淺談口腔門診種植高值耗材的數(shù)字化管理

劉梅秀，嚴(yán) 娟，陳淑麗

（中山大學(xué)光華口腔醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院珠江新城門診部，廣東 廣州 510623）

據(jù)我院《高值植入耗材使用管理暫行規(guī)定》，凡單個(gè)產(chǎn)品價(jià)格≥1000元的特殊材料都納入高值耗材管理范疇。植入類包括：種植體、各類骨粉、骨膜、骨膠原、鈦膜、鈦釘?shù)龋环侵踩腩惏ǎ和饪乒ぞ吲浼?、修?fù)配件等。在未使用HERP系統(tǒng)前，醫(yī)院內(nèi)部沒有統(tǒng)一標(biāo)識碼，入、出庫采用手工錄入，入庫不及時(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重，經(jīng)常出現(xiàn)借條使用，造成庫存數(shù)量信息不能定時(shí)查閱，沒有建立臨床科室二級管理工作流程，給種植高值耗材使用的可追溯性管理，帶來了信息無處可查的后果。為改進(jìn)種植材料舊的管理模式，醫(yī)院基于運(yùn)用HERPV3.1.9系統(tǒng)，利用唯一性條形碼標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)對種植高值耗材進(jìn)行監(jiān)管，椅位護(hù)士對種植高值耗材實(shí)施數(shù)字化、電子化管理，唯一性條形碼的優(yōu)點(diǎn)是取物方向明確、無過期、不漏收費(fèi)[1]，方便臨床使用。

1 方 法

1.1 二級庫管理模式

我院種植高值耗材庫房分為一級庫和二級庫兩部分。

（1）一級庫負(fù)責(zé)全院種植高值耗材的入庫、銷毀、退貨、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)及處理二級庫和科室借、領(lǐng)、用等情況。

（2）二級庫則是以科室為基準(zhǔn)的獨(dú)立單元，護(hù)士長要協(xié)助高值倉管員在該庫房內(nèi)的管理，椅位護(hù)士并完成相應(yīng)臨床科室對患者的高值耗材借、領(lǐng)、用、還及繳費(fèi)等的工作。

1.2 實(shí)施條形碼追溯管理

1.2.1 紙質(zhì)條形碼

種植高值耗材本身自帶條形碼（一式兩份），一份貼在種植手術(shù)期登記本，另一份貼?？撇v指定植入物粘貼區(qū)。

1.2.2 電子條形碼

相關(guān)職能部門做好種植高值耗材的質(zhì)量驗(yàn)收后，首先生成條形碼：一、錄入產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量，并雙人核實(shí)基本信息，錄入HERP系統(tǒng)。二、高值倉管員用紅外掃描槍對生產(chǎn)條碼進(jìn)行掃描，雙人確認(rèn)無誤后保存，即生成條碼。[2]生成的條形碼打印后貼于種植商品上，做到個(gè)性化編碼（一物一碼），入庫、出庫全程電子掃描追蹤。

1.2.3 條形碼管理

在HERP系統(tǒng)中，可據(jù)條形碼查詢單據(jù)類型、日期、倉庫名稱、數(shù)量、成本單價(jià)、成本金額、供應(yīng)商、醫(yī)生名、病人姓名、資質(zhì)證件狀態(tài)、單據(jù)編號等，進(jìn)行種植高值耗材的追蹤。

1.3 規(guī)范借用模式

1.3.1 借

醫(yī)生委托椅位護(hù)士口頭申請，高值倉庫移庫制單，高值倉管員與椅位護(hù)士當(dāng)面雙人核對實(shí)物和單據(jù)，高值倉管員執(zhí)行確認(rèn)和移入確認(rèn)。

1.3.2 還

對于沒有使用的種植高值耗材，術(shù)后椅位護(hù)士先行移庫制單，移出確認(rèn)，椅位護(hù)士歸還實(shí)物到高值倉，高值倉管員核實(shí)實(shí)物和單據(jù)，移入確認(rèn)。

1.3.3 用

術(shù)后，椅位護(hù)士用紅外掃碼槍掃描條形碼，無誤后，囑患者繳費(fèi)，交還蓋章收費(fèi)單據(jù)，移交給高值倉，高值倉管員核實(shí)材料收費(fèi)單和出庫單后確認(rèn)回收單據(jù)。

1.4 取模修復(fù)階段的管理

取模當(dāng)天，臨床科室不能提前收患者種植高值耗材費(fèi)用，相關(guān)材料費(fèi)在鑲牙階段收到技工室成品和條形碼后再掃描開單，避免因先收費(fèi)后期更換材料需退費(fèi)、修改醫(yī)囑的麻煩。護(hù)士最好備注病人姓名和條形碼序列號，以防止修復(fù)件送回時(shí)條形碼遺失[3]。

