水利工程施工檔案項(xiàng)目化管理

(中交上海航道局有限公司，上海 200002)

水利工程施工檔案管理對(duì)水利工程施工具有重要意義，它是工程施工過程中形成的一切工作記錄，為保證施工質(zhì)量、合理安排施工程序、提高工程建設(shè)管理科學(xué)化水平提供了切實(shí)的參考依據(jù)，同時(shí)也為發(fā)現(xiàn)工作偏差提供了參考標(biāo)準(zhǔn)，更是為未來(lái)優(yōu)化工程運(yùn)行管理方案、科學(xué)開展工程改擴(kuò)建工作提供了可靠的資料[1]。但是，由于受重視度不夠、人力資源不充足、工作制度不完善、工作責(zé)任劃分不明確等因素的影響，往往使水利工程施工檔案管理工作存在很多缺陷[2]。為了更好地優(yōu)化、完善水利工程施工檔案管理工作，我們將項(xiàng)目化管理的思路引進(jìn)到檔案管理工作中，從而有效地避免了以上存在的問題，達(dá)到高效、高質(zhì)量地做好檔案管理工作的目的。

1 檔案管理項(xiàng)目前期工作

1.1 檔案管理項(xiàng)目模式化

水利工程施工檔案管理作為一個(gè)項(xiàng)目，具有其獨(dú)特性、不確定性和時(shí)限性[3]。

a.獨(dú)特性。由于每個(gè)工程的水文地質(zhì)、工程規(guī)劃、工程功能不同，導(dǎo)致了工程檔案資料管理具有獨(dú)特性。

b.不確定性。工程剛開工時(shí)不能預(yù)料到工程施工過程中會(huì)產(chǎn)生哪些資料、會(huì)不會(huì)有工程變更等因素，這些不確定性因素會(huì)隨著時(shí)間的推移和工程不斷的完善而降低。

c.時(shí)限性。從施工單位投標(biāo)開始到中標(biāo)簽訂合同，工程竣工驗(yàn)收完成，在檔案管理時(shí)限期間所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄資料形成了施工檔案(見《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》)。

將項(xiàng)目管理專業(yè)知識(shí)、技能、工具和方法運(yùn)用于檔案管理工作中，使檔案管理目標(biāo)得以更好地實(shí)現(xiàn)，這就是檔案管理項(xiàng)目模式化。

1.2 確定項(xiàng)目管理范圍

施工方應(yīng)以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》、工程項(xiàng)目結(jié)構(gòu)分解、地方政府要求、業(yè)主要求、監(jiān)理要求等為依據(jù)，來(lái)確定檔案管理工作范圍，避免在以后的工作實(shí)施中因?yàn)楣ぷ鞣秶幻鞔_而導(dǎo)致漏掉某項(xiàng)工作或是各項(xiàng)工作之間混亂的情形。一般情況下，將檔案管理項(xiàng)目范圍劃分為兩個(gè)方面。一是在水利工程施工建設(shè)中，施工單位與其他各工程參建單位及政府發(fā)生的工作往來(lái)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；二是隨著工程建設(shè)而產(chǎn)生的工程文字、圖表、聲像等不同形式的資料。然后，再對(duì)以上兩方面的檔案進(jìn)行細(xì)分，即可形成檔案項(xiàng)目管理的范圍。

2 檔案管理項(xiàng)目實(shí)施

2.1 項(xiàng)目人力資源管理

檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)、要求較高，為了能高質(zhì)量地完成檔案管理工作，施工單位應(yīng)首先建立專業(yè)化的管理工作團(tuán)隊(duì)，并且使團(tuán)隊(duì)在工作中相互協(xié)調(diào)，提高工作效率。檔案管理項(xiàng)目人力資源管理包括以下兩方面：

a.確定檔案管理項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)。一般地，檔案管理工作由技術(shù)部負(fù)責(zé)，并根據(jù)崗位和職責(zé)不同，自上而下分別設(shè)專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的工程技術(shù)負(fù)責(zé)人、部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)、主管、資料員等。

b.建立責(zé)任分配矩陣。根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的特點(diǎn)，建立項(xiàng)目責(zé)任分配矩陣，工作分配細(xì)化到個(gè)人，工作責(zé)任具體化(如右表所列)。

