國(guó)際石油EPC工程項(xiàng)目采購(gòu)方案編制

黃引萍，王 琦，崔立新，黃盛華

中國(guó)石油管道局工程有限公司國(guó)際事業(yè)部，河北 廊坊

1.引言

國(guó)際EPC (engineering procurement construction)工程項(xiàng)目采購(gòu)活動(dòng)包括采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、清關(guān)、物料管理等，而采買環(huán)節(jié)一般又包括供貨商短名單、采購(gòu)方案、詢價(jià)文件、采購(gòu)結(jié)果及合同審批等[1]。

國(guó)際EPC工程項(xiàng)目業(yè)主一般都會(huì)在招標(biāo)文件中指定供貨商短名單，要求承包商遵照?qǐng)?zhí)行；或由承包商上報(bào)推薦供貨商名單，經(jīng)業(yè)主審批后執(zhí)行。因此，采購(gòu)方案就是現(xiàn)行采購(gòu)管理中的第一個(gè)環(huán)節(jié)了，采購(gòu)方案編制的好與壞，直接影響采購(gòu)業(yè)務(wù)的整個(gè)鏈條，是采購(gòu)管理的重中之重。

采購(gòu)方案的內(nèi)容一般包括采辦包劃分、采購(gòu)執(zhí)行方、采購(gòu)執(zhí)行地點(diǎn)、采購(gòu)執(zhí)行方式、采辦包類型(可按預(yù)計(jì)采購(gòu)金額額度劃分)、質(zhì)量控制措施、技術(shù)文件版次、業(yè)主下發(fā)供貨商名單或擬推薦供貨商名單、擬推薦供貨商資質(zhì)文件審查情況等。

2.采購(gòu)方案一次審核率現(xiàn)狀

2017年初，以在建的10個(gè)國(guó)際項(xiàng)目為基礎(chǔ)，對(duì)采購(gòu)方案一次審核通過(guò)情況進(jìn)行了梳理分析，對(duì)808份采購(gòu)方案進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)調(diào)查。808份采購(gòu)方案一次審核通過(guò)的為604份，未一次審核通過(guò)的為204份，一次審核通過(guò)率僅為74.75%。而在行業(yè)內(nèi)，先進(jìn)EPC工程單位在建的國(guó)際項(xiàng)目采購(gòu)方案一次審核通過(guò)率在88%左右。

3.采購(gòu)方案編制存在的不足

國(guó)際事業(yè)部設(shè)立采辦管理部，其主要職責(zé)是負(fù)責(zé)建立和完善國(guó)際事業(yè)部采購(gòu)管理體系及程序，協(xié)調(diào)整合采購(gòu)資源，對(duì)國(guó)際工程項(xiàng)目采購(gòu)工作進(jìn)行全過(guò)程的管理、監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，審批或組織審批各國(guó)際工程項(xiàng)目采購(gòu)控制環(huán)節(jié)的相關(guān)文件，保證國(guó)際工程項(xiàng)目采購(gòu)工作規(guī)范、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，有效提升國(guó)際事業(yè)部采購(gòu)管理能力。隨著近年來(lái)國(guó)際市場(chǎng)開(kāi)發(fā)的創(chuàng)新突破，國(guó)際工程遍布中亞、中東、非洲、美洲和大洋洲各地區(qū)，建設(shè)的項(xiàng)目呈逐年增長(zhǎng)趨勢(shì)，如何更好地服務(wù)于項(xiàng)目，提升整體采購(gòu)管理水平成為了迫在眉睫的問(wèn)題。

國(guó)際事業(yè)部所轄各項(xiàng)目部采購(gòu)方案編制存在的不足主要表現(xiàn)如下：

3.1.采購(gòu)方案針對(duì)性不強(qiáng)

國(guó)際項(xiàng)目的市場(chǎng)開(kāi)發(fā)和項(xiàng)目管理分別由不同的部門(mén)負(fù)責(zé)，市場(chǎng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目投標(biāo)，中標(biāo)后轉(zhuǎn)交項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)執(zhí)行，導(dǎo)致在實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中，執(zhí)行團(tuán)隊(duì)對(duì)投標(biāo)團(tuán)隊(duì)的一些采辦理念、報(bào)價(jià)策略、供貨商認(rèn)知程度、業(yè)主對(duì)采辦的特殊要求等理解有偏差，使得執(zhí)行團(tuán)隊(duì)編制的采購(gòu)方案針對(duì)性不強(qiáng)、無(wú)項(xiàng)目特色、不能引領(lǐng)項(xiàng)目的采辦工作。

3.2.國(guó)際尋源能力有待加強(qiáng)

各國(guó)際項(xiàng)目部采辦管理團(tuán)隊(duì)由于管理理念、文化差異、語(yǔ)言溝通等多種原因[2]，與國(guó)際一流供貨商、制造商溝通深入程度有限。對(duì)國(guó)際一流供貨商的兼并情況、公司分支機(jī)構(gòu)的設(shè)立情況、產(chǎn)品產(chǎn)地、產(chǎn)品的范圍、價(jià)位等核心信息了解有限，導(dǎo)致在采購(gòu)方案編制時(shí)擬推薦供貨商的信息不準(zhǔn)確，如同一采辦包內(nèi)咨詢的若干供貨商或最終推薦的若干供貨商屬于同一集團(tuán)；推薦國(guó)外供貨商時(shí)，推薦的貨物原產(chǎn)地與實(shí)際不符。

