能自動生成設備驗收單和設備卡片表，減少了單據(jù)書寫環(huán)節(jié)。驗收單經設備驗收人員審核通過后，可打印固定資產標簽。設備卡片表也可直接打印出來，內容更加規(guī)范。

2.2 設備查詢與變更

（1）設備臺賬通過內網同步后，相當于建立了網絡臺賬，設備使用人可通過內網查詢各自所使用的設備，使設備管理責任更加明確。

（2）設備變更。①設備使用人變更分為部門內部變更和跨部門變更。在內網向設備接收人發(fā)起更名申請，經設備管理員同意，接收人點擊同意后生效；跨部門變更，還需經過雙方部門領導同意；②設備地點變化時，只需使用人在網上登記新的地點，方便快捷。若為關鍵設備地點變化，還需發(fā)起網上審批流程。設備地點具體到建筑物和房間號，設計為選擇填寫模式以實現(xiàn)設備地點內容的標準化。這樣的意義在于，設備臺賬導出的Excel數(shù)據(jù)以部門為主要關鍵字、以地點為次要關鍵字排序，即可迅速了解該部門的設備分布在那些建筑物和房間內，便于查找和使用。

2.3 設備報廢

在OA平臺查詢報廢設備信息，經設備管理員確認后，在網上發(fā)起審批流程。重要設備的報廢需要到現(xiàn)場查看設備狀態(tài)。審批流程完成后，自動形成設備報廢檔案，成為設備管理和賬務管理核銷的依據(jù)。

綜上所述，設備全生命周期管理均可實現(xiàn)網絡信息化，包括計劃、采購、驗收、建立臺賬、日常使用、變更、維修、報廢等，形成專門的設備信息管理系統(tǒng)。

2.4 部門的設備盤點

為摸清家底，保障設備發(fā)揮效益，資產清查盤點需要定期開展，一般以部門為單位進行。在各部門的設備盤點過程中，若發(fā)現(xiàn)設備使用人和地點發(fā)生變化或待報廢設備，可在網上發(fā)起業(yè)務流程辦理。部門的設備盤點能夠反饋設備的狀態(tài)信息：一是設備在用或閑置；二是設備完好、待修。對于閑置并完好的設備，優(yōu)先進行部門內部調配，再進行跨部門調配。對于待修設備，部門設備管理員應統(tǒng)一粘貼待修標簽，以免他人不了解設備狀態(tài)，造成不安全事故。

簡化部門的設備盤點方式，同時使設備使用部門認識到設備盤點的意義，能自發(fā)地盤點設備。

3 紙質卡片管理效率提升

雖然設備網絡臺賬中的數(shù)字卡片的操作方便快捷，但傳統(tǒng)的紙質卡片有使用人簽字，仍具有重要意義。采取平時進行網上變更和定期以部門為單位集中進行紙質卡片變更的方式，可實現(xiàn)設備紙質卡片的高效管理。

設備卡片管理包括新增、變更和減少3種業(yè)務，查找卡片位置時需要按照設備資產編號的區(qū)間逐步縮小范圍，費時費力。將圖書管理的方法運用到卡片管理，可大大提高卡片管理效率。設備紙質卡片按照設備資產編號排序放在抽屜式收納柜中，共有25個抽屜，每個抽屜又包含4個小格。將抽屜編號為，每個抽屜的小格又編號為，形成100個卡片位置編號。在Excel文檔中，先將設備信息按照資產編號排序，再按照區(qū)間添加卡片位置列，形成一個編號臺賬。新增、變更和減少設備卡片時，按照下列操作方法查找卡片位置更加高效。

（1）新增設備時，按照該編號臺賬編寫新的資產編號，同時編寫卡片位置編號。新卡片可批量按卡片位置編號排序，即可將多張卡片直接定位到具體的卡片位置。

（2）變更或減少卡片時，先在該編號臺賬中篩選出需要查找的卡片資產編號和卡片位置信息，即可得到大量卡片的位置分布情況。

隨著設備數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的逐步完善，紙質卡片的管理模式可逐步淘汰。

4 總結

通過新的技術手段使設備管理操作更簡便，同時通過制度的完善以提高員工對設備管理的積極性，使設備所在部門和使用人都積極參與到設備管理中來，從而形成包括設備管理部門、使用部門、使用人的三級設備管理體系，從而提高設備管理水平。上述設備信息化管理系統(tǒng)的設計能夠在現(xiàn)有OA辦公自動化系統(tǒng)中建設，成本較低，相對于傳統(tǒng)管理模式來說有明顯的功能優(yōu)勢，能滿足單位設備管理工作的需要。隨著信息技術的不斷進步，設備信息管理系統(tǒng)應向物聯(lián)網領域拓展，使設備信息管理系統(tǒng)邁向更高水平。