建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析

邵長霞

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們生活的水平和質(zhì)量在不斷的提高，對于建筑工程有了更高的要求和需求。在工程整體項目中，建筑工程檔案資料管理起到了非常重要的作用，為竣工后的驗收工作、改擴建工作、工程檢查等提供詳細(xì)的資料。改革開放以來，我國的建筑行業(yè)發(fā)展迅猛，企業(yè)的規(guī)模也在不斷的壯大，工程相關(guān)技術(shù)資料保存也得到了廣泛的關(guān)注。因此，建立起完善的工程檔案管理制度可以有效的幫助企業(yè)對工程的質(zhì)量進(jìn)行有效的監(jiān)管，也是做好工程竣工后相關(guān)工作的重要保證。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料管理；問題；處理措施

1 引言

在建筑工程施工的過程當(dāng)中，工程檔案資料是十分重要的一部分，其是建設(shè)活動中形成的原始的、具備一定保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。在管理建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期的同時，作為建筑工程項目管理的重要組成部分，其關(guān)鍵作用也得到了越來越多人的關(guān)注。

2 做好建筑工程檔案資料管理的必要性

目前很多企業(yè)已經(jīng)開始關(guān)注這項工作的重要性，在進(jìn)行工程檔案管理工作時企業(yè)應(yīng)建立起相關(guān)的管理部門由專人進(jìn)行管理，并運用科學(xué)的方法構(gòu)建起一套檔案管理理念，從實際工作中總結(jié)經(jīng)驗再融入先進(jìn)的管理理念，提升企業(yè)建筑工程檔案管理工作的整體水平和管理質(zhì)量，從而更好的增強企業(yè)的市場競爭力，提升經(jīng)濟效益和社會效益。與此同時，我國的建設(shè)部門也開始關(guān)注企業(yè)的工程檔案管理工作，并制定出相關(guān)的管理規(guī)定，來約束企業(yè)在管理中出現(xiàn)的不正當(dāng)行為，幫助企業(yè)正規(guī)化管理。

3 建筑工程檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識不強

當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，但是在建筑檔案管理中，應(yīng)用到的信息技術(shù)比較少，而且信息化的檔案管理還沒有普及，存在檔案管理滯后的現(xiàn)象。建筑工程檔案管理是一項長期的檔案管理工作，在整個項目建設(shè)中發(fā)揮著重要的經(jīng)濟效益，項目工程建設(shè)部門只是將大量的人力、物力和財力投入到工程建設(shè)中，忽視了對工程項目中檔案的管理，導(dǎo)致施工中很多重要的檔案資料遺失，而且一些基本的工程檔案收集、整理都不能按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。

3.2 對于檔案管理的質(zhì)量不高

在工程檔案管理中，存在對檔案管理的不到位，而且工程檔案管理中管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對于檔案的收集不完整，導(dǎo)致一些重要的檔案文件資料缺失，還有對于一些隱蔽的工程記錄不全，導(dǎo)致檔案記錄文件不能真實反映工程的質(zhì)量，導(dǎo)致工程檔案的質(zhì)量不高，也就會相應(yīng)影響檔案后期的利用。國家已經(jīng)出臺了有關(guān)項目檔案管理的規(guī)定，制定了專門的規(guī)范性文件，但是在實際執(zhí)行的過程中，很多工程建設(shè)單位忽視了對一些制度的學(xué)習(xí)，不能嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作沒有充分做到位。

3.3 缺乏高質(zhì)量的管理人才

現(xiàn)階段建筑工程檔案管理人員的從業(yè)狀況來看，中小型的建筑公司的檔案管理多為企業(yè)關(guān)公兼職，他們本職工作可能是會計，也可能是老板，獨立的檔案管理人員較少。在大型建筑企業(yè)中，雖有獨立的檔案管理人員，但缺少專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人員?，F(xiàn)代科技及經(jīng)濟要以，企業(yè)管理要向著信息化、科技化、快速化、精確化方向發(fā)展，但傳統(tǒng)的檔案管理人員無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求，他們大多采用傳統(tǒng)電腦輸入方式或紙質(zhì)登記方式進(jìn)行，無法依靠互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技將企業(yè)的檔案的管理工作正式納入經(jīng)濟發(fā)展大潮流中。

3.4 管理制度不健全

建筑工程企業(yè)的檔案管理工作沒有完整的管理制定，一般企業(yè)只要求兼職人員收集及整理好相關(guān)信息便可，沒有制定完善的管理制度。這樣的情況導(dǎo)致企業(yè)建筑管理工作建設(shè)步伐無法緊跟企業(yè)其他部門，不能實現(xiàn)應(yīng)有的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展作用。不健全的檔案管理制度也致使檔案管理工作出現(xiàn)問題后，找不到具體責(zé)任人，最終只能草草了之，導(dǎo)致相似問題在后期再次出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)發(fā)展步伐。

