高校檔案計算機技術(shù)數(shù)字化安全管理策略研究

黃 寧

（湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，十堰 442000）

檔案計算機數(shù)字化管理已經(jīng)成為現(xiàn)今檔案管理的主要方法，高校的檔案內(nèi)容多，涵蓋每屆學(xué)生的資料信息，管理起來十分復(fù)雜，要保證所有資料不流失，且可以按順序進行排放，以便日后查找，如果這項工作由人為進行操作很難準(zhǔn)確完成并達到效率，但是隨著檔案計算機數(shù)字化走入高校，這項工作就變得十分簡單易操作，所以現(xiàn)今大部分高校都采用計算機數(shù)字化技術(shù)來管理本校的檔案工作，以下就是本文對高校檔案計算機技術(shù)數(shù)字化安全管理策略的研究與分析。

1 增加檔案計算機技術(shù)數(shù)字化人才的引進

檔案計算機數(shù)字化的工作原理主要是將檔案內(nèi)容輸入計算機作為資料，再通過計算機分類使其規(guī)整入案，從而將紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容，計算機管理檔案還可以保證檔案的安全性，節(jié)省空間，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理需要大量的存儲空間放置檔案，并且還需要大量的人力進行整理，尤其是高校的檔案管理，難度更大，它涵蓋著學(xué)校每一屆學(xué)生的學(xué)習(xí)成績和全校教職員工的人事關(guān)系，內(nèi)容量巨大，收集整理工作困難。計算機數(shù)字化技術(shù)的引入簡便了工作效率，在一定程度上增加了檔案管理的安全性，減少人力資源的浪費，幫助簡便檔案管理工作。所以為了更好地推進高校的檔案管理工作，要引入計算機數(shù)字化人才，讓其幫助學(xué)校建立完善的數(shù)字化管理機制，增加計算機數(shù)字化人才可以保證高校有大量的人力進行檔案管理和錄入，從而使原本老舊的紙質(zhì)檔案錄入計算機，進行重新整理，以便防止其丟失無法進行查看。在引入人才時要注意結(jié)合高校的實際情況，引入技術(shù)型人才，經(jīng)過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)后就可以馬上上崗，還要保證人才資源的合理利用，使其充分發(fā)揮其自身的優(yōu)勢和作用，在工作時，要加強人才準(zhǔn)確性的培養(yǎng)，因為檔案錄入計算機工作是需要認真的工作態(tài)度，以保證信息內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確，還要提高高校檔案管理人員的薪資待遇，這樣才能有更多的計算機數(shù)字化人才投身于高校檔案管理工作，從而推進管理工作的順利進行和高速發(fā)展。

2 提升檔案計算機數(shù)字化安全管理水平

在將檔案數(shù)字化管理時最重要的一點就是保證計算機的安全，加強防火墻的設(shè)置，減少被病毒侵犯的危險，使檔案能長久保存，計算機檔案的最大優(yōu)點是其的智能化和簡潔性，其可以減少人工操作的工作量，通過計算機自動篩選和整理使檔案可以有序分類，其優(yōu)點還有就是可以節(jié)約資源，減少紙張的使用，增加檔案存儲的安全性。因為紙張檔案在進行存儲時需要對其進行防火、防蛀、防水工作，紙張是很容易起火的，如果一旦發(fā)生火災(zāi)，那整個檔案是就會變成一片火海，防蛀工作是因為蟲子很愛嗑紙，如果有蟲子對檔案進行啃食，會使紙質(zhì)檔案發(fā)生破損，造成資料的缺失，防水更是因為紙張的特性。由此可見，檔案計算機數(shù)字化可以提高存儲的安全性，但是其也存在著自身的缺點，就是計算機技術(shù)雖然有效的避開了紙張的三大缺點，但是計算機的不確定性和突發(fā)性，在一定程度上也給檔案的存儲工作帶來了危險，計算機容易受網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，如果一旦沒做好防護工作，遭到病毒侵襲很可能所有檔案資料就會消失，所以一定要提高計算機安全水平，建立堅實的防火墻，和檔案資料備份，以防突發(fā)狀況的發(fā)生，幫助提高計算機數(shù)字化的安全性。

3 加大檔案數(shù)字化計算機管理設(shè)備

在進行高校檔案管理工作時，要加大設(shè)備資金的投入，因為計算機數(shù)字化管理減少了傳統(tǒng)管理人力物力的投資，所以學(xué)校可以將原有的資金用來計算機設(shè)備的投入，從而構(gòu)建更安全的檔案管理系統(tǒng)，好的計算機設(shè)備可以有效的防護外來病毒的侵襲，并且好的計算機設(shè)備可以建立更加完善的系統(tǒng)，完善系統(tǒng)是檔案管理經(jīng)常要做的工作，通過系統(tǒng)升級，從而跟隨時代和病毒的發(fā)展，以應(yīng)對突發(fā)狀況的發(fā)生。現(xiàn)今不少高校不重視計算機數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，認為紙質(zhì)檔案是最安全的，所以沒有引入大量的計算機設(shè)備，這種想法是不正確的，高校的思想要隨著時代的發(fā)展而升級進步，跟隨社會信息化而發(fā)展，要加大計算機設(shè)備的引入，用來進行檔案數(shù)字化管理。

4 結(jié)合實際情況完善數(shù)字化管理漏洞

每個高校面臨的情況和所產(chǎn)生的問題是不相同的，所以在進行檔案管理工作時，要結(jié)合高校的實際情況，實地進行考察，認真總結(jié)問題，從而找到有效的解決方法，以不變應(yīng)對萬變，首先要先建立穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，再結(jié)合自身情況開展工作，如有些學(xué)校計算機人才不夠，那就加大該學(xué)校人才技術(shù)的引進，有些學(xué)校資金設(shè)備不足，就加大該學(xué)校設(shè)備資金的投入，諸如此類的問題，要結(jié)合實際情況找到解決辦法，從而完善檔案管理工作。

5 結(jié)束語

檔案管理工作從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C數(shù)字化，是時代和科技的進步，大大的方便了人們的管理工作，增加了工作效率和質(zhì)量，同時也實現(xiàn)了高校檔案工作的優(yōu)化和發(fā)展，應(yīng)該值得大力推廣。