3.3.從業(yè)人員專業(yè)知識(shí)有待加強(qiáng)

從業(yè)人員在劃分采辦包時(shí)，由于對(duì)設(shè)計(jì)相關(guān)知識(shí)的欠缺，劃分的采辦包不合理、不科學(xué)，不該拆包的分開(kāi)打包，該合并在一個(gè)采辦包的沒(méi)有合并，導(dǎo)致采辦包競(jìng)爭(zhēng)力不足，供貨商不愿意參與；或者由于不同采辦包的合并原因，導(dǎo)致供貨商供貨范圍不能滿足，無(wú)法參與投標(biāo)；或者帶有專業(yè)證書(shū)要求的各采辦包在推薦供貨商時(shí)，不能提供全部推薦供貨商的證書(shū)，或提供的證書(shū)內(nèi)容與擬購(gòu)物資不相符，或提供的證書(shū)內(nèi)容與推薦供貨商無(wú)關(guān)，或提供的證書(shū)類型與技術(shù)文件的要求不相符。

3.4.信息共享不足

各項(xiàng)目間供貨商信息不共享，個(gè)別供貨商在某一項(xiàng)目由于合同執(zhí)行不利或發(fā)生其它問(wèn)題而被列入不被推薦范圍，而其在其它項(xiàng)目中仍然被推薦；同一采辦包內(nèi)國(guó)內(nèi)供貨商、國(guó)外供貨商混排或制造商、貿(mào)易商混排。

3.5.供貨商資質(zhì)文件審核不嚴(yán)

部分推薦供貨商質(zhì)量管理體系證書(shū)失效，部分文件真實(shí)性待確認(rèn)，或推薦的供貨商名稱與資質(zhì)文件中的名稱不一致。

4.對(duì)采購(gòu)方案編制的建議

4.1.加強(qiáng)采辦工作整體規(guī)劃

項(xiàng)目管理執(zhí)行團(tuán)隊(duì)要認(rèn)真研讀業(yè)主招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及澄清文件，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，與投標(biāo)團(tuán)隊(duì)充分交底，從應(yīng)如何劃分采辦包、采購(gòu)執(zhí)行方、采購(gòu)執(zhí)行地點(diǎn)、供貨商資源、交期、質(zhì)控措施等全局謀劃采購(gòu)方案，是做好國(guó)際EPC項(xiàng)目采辦工作的基礎(chǔ)。國(guó)際EPC項(xiàng)目，采辦費(fèi)用占整個(gè)項(xiàng)目成本比重較高,也是項(xiàng)目是否盈利的關(guān)鍵點(diǎn)，而采購(gòu)方案策劃是采辦管理工作的重中之重，方案編制的好與壞，直接影響整個(gè)采辦工作的成敗。

4.2.努力提升國(guó)際尋源能力

國(guó)際EPC工程項(xiàng)目采辦管理考驗(yàn)的就是總承包商的國(guó)際資源整理及利用能力，誰(shuí)擁有強(qiáng)的供應(yīng)商信息，誰(shuí)就搶占了先機(jī)。

1)應(yīng)盡量提高制造商直接參與投標(biāo)的積極性，對(duì)制造商直接參與投標(biāo)的，給予一定的優(yōu)惠制度，如可以同意采用一定比例的信用證付款方式(信用證具體開(kāi)具額度可由項(xiàng)目部根據(jù)擬購(gòu)物資特性確定)；也可以根據(jù)擬購(gòu)物資特性，在賣方開(kāi)具等值的預(yù)付款保函基礎(chǔ)上接受一定比例的預(yù)付款，代理商參與投標(biāo)的原則上發(fā)貨前不支付預(yù)付款。

2)利用上級(jí)單位在歐洲、韓國(guó)、中東等國(guó)家、地區(qū)的注冊(cè)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)與國(guó)際供貨商的交流溝通，也可以利用請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的模式，加強(qiáng)與戰(zhàn)略供貨商的互動(dòng)互信。

4.3.加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

采購(gòu)方案的編制是一項(xiàng)專業(yè)技能要求非常高的工作，對(duì)人的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，從業(yè)人員無(wú)論是工藝、線路、儀表、通信、消防、給排水等專業(yè)方面的知識(shí)還是國(guó)家招投標(biāo)法、合同法、FIDIC條款、貿(mào)易術(shù)語(yǔ)等都應(yīng)涉獵并鉆研。尤其是一些帶有專業(yè)證書(shū)要求的各采辦包，應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)文件的學(xué)習(xí)，在編制采購(gòu)方案時(shí)才能有的放矢。

4.4.加大信息共享力度

建立動(dòng)態(tài)黑名單供應(yīng)商信息庫(kù)，及時(shí)共享，加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)審核力度，避免個(gè)別供貨商在某一項(xiàng)目被列入不被推薦后，在其它項(xiàng)目中仍被推薦的情況發(fā)生。

5.結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目采辦管理全過(guò)程執(zhí)行的優(yōu)劣，很大程度上取決于項(xiàng)目采辦策劃的科學(xué)性和預(yù)見(jiàn)性[3]，因此，從事項(xiàng)目采辦管理的專業(yè)人員，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，編制出科學(xué)可執(zhí)行的采購(gòu)方案，為項(xiàng)目采辦工作的順利執(zhí)行奠定好基礎(chǔ)。