新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

劉爔元

（黑龍江農(nóng)墾機(jī)械化學(xué)校，北安 164021）

1 引言

事業(yè)單位作為政府的重要輔助單位，具有一定的公益性質(zhì)，其管理工作受到廣泛關(guān)注。然而，隨著新時(shí)代的到來，在新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作不能滿足新形勢(shì)的要求，亟需創(chuàng)新改革。因此，適時(shí)進(jìn)行新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

隨著新時(shí)代的到來，在新形勢(shì)下事業(yè)單位改革的不斷深化，為事業(yè)單位檔案管理工作帶來諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代要求。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理帶來了新的契機(jī)，作為事業(yè)單位檔案管理者，應(yīng)緊跟時(shí)代脈搏，借助信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)開展事業(yè)單位檔案管理工作模式的創(chuàng)新。事業(yè)單位的檔案管理反映了事業(yè)單位人力資源狀態(tài)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更好地對(duì)事業(yè)單位職工進(jìn)行年齡、學(xué)歷和資歷等信息進(jìn)行分析，更有效地對(duì)事業(yè)單位人事考核、定級(jí)、任免和晉升等資料進(jìn)行匯總，更科學(xué)地對(duì)事業(yè)單位職工調(diào)動(dòng)、調(diào)整工資和調(diào)整待遇進(jìn)行智能化管理。因此，新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存的問題

3.1 部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視不足

在新形勢(shì)下，仍存在部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視不足的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，由于事業(yè)單位檔案管理工作具有涉及人員較多和歷時(shí)較長(zhǎng)等特點(diǎn)，從事事業(yè)單位檔案管理在短期內(nèi)難以取得較大突破，因此人們往往忽視了事業(yè)單位檔案管理的重要性。第二，事業(yè)單位檔案管理往往耗資大收益少，而且難以造就顯著功績(jī)，因此人們往往更多的關(guān)注事業(yè)單位的主營(yíng)業(yè)務(wù)，而不關(guān)注事業(yè)單位的檔案管理工作。第三，事業(yè)單位檔案管理工作通常默默無聞，難以引起他人的注意，因此長(zhǎng)期以來事業(yè)單位檔案管理不被人們重視，甚至存在一定的誤解。

3.2 部分事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理工作涉及檔案信息的采集、保存、分類、檢索、統(tǒng)計(jì)和分析等，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，而傳統(tǒng)的檔案管理工作方式缺少靈活性，難以滿足新形勢(shì)下的實(shí)際需求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理面臨一系列的改革，然而各個(gè)事業(yè)單位開展改革創(chuàng)新時(shí)，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏完善的檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏檔案管理相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。

3.3 部分事業(yè)單位檔案管理信息化水平落后

在新形勢(shì)下，雖然部分事業(yè)單位檔案管理工作逐步融入了現(xiàn)代化的元素，積極開展檔案管理工作相關(guān)的信息化建設(shè)，但仍有部分事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上處于落后狀態(tài)，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，雖然計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步應(yīng)用，但在很多事業(yè)單位的檔案管理實(shí)踐中，很多系統(tǒng)并沒有被很好地利用。第二，雖然很多事業(yè)單位建立了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，但部分事業(yè)單位存在信息化設(shè)備配置落后的現(xiàn)象，導(dǎo)致登錄系統(tǒng)人少時(shí)可以正常工作，而登錄人數(shù)多時(shí)就會(huì)出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象，甚至癱瘓。第三，部分事業(yè)單位檔案管理工作缺乏現(xiàn)代化技術(shù)的支持，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率低下和質(zhì)量不高的現(xiàn)象發(fā)生。

3.4 部分檔案管理者的信息素養(yǎng)有待提高

隨著智能化檔案管理系統(tǒng)的不斷應(yīng)用，檔案管理者的信息技術(shù)水平直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。然而，現(xiàn)階段很多事業(yè)單位檔案管理者的信息素養(yǎng)不高，難以合理利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段合理開發(fā)檔案信息資源。

4 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

4.1 加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度

在新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理過程中，將不斷面臨新的挑戰(zhàn)，如果還停留在原來的發(fā)展水平，則會(huì)由于落后時(shí)代發(fā)展而難以適應(yīng)日益增長(zhǎng)的社會(huì)需求，對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作改革創(chuàng)新勢(shì)在必行。因此，在新形勢(shì)下必須加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理者進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

4.2 逐步完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位檔案管理的工作過程較為繁瑣，在新形勢(shì)下必須不斷完善相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，完善懲罰與獎(jiǎng)賞機(jī)制，優(yōu)化檔案管理的工作流程，使得事業(yè)單位檔案管理工作不斷向科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。

4.3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

在新形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，不斷有現(xiàn)代化的新技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理工作中，依靠傳統(tǒng)的人工力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須借助信息化的手段建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，不斷提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

4.4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理者的培訓(xùn)工作

在新形勢(shì)下，檔案管理工作更具專業(yè)性、技術(shù)性和系統(tǒng)性，對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)水平將影響檔案管理的效率。因此，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理者的培訓(xùn)工作。

5 結(jié)束語

新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理亟需創(chuàng)新，為了順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，更好地進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，本文進(jìn)行了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略研究，首先介紹了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義，然后闡述了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存的問題，最后提出了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略。經(jīng)過近一年的檔案管理實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)利用該策略能夠有效地提升事業(yè)單位檔案管理者的創(chuàng)新意識(shí)，有效地提升事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，有效提升事業(yè)單位檔案管理的智能化程度，具有一定的推廣價(jià)值。