4 建筑工程檔案管理措施

4.1 認(rèn)識到檔案管理的重要性

在建筑工程建設(shè)的過程中，任何一個項目工程的建設(shè)單位都需要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，加強對檔案管理中人力、物力和財力的投入，不僅要重視工程項目的建設(shè)，而且要重視對檔案的管理。建筑工程項目的管理者需要將檔案管理納入到工程項目建設(shè)中。對于建筑工程中歸檔的內(nèi)容主要包括合同和委托書、檢測方案、檢測記錄以及委托方的相關(guān)資料，需要歸檔整理的材料也是相對比較多，要注重檔案管理的自動化水平，將檔案管理中的經(jīng)費納入到當(dāng)年的工程預(yù)算中，加大對檔案管理方面的資金投入，配備一些必要的設(shè)施設(shè)備，結(jié)合工程項目的實際特點，應(yīng)用檔案管理方面的各種軟件，提升檔案管理的自動化水平，提升檔案管理的效率。

4.2 加強對建筑工程檔案管理的質(zhì)量

建筑工程中的檔案對于建筑工程以后的發(fā)展有著重要的借鑒作用，建筑工程的檔案管理需要嚴(yán)格按照工程建筑行業(yè)中檔案管理的需求，注重對檔案的收集、整理工作，要能夠充分提升建筑工程檔案管理的質(zhì)量，為后期檔案的歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。例如，建筑工程在竣工之后，都會有工程竣工圖紙，竣工圖也是對項目工程建設(shè)的實際反映，是工程項目建設(shè)中的重要內(nèi)容，因此，對于竣工圖的驗收和整理也是檔案管理中的重要一部分。就需要相關(guān)的資料管理人員及時做好對檔案的歸檔收集和整理，做好對相關(guān)檢測報告的蓋章和整理。檢驗部門需要對竣工圖紙的相關(guān)技術(shù)性資料進(jìn)行整理歸檔，填寫好歸檔的清單，資料管理人員進(jìn)行編目保存。其中主要包括施工環(huán)節(jié)和后期工程竣工環(huán)節(jié)的檔案管理，有工程建設(shè)過程中相關(guān)的文字、圖紙等資料等。

4.3 聘用好高質(zhì)量管理人才

任何企業(yè)的發(fā)展都離不開管理人才，人才是企業(yè)發(fā)展的強大動力。針對我國現(xiàn)階段建筑工程檔案管理現(xiàn)狀，應(yīng)該聘用復(fù)合型管理人才。管理人員既要掌握傳統(tǒng)檔案管理措施，熟知建筑施工過程及相關(guān)要點，還要掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識，能熟練操作各種管理軟件，可以對企業(yè)管理提出可操作化的管理意見等。企業(yè)在招聘管理人員時，要有目的有意識到將招聘重點傾向復(fù)合型。只有找到負(fù)責(zé)，認(rèn)真，踏實的復(fù)合型人才，才能將建筑企業(yè)檔案管理工作提到一個新高度。

4.4 制定檔案管理制度

①制定責(zé)任制度，檔案管理及收集工作復(fù)雜，任務(wù)重，工作中稍有不慎，就會出現(xiàn)問題。所以，要制定責(zé)任到人的制度，誰的工作出現(xiàn)問題就找誰。這樣做：a.避免了責(zé)任互推造成的不必要損失；b.保證了工作質(zhì)量。②制定監(jiān)督機制，邀請其他部分工作人員參與檔案管理監(jiān)督工作中來，監(jiān)督檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，如果發(fā)現(xiàn)問題及時上報，指正檔案管理工作。③建立懲罰機制，本月檔案管理工作質(zhì)量較好，可給予適當(dāng)獎勵如獎金或休假等；但如工作出現(xiàn)問題，要給與適當(dāng)懲罰，或罰獎金或?qū)憴z討書等。完整的管理制度有利于企業(yè)檔案管理工作的開展。

5 結(jié)束語

加強檔案管理工作能夠促進(jìn)建筑工程行業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)城市化進(jìn)程的加快，有利于社會經(jīng)濟的發(fā)展。因此，在建筑工程檔案管理工作開展的過程中，應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，重視檔案管理工作的開展，同時對檔案管理工作的機制進(jìn)行不斷的健全和完善，促使檔案管理工作更加的科學(xué)完善，更加具有規(guī)范化。同時加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)和先進(jìn)管理技術(shù)的引入，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高，促進(jìn)檔案管理工作水平和質(zhì)量的提高。

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