水電工程項目檔案管理存在的問題及對策

王薇薇

（中國水利水電第十四工程局有限公司機電安裝事業(yè)部，云南 昆明650032）

水電工程項目檔案是工程建設的重要組成，記錄了整個項目的相關數(shù)據(jù)和資料，是水電工程項目的歷史憑證，對于解決工程問題、工程驗收、項目運維、審計等具有重要作用。所以，加強檔案管理，是提高水電項目建設質(zhì)量和效率的基本保障。水電工程項目的施工管理環(huán)境較為復雜，給檔案管理工作帶來了許多難題，例如檔案整理難、檔案編制不統(tǒng)一等，導致了水電工程項目檔案管理實踐存在一些問題和不足。通過具體分析水電工程項目檔案管理存在的問題和不足，提出針對性的檔案管理建議對策，對于提高水電工程項目檔案管理水平意義重大。

1 水電工程項目檔案管理存在的問題和不足

水電工程項目參建單位較多，檔案資料分散難以收集，經(jīng)手人員變化也較快，所以要確保檔案資料的全面性和真實性難度較大。在日常的水電工程項目檔案管理工作中，常見的問題和不足主要體現(xiàn)在如下方面：

（1）檔案管理制度不盡完善

水電工程項目建設過程中，涉及建設、施工、監(jiān)理、設計等多個單位，各單位職責不同、人員復雜，無形中增加了檔案管理的難度。相關單位都有自己的檔案管理制度，但是總體而言檔案管理制度中有關責任劃分、相互協(xié)作等內(nèi)容規(guī)定不全，在實踐中存在檔案管理責任難落實、單位之間配合不夠的現(xiàn)象。由于檔案管理制度不完善，存在相關信息、材料難以收集，收集不全和保存不規(guī)范等問題，有的還存在檔案造假問題，項目檔案的真實性和完整性得不到保障，工程建設工作也難以得到有效的約束與監(jiān)管。同時，由于檔案管理制度不完善，崗位及人員配備不夠，也導致了檔案管理人員責任心不強、重視意識不足，存在隨意報送檔案工作計劃或者不制定工作計劃的情況，阻礙了水電工程項目檔案管理水平的提高。

（2）檔案管理意識不強

一方面，各項目參與單位的個別領導對檔案管理的認識不深，對檔案管理建設的支持力度不夠，認為檔案管理工作只要收集好各類文件資料、確保不要遺失，需要時能找到即可，而對檔案的后期價值和作用不夠重視。由于領導對檔案管理的重視程度不夠，因此在檔案管理方面投入就比較少，對檔案管理崗位的設置、人員的選聘以及員工培訓開發(fā)等都比較隨意，對檔案管理人員缺乏充分的教育與培訓，檔案管理人員的專業(yè)技能不強、工作方法落后，導致檔案管理的質(zhì)量較低。

另一方面，水電工程項目檔案管理信息化程度低。當今社會信息傳遞和信息更新的速度都很快，這就要求水電工程項目的檔案管理要實現(xiàn)信息化管理，以提高檔案管理效率。然而，一些單位的檔案管理依然以人工為主，檔案管理設備、技術(shù)落后，相關文件和資料通過檔案袋封裝，以表格形式登記管理，無論是歸檔還是查檔，速度都很慢。由于檔案管理信息化程度低，缺乏軟硬件支撐，檔案信息的內(nèi)部共享非常困難，檔案的價值沒有得到充分發(fā)揮。有的單位雖然實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是存在格式不統(tǒng)一、管理系統(tǒng)或平臺不兼容等問題，影響了各單位之間檔案信息資源的共享。

（3）檔案管理人員配置與員工素質(zhì)問題

檔案管理人員配置方面，存在人員配置不夠或者臨時任用的問題。從水電工程項目施工單位的情況來看，許多施工企業(yè)的綜合辦人員負責檔案管理工作，由于他們?nèi)狈I(yè)的工程知識，所以在工程檔案管理方面難以高質(zhì)量完成任務；加之人員流動性較大的原因，有時檔案管理由臨時聘用人員管理，使得一些檔案管理工作銜接時經(jīng)常出現(xiàn)問題。有的單位為了最大限度降低項目成本，壓縮檔案管理人員編制，一般只設一名專職人員進行管理，沒有結(jié)合單位檔案管理的工作量、工作難度等進行人員補充，既使得檔案管理工作效率不高，也使得專職檔案管理人員工作時捉襟見肘、難以應付，時間一長就會降低對單位的滿意度，有的也會考慮換崗或辭職。

