對高校學籍檔案的本質屬性與學籍檔案管理分析

摘 要：學籍檔案是高校教育的重要組成部分，隨著我國新課標的變革，越來越多的人開始接受高等教育，傳統學籍檔案管理辦法已經不能滿足當代人們的需求，所以其管理方式亟需創(chuàng)新。本文先闡述了學籍檔案的本質屬性，根據其發(fā)展中的問題提出針對性的解決措施，進而保證高校學籍檔案管理工作有效進行。

關鍵詞：學籍檔案；本質屬性；檔案管理

近幾年，為了響應國家在教育方面的號召，各大高校普遍進行擴招工作，使得高校在校生和畢業(yè)生的數量大幅度增加。因此，對學籍檔案管理工作提出了更高的要求，各高校只有確保學籍檔案管理工作的有效進行，才能保證其更好地發(fā)展，所以如何管理好學籍檔案成為了各高校管理部門最關注的問題。

一、 學籍檔案的本質屬性

學籍檔案大致有三個屬性，一是原始性，二是記錄性，三是歷史性。原始性主要表現為在學生入學階段，學籍檔案會隨之產生，不能進行修改，并且學籍檔案中的信息是在教育管理部門填寫的，沒有經過修改，所以說其屬于原始的。記錄性是因為學籍檔案中的一些信息會涉及學生所有的學習階段，高校會不定期將有關學生個人重要信息進行填寫記錄，最常見的就是成績記錄。歷史性是指學生在學校中會取得一些成績，這些成績會被記錄到學籍檔案中，能夠較為完整地體現出學生的優(yōu)點，并且學籍檔案的歷史性也符合學籍檔案管理工作的需求。

二、 解決學籍檔案管理的有效措施

（一） 利用現代化技術轉變學籍信息處理方式

因為我國開始實行擴招制度，所以高校的學生數量急劇上升，使得學籍檔案的數量也逐漸增多，在很大程度上加大了學籍檔案管理者的工作力度。原始的手工記錄與查找方法已經不能夠滿足當代高校的發(fā)展需求。即使檔案管理人員能夠通過手工記錄的方式將信息記錄在冊，在查找上也會十分麻煩，并且如果不能將學籍檔案整理好，不僅會降低查找速度，還會對整個學籍檔案管理工作造成影響。

針對以上問題，要利用現代化技術轉變學籍信息處理方式對其進行解決。高?？梢岳糜嬎銠C網絡技術將紙質學籍檔案轉變?yōu)殡娮訉W籍檔案，并且按其類別進行分類處理，在查找某一學生信息時，能夠更加方便快捷。同時電子學籍檔案的應用也反映了學籍檔案管理工作已經與時代發(fā)展潮流相融合，檔案管理工作者要不斷地對其進行深層次的探索，以便電子學籍檔案能夠可持續(xù)性發(fā)展。電子學籍在提升學籍檔案管理工作效率的同時也帶來了一些問題，因為電子檔案可以隨意修改，所以喪失了傳統檔案管理的原始性與記錄性。因此，在進行錄入電子學籍信息時，教師要讓學生仔細核對每個信息數據，并且要規(guī)定學生在某一時間段全部完成，進而提高電子學籍信息的真實性與錄入工作的效率。除此之外，學籍檔案管理部門還要對學籍檔案實行電子與紙質雙重保護，進而減少學籍信息丟失、盜用等狀況。

（二） 完善學籍管理的有關制度

由于一些高校對其學籍檔案的保護工作不重視，使得一些學籍檔案的真實性降低。比如：紙質版的學籍檔案格式不同，會發(fā)生信息遺漏的狀況。因為書寫工具的不同，經過長時間的擱置，使得其字跡不清或消失?；蛘呤窃诓杉瘜W籍檔案信息時，教育管理者的疏忽，使得學生少填、漏填或不按照規(guī)則填寫學籍信息。除此之外，一些學校對于存放學籍檔案的房間管理不到位，也會出現因受潮、發(fā)霉等因素對學籍檔案造成破壞，使其參考價值大大降低。

針對以上情況，學校有關部門要完善學籍管理的有關制度。首先要對檔案登記進行規(guī)范，完善其相關制度，檔案管理者要認真地對待登記、核查、整理、保護等工作。在完成錄入后，要讓有關人員多次對信息數據進行核查并簽字，以確保信息的準確性。其次，要建立健全有關采集和查閱學籍信息的制度，以此保證學籍檔案具有完整性。學籍管理人員要定期分批次地對學籍所有人進行回訪，進而及時對其學習信息進行更新處理。并且要對學籍修改的時間及內容進行再次確認，以保證其真實性及完整性。

（三） 重視對學籍檔案的保護

學校要重視對學籍檔案的保護，提高對其保護力度。首先，要使學籍管理者提高其對學籍檔案的保護意識，因為管理人員的工作態(tài)度會對學籍檔案的質量產生直接的影響。只有讓學籍管理人員意識到其管理工作具有重要性及緊迫性，他們才會以認真的態(tài)度對待其工作，從而使檔案管理工作能夠有效地進行。因此，只有提高管理人員的保護意識，才能夠確保紙質檔案具有完整性，實現其管理流程的安全可靠。

除此之外，學校要提高學生對檔案的重視程度。讓學生了解到學籍檔案會直接關系到其以后的就業(yè)，使學生產生?；家庾R，在其填寫與檢查學籍信息時能夠抱以認真的態(tài)度。只有讓學生了解學籍檔案的真正作用，才能加強其對學籍的保護意識。

三、 結束語

綜上所述，只有做好學籍檔案管理工作，學校才能更好地為社會輸送人才。因此，要完善學籍管理的有關制度、利用現代化技術轉變學籍信息處理方式、重視對學籍檔案的保護，才能使學籍檔案管理工作真正地落實在實處。保證其完整性及真實性，從而提升學籍檔案存在的價值意義。

參考文獻：

[1]莫小慧.新時期高校學籍檔案工作探討[J].辦公室業(yè)務，2018（7）：108+122.

[2]于國偉.高校學籍檔案信息化管理的網絡系統研究[J].科技經濟導刊，2018，26（4）：119.

作者簡介：

苗麗芹，山東省濟南市，山東廣播電視大學。