新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索

邢兆花

（山東省濟(jì)南市歷城區(qū)人社局，濟(jì)南 250100）

在新的時(shí)代背景下，各行各業(yè)都面臨著不斷加劇的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，而人才作為爭(zhēng)奪競(jìng)爭(zhēng)高地的決定性因素，一直得到用人單位的高度重視。在人才管理方面，就更需要做好人事檔案管理等各項(xiàng)工作。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，存在過(guò)于注重隱秘性、人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力有限、封閉式管理限制人才流動(dòng)等不足，如何解決這些不足，值得思考。

1 新時(shí)代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢(shì)

1.1 實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)

人事檔案的電子化存儲(chǔ)方式相對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式不易受到外界自然的干擾，并且也不容易受到損壞吃，例如紙質(zhì)檔案可能會(huì)受到氣溫空氣濕度以及自然災(zāi)害的影響，簡(jiǎn)短使用壽命或者出現(xiàn)損毀的狀態(tài)，但是人事檔案電子化存儲(chǔ)方式不盡。保存時(shí)間長(zhǎng)，而且可以進(jìn)行拷貝，在不同的環(huán)境下都能夠進(jìn)行備份，存儲(chǔ)的質(zhì)量更高。在查找上也更加方便，能夠讓工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的復(fù)制粘貼或者修改，由此可見(jiàn)電子化存儲(chǔ)在未來(lái)的工作中使用性更強(qiáng)也是一種趨勢(shì)所在。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化

人事檔案實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化是時(shí)代所趨。為了能夠讓人事檔案管理你得到電子信息技術(shù)的輔助，實(shí)現(xiàn)有效的對(duì)相應(yīng)的文書(shū)進(jìn)行處理和協(xié)調(diào)，也將二者有效地聯(lián)系在一起，還需要每天做好歸檔工作，做好信息的錄入工作，讓電子檔案變得更加完善和完整，在檢索時(shí)能夠更有保障。作為檔案的基礎(chǔ)，工作人員必須要真實(shí)的，全面的，連續(xù)的進(jìn)行信息的錄入，通過(guò)自動(dòng)化的方式準(zhǔn)確地反映出工作實(shí)際。在使用的過(guò)程中能夠精準(zhǔn)的快速的找到所用信息。

2 當(dāng)前人事檔案管理制度中的問(wèn)題

2.1 過(guò)于注重隱秘性

在傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理工作往往有極強(qiáng)的保密性，檔案的調(diào)動(dòng)必須得到多層審批，而事實(shí)上，在政審中查閱人事檔案除了要關(guān)注保密性問(wèn)題外，應(yīng)結(jié)合實(shí)際需要對(duì)其進(jìn)行合理調(diào)用，以免浪費(fèi)檔案資源。而且，由于傳統(tǒng)模式中的檔案管理隱秘性太高，導(dǎo)致管理過(guò)程中的監(jiān)督管理不到位，很可能埋下工作人員徇私枉法的隱患。毫無(wú)疑問(wèn)，適度的隱秘性可以對(duì)員工信息起到保護(hù)作用，但一旦過(guò)度，則可能帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。

2.2 人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力有限

隨著人事檔案管理工作不斷專(zhuān)業(yè)化，許多先進(jìn)管理技術(shù)和設(shè)備引入工作環(huán)節(jié)，如果員工的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)該項(xiàng)工作的重視不足，就可能導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量長(zhǎng)期得不到提升，進(jìn)而給單位造成經(jīng)濟(jì)利益上的損失。

2.3 封閉式管理限制人才流動(dòng)

由于人事檔案牽涉員工的基本信息，在一定程度上造成了管理的封閉性，這就導(dǎo)致該項(xiàng)工作脫離整個(gè)單位的整體運(yùn)營(yíng)。加上行政力量對(duì)檔案管理的干涉，封閉式也可能造成“隨意性”的后果，部分領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)閭€(gè)人喜好的原因，憑借主觀情緒在員工檔案上動(dòng)手腳，這種現(xiàn)象也和人事檔案的封閉化管理脫不了干系。

3 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度創(chuàng)新模式發(fā)展的措施

3.1 采用創(chuàng)新式管理理念和方法

在人事檔案管理過(guò)程中，不只是要保證檔案的安全性、保密性，更要注意對(duì)檔案進(jìn)行有效利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。針對(duì)人們對(duì)人事檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，相關(guān)管理人員要對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行必要的宣傳，使得該項(xiàng)工作得到單位管理人事工作的領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在新的時(shí)代背景下，用人單位更要明確人才流動(dòng)的社會(huì)化趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到人才流動(dòng)不應(yīng)因?yàn)槿耸聶n案管理變成一種限制性因素，相反，必要的流通能夠增進(jìn)人才的互相溝通交流，這對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，也是一種吸納人才的途徑，通過(guò)這樣的創(chuàng)新式的人事檔案管理理念及方法，能夠帶領(lǐng)人力資源管理工作走向新的發(fā)展方向。

3.2 注重培養(yǎng)人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才

在工作中很多檔案管理單位在創(chuàng)新工作方式方面都具有局限性，例如經(jīng)常會(huì)單純的去將相應(yīng)的儀器替換，忽視了工作人員工作中的創(chuàng)新與再學(xué)習(xí)。若是工作人員能夠提升自身的操作能力信息管理能力，能夠進(jìn)行高度專(zhuān)業(yè)化的學(xué)習(xí)，才可以打造出一種跨越學(xué)科和專(zhuān)業(yè)的工作流程。因此注重培養(yǎng)人事管理檔案的專(zhuān)業(yè)人才十分必要，在此還需要進(jìn)行全方位的組織和協(xié)調(diào)，讓其參與到培訓(xùn)當(dāng)中，做好專(zhuān)業(yè)對(duì)口的輸入和人才輸出工作，讓有技術(shù)保障的人才進(jìn)入到檔案管理中。

3.3 構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)人事檔案管理工作平臺(tái)

為了做好現(xiàn)代化的人事檔案管理，首先要關(guān)注檔案原始數(shù)據(jù)的全面與精確度，所以在搜集信息的過(guò)程中，相關(guān)崗位員工就需要保持正確的工作態(tài)度，對(duì)材料的全面、客觀、可靠做嚴(yán)格的把關(guān)和審查。信息必須在被核查無(wú)誤后，才能被錄入到既定的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中，使其做成一套完整的電子檔案。比如，可以把內(nèi)部員工的編號(hào)、姓名、性別、民族、籍貫等等信息進(jìn)行全面的采集，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)，此后，檔案管理專(zhuān)職工作者要對(duì)檔案加以分類(lèi)和編碼，使得檔案管理更加井井有條。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索的研究，意義重大。相關(guān)工作人員需要明確新時(shí)代人事檔案管理制度發(fā)展趨勢(shì)——即實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化；同時(shí)把握當(dāng)前人事檔案管理制度中的問(wèn)題；在此基礎(chǔ)上，對(duì)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度創(chuàng)新模式發(fā)展的措施加以探討，采用創(chuàng)新式管理理念和方法，注重培養(yǎng)人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)人事檔案管理工作平臺(tái)。