檔案管理人員素質(zhì)方面，管理人員的綜合素質(zhì)不高。兼職的檔案管理人員往往并非建筑相關專業(yè)出身，因此對建筑工程、水電工程、項目管理等不夠熟悉，抓不住電力工程項目檔案管理的重點和難點；專職的檔案管理人員在選聘時單位對其要求不高，沒有對其工作經(jīng)驗、專業(yè)學歷和能力職稱等進行綜合評估，而且由于工作任務繁重，管理人員自身沒有更多精力繼續(xù)學習和充電，因此檔案管理水平長久得不到提升。施工單位等項目參與方，對于檔案管理人員的培訓開發(fā)也不夠重視，缺乏健全的培訓開發(fā)制度，水電項目管理知識、培訓師資和檔案管理重視等較為匱乏，檔案管理人員得不到系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓，因此綜合素質(zhì)不高，對水電工程項目檔案管理工作的高效開展帶來了束縛。

（4）檔案管理監(jiān)督力度不夠

部分水電項目檔案存在資料不全、不真實的問題，原因在于相關監(jiān)理單位對檔案管理的監(jiān)督力度不夠，過于重視對項目質(zhì)量、進度等的監(jiān)理，卻對項目檔案缺乏嚴格的監(jiān)管。監(jiān)理單位如果只針對水電項目的質(zhì)量等進行監(jiān)理，而忽視對施工單位的檔案管理，就會使得一些工作人員在檔案管理過程中偷工減料、不負責任，例如不重視對原始資料和數(shù)據(jù)的收集與保存，不重視對相關手續(xù)的審核（例如簽名和印章的真實性與規(guī)范性不夠）。因此，監(jiān)理單位要切實履行好對水電項目檔案的監(jiān)管職責，嚴格審核檔案資料的真實性與完整性，避免因檔案資料的問題影響到整個水電項目建設。

2 水電工程項目檔案管理的建議對策

經(jīng)過前文的分析，可以看出水電工程項目檔案管理的重要性不言而喻，其對在建水電工程項目以及未建的水電工程項目都有著重要作用。為了進一步提升各單位的檔案管理水平，更好地為水電工程項目服務，有必要找出有效的對策措施，解決當前水電工程項目檔案管理存在的問題。

（1）健全檔案管理制度

1）建設單位應結(jié)合水電工程項目實際，建立健全檔案管理制度。在水電工程項目尚未開工前，建設單位就要按照檔案管理相關政策、水電行業(yè)基本要求等，對檔案管理的目標、檔案管理方法、檔案管理責任落實等進行確定，以文字形式明確項目參建單位的檔案管理內(nèi)容與職責，推動檔案管理工作的規(guī)范化開展。

2）水電工程項目參建單位應依照建設單位的檔案管理制度及檔案分類方式，結(jié)合自身實際建立檔案管理制度。檔案管理制度中，要對檔案管理工作的目標、管理內(nèi)容、工作流程、監(jiān)督與考核等進行規(guī)定，從檔案的收集與整理，到檔案的移交保管，到檔案的簽字與蓋章，再到檔案材料不全、遺失等的責任落實與懲處等，都要進行明確，避免在具體的管理實踐中難以執(zhí)行。

3）做好檔案管理制度的執(zhí)行與落實工作。水電工程項目的各參建單位，在檔案管理制度建立健全的基礎上，還要抓好檔案管理制度的執(zhí)行工作，確保制度的權(quán)威與指導作用，讓檔案管理工作嚴格按照制度進行規(guī)范，真正提高檔案案卷質(zhì)量。

（2）提升檔案管理意識

1）充分認識到水電項目檔案管理的重要性。項目參建各單位、各部門以及檔案管理人員都要強化檔案管理意識，在水電項目全過程中都重視檔案管理。只有這樣，檔案管理人員才能嚴格遵守檔案管理制度，做好常規(guī)工作，避免出現(xiàn)資料不全、信息錯誤等問題；單位領導、項目負責人才能加大對水電工程項目檔案管理工作的支持，重視檔案管理的信息化和硬件投入等；監(jiān)理單位才能認真審核項目檔案，及時指出檔案管理中存在的問題。

2）提高檔案管理人員的信息化意識。各檔案管理單位在組織檔案管理人員培訓時，要強化信息化方面的專題培訓，重視計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等的應用培訓，以及對檔案管理系統(tǒng)的實操訓練，切實提高檔案管理人員的信息化知識與技能。同時，引進或更新相關硬件設備，開發(fā)購買適用的檔案管理軟件，為信息化在檔案管理工作中的推廣應用提供大力支持。