2.2 項(xiàng)目時(shí)間管理

根據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)估計(jì)各個(gè)活動(dòng)的歷時(shí)情況(具體情況可參照工程網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖)，結(jié)合項(xiàng)目責(zé)任分配矩陣制定不同層級(jí)的計(jì)劃，如部門計(jì)劃、具體工作進(jìn)度計(jì)劃、個(gè)人工作進(jìn)度計(jì)劃等，并根據(jù)工作的重要程度和不良影響結(jié)果等因素對(duì)工作進(jìn)行先后排序，合理安排工作時(shí)間。項(xiàng)目時(shí)間管理過程中需要注意各個(gè)工作之間的邏輯關(guān)系，合理運(yùn)用單個(gè)工作的機(jī)動(dòng)時(shí)間，使各個(gè)工作之間相互銜接，并有條不紊地進(jìn)行。

檔案管理工作責(zé)任分配矩陣表

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，如果工作進(jìn)度產(chǎn)生了偏差，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行控制糾偏，避免前期未完成的工作影響后續(xù)工作的開展和員工的工作狀態(tài)。例如前期的報(bào)表沒有如期按照工程進(jìn)度計(jì)劃完成編寫及簽字，隨著時(shí)間的推移前期未完成的工作和目前的新工作將會(huì)受到影響，從而降低工作效率，影響工作質(zhì)量，甚至可能會(huì)漏掉其中某項(xiàng)工作，而加大后期工作量，嚴(yán)重的還可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

2.3 項(xiàng)目質(zhì)量管理

工程檔案管理項(xiàng)目質(zhì)量是指工程資料制作情況，如資料收集是否齊全，資料形式是否多樣化，歸檔是否符合相關(guān)規(guī)定，以及是否響應(yīng)了監(jiān)理的要求等。一個(gè)高質(zhì)量的檔案管理項(xiàng)目能從各個(gè)角度及各種形式真實(shí)地反映工程的建設(shè)過程。

2.3.1 質(zhì)量控制

檔案管理項(xiàng)目質(zhì)量控制應(yīng)從以下三個(gè)方面入手：

a.根據(jù)項(xiàng)目范圍，明確工作目標(biāo)，在工作中建立多重檢查機(jī)制。如對(duì)資料定期整理檢查，并將檢查工作貫穿于整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)過程中；做好資料目錄，確保資料的完整性；及時(shí)報(bào)送監(jiān)理、業(yè)主審核簽字，做到信息溝通要及時(shí)。

b.工程資料信息、數(shù)據(jù)要真實(shí)有效，取樣要科學(xué)規(guī)范，在工作中爭(zhēng)取第一次就把事情做對(duì)。

c.當(dāng)發(fā)現(xiàn)工作與目標(biāo)產(chǎn)生偏差之后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行工作糾偏，以此來(lái)降低工作偏差帶來(lái)的不利影響，甚至是損失；當(dāng)不能通過糾偏來(lái)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)時(shí)，應(yīng)與項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及監(jiān)理方進(jìn)行協(xié)商，論證原定目標(biāo)是否科學(xué)合理。如果原定目標(biāo)有悖于現(xiàn)實(shí)工作，則需要及時(shí)確定新目標(biāo)，并做好后續(xù)工作的調(diào)整。

2.3.2 預(yù)防質(zhì)量問題

一是制定部門工作制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。二是做好經(jīng)驗(yàn)傳承、工作交流等日?；顒?dòng)，有必要時(shí)應(yīng)對(duì)新員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，做到持證上崗，掌握避免犯錯(cuò)誤的方法和經(jīng)驗(yàn)。

2.3.3 項(xiàng)目質(zhì)量過程改進(jìn)

根據(jù)項(xiàng)目的獨(dú)特性，在項(xiàng)目實(shí)施過程中采用PDCA 循環(huán)原則推動(dòng)工作，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。工作程序包括以下八個(gè)步驟：

a.分析目前工作情況，發(fā)現(xiàn)問題。

b.分析影響質(zhì)量問題的主要因素。

c.針對(duì)不同的影響因素采取改進(jìn)措施。

d.執(zhí)行措施計(jì)劃。

e.檢查執(zhí)行結(jié)果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

f.總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)，制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，組織成員之間相互交流、學(xué)習(xí)。

g.把沒有解決或新出現(xiàn)的問題，轉(zhuǎn)入下一個(gè)PDCA 循環(huán)中進(jìn)行分析解決[3]。

PDCA循環(huán)提供了一個(gè)質(zhì)量問題分析解決的思路。由于檔案管理工作需要在業(yè)主、監(jiān)理、供應(yīng)商、分包等多參建單位之間進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，因此，在分析問題時(shí)，應(yīng)該從多角度分析入手，及時(shí)和他人溝通，聯(lián)合加以解決。同時(shí)，要按照分工明細(xì)、責(zé)任到人的原則，制定系統(tǒng)全面的工作分工制度。

