淺談數(shù)字化時代下企業(yè)檔案管理方法

胡婷婷

（福建省福能興業(yè)股權(quán)管理有限公司，福建 福州 350001）

在數(shù)字化的背景下，企業(yè)檔案管理也被賦予了新的內(nèi)容，不同于之前的檔案管理方式，企業(yè)需要結(jié)合時代背景實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，加快企業(yè)檔案管理的收集、整理、合并、歸檔速度，同時也方便管理人員隨時調(diào)取和更新企業(yè)檔案，幫助企業(yè)節(jié)約檔案管理的成本，讓企業(yè)能更好的提供多方面服務(wù)，促進整個社會朝著好的方向發(fā)展。

1 提高企業(yè)檔案管理效率的重要性

1.1 有利于提高企業(yè)檔案管理水平

不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，在數(shù)字化時代背景下，企業(yè)檔案管理方式也要進行革新，在打破檔案管理局限性的基礎(chǔ)上，不斷收集各方面檔案信息，再對企業(yè)檔案進行有效的收集和整理，將企業(yè)檔案管理和社會發(fā)展結(jié)合在一起，實現(xiàn)檔案資源的有效配置，不斷提高企業(yè)檔案管理的整體水平，以此來更好的融入到社會檔案管理中，更加高效的為社會提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)。

1.2 符合當(dāng)前數(shù)字化時代發(fā)展需求

隨著時代的發(fā)展，檔案管理方式也在逐漸發(fā)生變化，像是原始人就會用他們的語言將信息刻在石頭上，后人會將這些內(nèi)容經(jīng)過翻譯抄錄在紙上[1]。而近年來，隨著我國科技水平的逐漸提高，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案信息管理的重要手段，而且，企業(yè)信息內(nèi)容涉及較廣，如果不結(jié)合時代發(fā)展引入數(shù)字化管理，可能會遇到很多無法調(diào)和的問題，所以在企業(yè)管理的時候引入數(shù)字化管理方式，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

1.3 改變傳統(tǒng)檔案管理模式的

對企業(yè)來說，需要整理的檔案除了基本員工信息，還包括各個項目的初步設(shè)計、施工圖、會議資料、費用數(shù)據(jù)報表等，這些內(nèi)容的流動性較大，也需要經(jīng)常取出修改更新，如果是紙質(zhì)檔案資料，很容易受到磨損，不僅會讓管理人員更新不方便，還會造成一定的閱讀障礙。而如果采用電子檔的檔案管理方式，不僅可以讓管理人員能夠快速的通過網(wǎng)絡(luò)更新檔案信息，還可以保護檔案資料的完整性，逐漸實現(xiàn)檔案信息業(yè)務(wù)管理自動化，以此來促進企業(yè)的發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案數(shù)字化發(fā)展不均衡

在開展檔案數(shù)字化建設(shè)的時候，各企業(yè)的檔案管理水平還存在很大的差異。一些發(fā)展迅速的大型企業(yè)能夠快速調(diào)動資金投入到數(shù)字化檔案信息建設(shè)中，但是一些中小新企業(yè)卻沒辦法快速實現(xiàn)數(shù)字化，有些企業(yè)甚至?xí)榱颂岣咂髽I(yè)效益而裁員，而裁員的突破口便是檔案部門，這就導(dǎo)致檔案部門會因為人員不足而存在很多潛在風(fēng)險，也就無法完全順應(yīng)檔案管理的數(shù)字化潮流，無法真正將數(shù)字化檔案管理落實到企業(yè)的發(fā)展過程中。

2.2 企業(yè)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)較薄弱

除了個別大型企業(yè)，一般的企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)進程比較緩慢，主要原因集中在三個方面：第一、缺乏專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)指導(dǎo)，因為數(shù)字化檔案建設(shè)起步較晚，整個企業(yè)檔案管理相對閉塞，即使找到數(shù)字化的檔案，但是并未將其和企業(yè)發(fā)展本身相結(jié)合，無法完全體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的效果；第二、管理人員缺乏數(shù)字化檔案管理能力，畢竟數(shù)字化檔案管理是一種新興的檔案管理方式，但檔案管理人員并沒有接受過系統(tǒng)的管理培訓(xùn)，在處理數(shù)字化檔案信息的時候還會存在一些問題，這不利于企業(yè)檔案管理的發(fā)展；第三、投入到數(shù)字化檔案管理資金不足，這是因為大部分管理人員沒有意識到實行數(shù)字化檔案管理的重要性，還是將發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟放在首要位置，這就導(dǎo)致沒有足夠的資金投入到數(shù)字化管理中，用于數(shù)字化的設(shè)備更新?lián)Q代速度較慢，就會讓數(shù)字化檔案存在信息匱乏問題。

