年度協(xié)議管理平臺在大型國際石化項目建造中的應(yīng)用

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(海洋石油工程(青島)有限公司，山東 青島 266520)

1 引言

大型國際石化工程項目,往往執(zhí)行全球招標,總包方往往將詳細設(shè)計外包給外國的設(shè)計公司進行設(shè)計,國內(nèi)公司中標后進行建造。這種項目的特點是合同制定偏向于業(yè)主一方，建造工期受制于設(shè)計和采購周期,合同執(zhí)行過程中由于物料無法及時到貨導(dǎo)致無法按時完工造成違約,帶來的資金損失較大。目前國產(chǎn)和進口建設(shè)項目所需物料大都需要公開招標，采辦流程和時間長。

為降低生產(chǎn)成本提高工作效率，對部分物料通過年度協(xié)議的方式簽訂采購合同，可以有效降低物料采購時間。這就需要對年度協(xié)議的使用進行規(guī)范系統(tǒng)的管理，通過年度協(xié)議管理平臺的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)年度協(xié)議管理的信息化和系統(tǒng)化，加快審批流程，并確保使用的合規(guī)合法化。

2 年度協(xié)議管理平臺簡介

通過年度協(xié)議管理平臺可以實現(xiàn)從年度協(xié)議合同接收下發(fā)、年度協(xié)議工作量提報、審核、下發(fā)、確認、工作量匯總和預(yù)警的全面系統(tǒng)化、信息化。

年度協(xié)議實施平臺將通過以下工作流程來實現(xiàn)：

(1)預(yù)先錄入年度協(xié)議合同信息。

(2)各年度協(xié)議使用單位根據(jù)年度協(xié)議合同信息，進行年度協(xié)議實施申請表的錄入和提交審批工作。

(3)年度協(xié)議管理人員根據(jù)目前的年度協(xié)議合同信息及合同工作量通知單下發(fā)情況，進行年度協(xié)議實施申請審批表的錄入和提交審批工作。

(4)年度協(xié)議管理人員進行工作任務(wù)通知單的錄入、提交審批及最終下發(fā)工作。

(5)各年度協(xié)議廠家進行工作量確認單的系統(tǒng)上錄入和提報工作，各年度協(xié)議使用單位進行工作量確認單的審核和進一步提報工作。

(6)年度協(xié)議管理人員根據(jù)相關(guān)的工作任務(wù)通知單，對提交上來的工作量確認單進行確認。

(7)該平臺將在合同到期前1個月和當工作量通知單下發(fā)金額超出合同金額的80%時進行預(yù)警，在工作量通知單工期超出合同有效期、工作量通知單累計下發(fā)金額超合同金額和工作量確認單累計金額超工作量通知單下發(fā)金額時進行提醒。

(8)能夠?qū)⒛甓葏f(xié)議合同信息、年度協(xié)議實施申請表、年度協(xié)議實施申請審批表、工作量通知單、工作量確認單的相關(guān)信息通過相關(guān)性連接并根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和查詢。

3 主要模塊功能

軟件模塊主要有五個功能模塊，分別為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊、數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊、綜合查詢模塊、功能設(shè)置模塊、權(quán)限管理模塊。下面分別進行介紹：

3.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊

設(shè)置年度協(xié)議合同錄入界面，年度協(xié)議合同包含合同名稱、合同號、年度協(xié)議廠家、合同簽訂時間、合同下發(fā)時間、合同有效期、合同金額(不顯示)、定標策略等信息，并添加合同價格明細作為附件(合同單價信息設(shè)置為不顯示)，年度協(xié)議實施申請表、年度協(xié)議實施申請審批表、工作任務(wù)通知單、工作量確認單在系統(tǒng)上錄入，相同信息實現(xiàn)自動帶入功能，同時需要在相關(guān)年度協(xié)議合同價格明細中錄入年度協(xié)議工作量作為附件。

3.2 數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊

能夠?qū)⒛甓葏f(xié)議合同信息、年度協(xié)議實施申請表、年度協(xié)議實施申請審批表、工作任務(wù)通知單、工作量確認單的相關(guān)信息通過相關(guān)性連接并根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，如年度協(xié)議合同、工作任務(wù)通知單、工作量確認單下發(fā)統(tǒng)計、該年度協(xié)議合同號下的工作任務(wù)通知單工作量及金額統(tǒng)計，以及和工作任務(wù)通知單相對應(yīng)的工作量確認單的工作量及金額統(tǒng)計，并能夠自動生成工程項目年度協(xié)議工作量確認與委托對比表。

3.3 綜合查詢模塊

可以通過合同號、工作任務(wù)通知單號等條件實現(xiàn)所需信息的查找功能。

3.4 功能設(shè)置模塊

3.4.1

能夠?qū)崿F(xiàn)年度協(xié)議合同的自動更新功能。

3.4.2

對年度協(xié)議實施申請表、年度協(xié)議實施申請審批表、工作任務(wù)通知單、工作量確認單的實施工期(不能超過年度協(xié)議合同有效期)、工作任務(wù)通知單的累計下發(fā)金額(不能超過合同金額)、工作量確認單的累計確認金額(不能超過相關(guān)工作任務(wù)通知單的金額)設(shè)定臨界值。

3.4.3 實現(xiàn)相關(guān)預(yù)警、提醒功能

(1) 在合同到期前1個月進行預(yù)警。

(2)當工作任務(wù)通知單下發(fā)金額超出合同金額的80%時進行預(yù)警。

(3) 在年度協(xié)議實施申請表的工期超出合同有效期時進行提醒。

(4) 在年度協(xié)議實施申請表申請金額超出合同剩余金額時進行提醒。

(5) 在工作量確認單累計金額超工作任務(wù)通知單下發(fā)金額時進行提醒。

3.5 權(quán)限管理模塊

統(tǒng)一后臺權(quán)限管理，針對不同崗位人員進行權(quán)限分配。

4 小結(jié)

年度協(xié)議管理平臺已經(jīng)在幾個大型國際石化項目中得到應(yīng)用，平臺能夠提高公司的管理水平，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高工作效率，保證公司內(nèi)各項目的生產(chǎn)進度，并能提高對各生產(chǎn)部門、項目組、年度協(xié)議廠家的服務(wù)水平。