2.4 項(xiàng)目溝通管理

施工方檔案管理溝通工作包括內(nèi)部與各個(gè)部門之間溝通，外部與業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、供應(yīng)商、分包等參建單位溝通。良好的工作溝通，可以促進(jìn)工作之間的協(xié)調(diào)，及時(shí)獲取項(xiàng)目實(shí)施的工作情況，確保信息產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲(chǔ)存和最終處理的過程都真實(shí)可靠。當(dāng)產(chǎn)生工作偏差時(shí)，需要及時(shí)地制定相應(yīng)的對(duì)策，提高工作質(zhì)量和工作效率。

項(xiàng)目溝通管理包括以下三個(gè)過程。

2.4.1 確定溝通目標(biāo)

在項(xiàng)目實(shí)施的前期階段根據(jù)項(xiàng)目覆蓋的范圍，確定項(xiàng)目需要溝通的對(duì)象，即明確和誰(shuí)溝通、誰(shuí)需要什么信息、誰(shuí)需要什么資料、需要找誰(shuí)簽字等工作目標(biāo)對(duì)象。例如：在隱蔽工程報(bào)驗(yàn)方面，大壩壩基、鋼筋工程、預(yù)埋管線等隱蔽工程在覆蓋之前需要進(jìn)行隱蔽驗(yàn)收，隱蔽驗(yàn)收過程中，首先應(yīng)自檢合格之后，由施工單位填寫《隱蔽工程報(bào)驗(yàn)單》，然后通知監(jiān)理人員、工程分管人員及施工班組，并約定驗(yàn)收時(shí)間，共同對(duì)該隱蔽工程進(jìn)行檢查驗(yàn)收。如果在這項(xiàng)工作中沒有做好溝通，并通知其他參建單位，而自行驗(yàn)收覆蓋，就可能導(dǎo)致返工、影響工期、造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失等不良后果。

2.4.2 項(xiàng)目管理溝通

根據(jù)溝通的目的選擇適合的溝通方式，常見的溝通方式有書面溝通、會(huì)議溝通、匯報(bào)溝通、通信工具溝通等，通過選擇合適的溝通方式來(lái)收集、整理、匯總、保存、發(fā)送項(xiàng)目信息。每次資料產(chǎn)生的時(shí)候都需要和相關(guān)人員進(jìn)行事件確認(rèn)，必要時(shí)還應(yīng)該在資料相關(guān)位置進(jìn)行簽字確認(rèn)。例如會(huì)議紀(jì)要需要在場(chǎng)人員簽字，以確認(rèn)該人員已參會(huì)，并知曉本次會(huì)議傳達(dá)的內(nèi)容。

2.4.3 控制溝通

項(xiàng)目各參建方應(yīng)相互監(jiān)督項(xiàng)目溝通的實(shí)施情況，特別是作為檔案管理的主要實(shí)施組織成員，應(yīng)時(shí)常相互監(jiān)督、提醒，確保項(xiàng)目溝通的時(shí)效性。另外，要隨著工作的推進(jìn)，優(yōu)化溝通方法，改進(jìn)溝通渠道，提高團(tuán)隊(duì)的工作效率。

3 檔案管理項(xiàng)目后期工作

項(xiàng)目后期需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)。由項(xiàng)目組織成員對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，分析在整個(gè)項(xiàng)目過程中遇到的問題、難題、不足，以及值得推廣學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)等，并基于本次項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，提出更好的工作流程及工作細(xì)節(jié)，不斷完善檔案管理項(xiàng)目系統(tǒng)，最終形成正式的總結(jié)文件，由企業(yè)統(tǒng)一保存，作為編制企業(yè)工作手冊(cè)的參考文件。

4 結(jié) 語(yǔ)

水利工程檔案項(xiàng)目化管理屬于系統(tǒng)管理，對(duì)于不同的企業(yè)文化，它所實(shí)施的具體方法及內(nèi)容有所不同，但是項(xiàng)目化管理模式都是由管理范圍、人力資源、時(shí)間、質(zhì)量、溝通五大部分構(gòu)成，各個(gè)部分相互關(guān)聯(lián)，涵蓋檔案管理工作的各個(gè)方面。檔案項(xiàng)目化管理既可以實(shí)質(zhì)性地指導(dǎo)工作，也可以給管理者提供發(fā)現(xiàn)及解決問題的思路，在實(shí)際操作中管理者應(yīng)關(guān)注每個(gè)部分的實(shí)施情況，確保工作有序地進(jìn)行。