2.3 檔案數(shù)字化管理欠缺銜接性

文檔一體化管理是企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的最終目標(biāo)，這不僅能讓企業(yè)的經(jīng)營活動、文書處理和檔案整理工作能夠快速有效的進行下去，更能讓多方信息進行有效銜接，最大化的節(jié)約數(shù)字化資源配置[2]。只是，當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化程度較低，而且也沒有系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理機制，這在一定程度上加大了檔案管理的難度，各個檔案的銜接還存在一定問題，沒辦法快速實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，也就無法達(dá)到之前設(shè)定的最終管理目標(biāo)。

3 提高企業(yè)檔案管理效率的策略

3.1 加強企業(yè)管理人員對檔案管理數(shù)字化的重視

數(shù)字化可以讓檔案信息更加完整、準(zhǔn)確和及時，也能讓企業(yè)在信息傳遞的過程中搶占先機，為企業(yè)能為市場經(jīng)濟的發(fā)展做貢獻(xiàn)[3]。具體來說，企業(yè)首先就要加強管理人員對檔案數(shù)字化的重視，引導(dǎo)他們樹立正確的檔案管理觀念，不再只是一味的發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟，更是要形成一個系統(tǒng)的檔案管理模式，讓數(shù)字化檔案管理能更好的推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展；然后，就是要加強企業(yè)數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)，可以請專家對他們進行針對性培訓(xùn)，如果在培訓(xùn)的過程中遇到任何問題，都要及時向?qū)＜姨釂?，在打好每一階段的基礎(chǔ)能力之后，再進行更加深入的學(xué)習(xí)，提高數(shù)字化檔案管理效率。

3.2 加大企業(yè)檔案管理數(shù)字化的資金投入力度

硬件水平是進行數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，這也就意味著需要加大數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入，還要加大數(shù)字化檔案信息的建設(shè)力度。利用網(wǎng)絡(luò)將多方面企業(yè)檔案信息進行匯總，還要定期對數(shù)字化檔案信息進行維護，如果數(shù)字化信息遇到網(wǎng)絡(luò)安全問題，企業(yè)還要投入相應(yīng)的資金進行反病毒查殺，確保每個數(shù)字化檔案的安全和完整性，而對于比較重要的檔案，還可以備份檔案信息，即使原數(shù)據(jù)文件存在丟失，也可以通過備份找回重要信息，并在之后投入更多的資金完善數(shù)字化檔案管理，確保不會再出現(xiàn)任何危害企業(yè)檔案信息的內(nèi)容。

3.3 完善企業(yè)電子信息文檔的管理和更新機制

在開展數(shù)字化檔案管理的時候，大都需要依靠企業(yè)信息平臺進行管理，而企業(yè)信息平臺匯集了企業(yè)的所有信息，就需要管理人員能夠在了解所有信息之后，再建立專門的檔案管理信息庫，及時接收和發(fā)送檔案管理郵件，并利用信息平臺的存儲技術(shù)快速進行管理，然后根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況更新檔案內(nèi)容[4]。在推動數(shù)字化檔案管理的時候，還需要加強檔案管理的組織建設(shè)，在檔案數(shù)字化管理過程中制定嚴(yán)格的管理機制，管理人員需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展信息化管理工作，在遇到問題的時候也能快速找到解決問題的辦法，推動數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

3.4 開發(fā)系統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理建設(shè)資料庫

最后，還需要將開發(fā)系統(tǒng)的檔案管理信息庫作為數(shù)字化檔案管理的重要組成部分，信息庫中會收集各方面檔案信息，管理人員可以將各種合同、調(diào)查資料和企業(yè)基礎(chǔ)信息等放在資料庫中，放在不同的標(biāo)簽下，管理人員在查找這些信息的時候，就可以通過信息庫索引的方式快速找到重要信息，還能對重要的檔案信息進行標(biāo)注，下次再瀏覽這部分檔案內(nèi)容的時候，就可以有針對性的對這部分信息進行修改和完善，為企業(yè)檔案管理發(fā)展做好充足的準(zhǔn)備工作。

4 結(jié)束語

在將數(shù)字化引入到企業(yè)檔案管理的時候，可以通過加強企業(yè)管理人員對檔案管理數(shù)字化的重視、加大企業(yè)檔案管理數(shù)字化的資金投入力度、完善企業(yè)電子信息文檔的管理和更新機制、開發(fā)系統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理建設(shè)資料庫的方式，快速解決企業(yè)檔案管理存在的問題，讓企業(yè)獲得更加全面的發(fā)展。