1.5 規(guī)定醫(yī)生借還材料期限

原則上是當(dāng)天借當(dāng)天還，不超過2個(gè)工作日。超過5個(gè)工作日不歸還材料將自動(dòng)報(bào)廢處理。技工室加工用的基臺和配件，考慮收件后預(yù)約患者周期，從技工室流轉(zhuǎn)回科室材料，科室最長保管滯留周期為1個(gè)月，超期材料將自動(dòng)報(bào)廢處理。

2 對存在的問題持續(xù)性改進(jìn)

2.1 針對“收費(fèi)不領(lǐng)材料”現(xiàn)象

護(hù)士長制定種植高值耗材領(lǐng)用制度，加強(qiáng)種植高值耗材的管理；加強(qiáng)高值倉管員和椅位護(hù)士的管理意識；HERP系統(tǒng)為倉管員提供預(yù)警提醒和查詢功能，倉管員每天監(jiān)控已收費(fèi)而未領(lǐng)材料的醫(yī)囑和滯留天數(shù)，督促醫(yī)生和椅位護(hù)士及時(shí)領(lǐng)材料。

2.2 針對“科室出庫滯后”和“科室出庫材料條碼出錯(cuò)”現(xiàn)象

護(hù)士長強(qiáng)化全科護(hù)士種植高值耗材領(lǐng)用的培訓(xùn)和管理，提高護(hù)士的責(zé)任意識和執(zhí)行能力；改科室材料出庫為系統(tǒng)自動(dòng)核銷和高值倉管員審確認(rèn)；HERP系統(tǒng)提供“根據(jù)醫(yī)囑自動(dòng)核銷科室出庫功能”，收回科室人工出庫權(quán)限移交高值倉，出庫時(shí)護(hù)士與高值倉管員雙人核對種植高值耗材，如有出錯(cuò)，高值倉管員及時(shí)聯(lián)系廠家進(jìn)行更換；還負(fù)責(zé)針對系統(tǒng)無法自動(dòng)核銷的異常醫(yī)囑進(jìn)行人工處理，并在出庫單中備注原因。

3 結(jié) 果

種植高值耗材的數(shù)字化管理，提高護(hù)士對種植高值耗材的管理意識，規(guī)范管理、明確責(zé)任、高質(zhì)高效、科學(xué)核算，提高工作效率。

4 結(jié) 論

種植高值耗材管理從采購入庫到最終患者繳費(fèi)全程都使用條形碼進(jìn)行跟蹤，全流程管控種植高值耗材的相關(guān)信息、耗材的流通信息。做到對每一個(gè)具體環(huán)節(jié)的監(jiān)控，責(zé)任具體到流程和個(gè)人。

通過HERP系統(tǒng)的信息化管理，可及時(shí)查看各種信息，隨時(shí)監(jiān)控高值倉庫存情況，與廠商形成局域網(wǎng)，有利于廠商及時(shí)補(bǔ)充庫存。不僅避免減少庫存積壓，還能加速醫(yī)院資金的高效流動(dòng)。

數(shù)字化管理模式，使種植高值耗材的管理實(shí)現(xiàn)了無紙化，入庫、出庫通過掃描產(chǎn)品二維碼，提高工作效率，統(tǒng)計(jì)全由系統(tǒng)自動(dòng)完成，操作準(zhǔn)確快捷[4]。HERP系統(tǒng)的應(yīng)用,簡化了工作流程，保證醫(yī)療安全，提高護(hù)士對種植高值耗材的管理意識[5]。

通過種植高值耗材條形碼管理，實(shí)現(xiàn)對種植高值耗材的監(jiān)管，縮短種植高值耗材使用和報(bào)賬的時(shí)間，每月能科學(xué)地總結(jié)全科室種植高值耗材的需求，系統(tǒng)會自動(dòng)完成成本核算，提高科室運(yùn)營穩(wěn)定性，全面提升了種植高值耗材成本核算管理水平。

HERPV3.1.9系統(tǒng)還在繼續(xù)摸索和探討過程中，還需持續(xù)功能優(yōu)化，但在數(shù)字化和信息化的時(shí)代，使用HERPV3.1.9系統(tǒng)是十分重要和必要的。通過種植高值耗材條形碼管理，實(shí)現(xiàn)從對種植高值耗材的監(jiān)管。及時(shí)更新庫存量等各種信息，不僅減少了庫存積壓，還能夠加速醫(yī)院資金的高效流動(dòng)。通過每月的科學(xué)核算種植高值耗材成本，提高科室運(yùn)營穩(wěn)定性。HERP系統(tǒng)的應(yīng)用,簡化了工作流程，規(guī)范了種植高值耗材的管理，在臨床上是值得推廣和使用的。