3）建立檔案信息資源共享機制。水電工程的項目參與各方，應摒棄狹隘的利己主義，樹立合作共贏和資源共享理念，更好地滿足信息化時代對檔案管理的要求，統(tǒng)一檔案信息管理平臺和檔案管理工作標準，實現(xiàn)檔案資源在項目內(nèi)各參與方之間的共享，更好地為項目推進和各單位服務。

（3）加強檔案管理隊伍建設

1）健全檔案管理機構(gòu)設置，配齊工作人員。水電工程項目各參建單位要健全檔案管理機構(gòu)設置，明確檔案管理部門的地位、管理歸屬，以及檔案管理崗位職責，充分發(fā)揮檔案管理機構(gòu)的作用，確保檔案管理工作的規(guī)范、高效運轉(zhuǎn)。針對檔案管理人員配置不足、兼職現(xiàn)象普遍的問題，各單位要從項目實際出發(fā)，想辦法抽調(diào)聘任專職人員作為檔案管理人員，避免非水電專業(yè)員工、非檔案管理專業(yè)員工作為專職檔案管理人員，提高檔案管理工作崗位的進入門檻。同時，重視對檔案管理人員的激勵，確保隊伍穩(wěn)定。同一個項目中禁止更換檔案管理人員，同時也禁止檔案管理人員崗位的隨意變動，在薪酬福利、職稱評定、成長通道方面給予同等對待。

2）重視檔案知識業(yè)務培訓。各單位領導、項目管理團隊均要接受專業(yè)的檔案管理專業(yè)培訓，一方面可以增強項目團隊的檔案管理意識，強化對檔案資料的重視程度，切實把檔案管理作為項目管理的重要組成部分；另一方面可以幫助檔案管理人員提高自身綜合素質(zhì)和工作效率。業(yè)務培訓的內(nèi)容，應結(jié)合水電工程項目具體情況，包括項目背景、施工組織設計、項目參與單位、檔案管理機構(gòu)和人員、計算機和軟件系統(tǒng)、檔案管理方法等，讓檔案管理人員全面了解項目情況，掌握檔案管理專業(yè)知識及先進技能。除了統(tǒng)一組織檔案管理培訓外，各單位也要鼓勵檔案管理人員自發(fā)學習充電，系統(tǒng)掌握檔案管理相關政策法規(guī)和制度、先進信息技術(shù)等，積極深入項目現(xiàn)場，重視對項目文件編制人員的指導和幫助，共同提高檔案管理業(yè)務素質(zhì)。此外，還可以組織不同單位之間的檔案管理工作者交流與研討，總結(jié)交流水電工程項目檔案管理的重點和難點、經(jīng)驗對策，實現(xiàn)共同進步。

（4）加大檔案管理監(jiān)督力度

水電工程項目監(jiān)理單位除了要重視對項目質(zhì)量的監(jiān)督，還要重視對檔案資料質(zhì)量的監(jiān)督，改變項目參建單位對檔案管理工作的認識，逐漸規(guī)范內(nèi)部的檔案管理工作。

1）做好制度檢查和指導工作。監(jiān)理單位應對各參建單位的檔案管理制度進行檢查，查閱相關規(guī)定和條款，分析管理制度的科學性與可行性。對于沒有建立檔案管理制度的單位，應督促其盡快建立，并提供專業(yè)指導；對于制度不健全或者內(nèi)容不合理的單位，應督促其適時調(diào)整和修訂，確保檔案管理制度內(nèi)容合理、可執(zhí)行性強。

2）加大對檔案管理日常工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)理單位應定期和不定期對各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并要求及時整改處理。針對檔案管理中歸檔、分類、保存和編目等普遍存在問題的環(huán)節(jié)，進行重點檢查和監(jiān)督。通過對水電工程項目檔案管理的日常檢查和監(jiān)督，引導項目各單位重視檔案管理工作、健全檔案管理制度、規(guī)范日常管理工作。

3 結(jié)語

在信息化時代背景下，水電工程項目檔案管理依然存在較多問題，要求項目各參建單位高度重視、團結(jié)協(xié)作，健全檔案管理制度、提升檔案管理意識、加強檔案管理隊伍建設、加大檔案管理監(jiān)督力度，這樣才能更好地解決檔案管理存在的問題，提高檔案管理質(zhì)量。