如何做好企業(yè)物資采購(gòu)管理工作

丁振峰

企業(yè)物資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化的不斷深入，企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié)的重視程度也在不斷提高。在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，物資采購(gòu)管理直接關(guān)系著企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的高低，對(duì)增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化有著重要的意義。

一、企業(yè)物資采購(gòu)概述

企業(yè)物資采購(gòu)主要包括采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)程序管理和物資儲(chǔ)備管理等多個(gè)方面的管理。采購(gòu)計(jì)劃的制定是物資采購(gòu)工作的第一步，要根據(jù)企業(yè)的采購(gòu)需求，科學(xué)合理的制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)管理重點(diǎn)在于貨比三家、掌握價(jià)格、控制成本。物資儲(chǔ)備管理則是要求企業(yè)在保證滿足生產(chǎn)需求的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)庫(kù)存的最小化，杜絕資源和資金的浪費(fèi)，從而大大節(jié)約生產(chǎn)成本。

目前正處于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革不斷深化的關(guān)鍵時(shí)期，要深入推進(jìn)“三去一降一補(bǔ)”，必須化解過(guò)剩產(chǎn)能，降低生產(chǎn)成本。對(duì)企業(yè)而言，隨著市場(chǎng)的回暖物資價(jià)格有所攀升，企業(yè)應(yīng)更好地把握規(guī)律，提高物資采購(gòu)性價(jià)比，從而獲得更大的利潤(rùn)空間。

二、當(dāng)前企業(yè)物資采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

（一）信息搜集機(jī)制不完善

企業(yè)物資采購(gòu)的范圍十分廣泛，涉及的生產(chǎn)廠商、材料供應(yīng)商、中間商等相關(guān)廠商眾多，每個(gè)廠商的報(bào)價(jià)不同，產(chǎn)品的質(zhì)量、進(jìn)貨價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格等都不盡相同，而很多企業(yè)尚未建立完善的信息搜集機(jī)制，無(wú)法及時(shí)全面的了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，不能第一時(shí)間掌握物資的市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)，當(dāng)物資受社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境、季節(jié)等因素的影響出現(xiàn)價(jià)格變動(dòng)時(shí)，供貨商提供的物資價(jià)格信息可能就不再準(zhǔn)確，從而導(dǎo)致采購(gòu)成本的增加。

（二）采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制不到位

企業(yè)的物資采購(gòu)是以貨幣的形式進(jìn)行商品的交換。因此，采購(gòu)部門掌握著采購(gòu)計(jì)劃的制定、執(zhí)行等重大事項(xiàng)的決策權(quán)，對(duì)采購(gòu)哪種商品、選擇哪個(gè)廠商有著重要的發(fā)言權(quán)，所以必須對(duì)采購(gòu)部門加強(qiáng)監(jiān)督管理。但從很多企業(yè)的物資采購(gòu)管理來(lái)看，有的企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)部門的監(jiān)管尚不到位，有的企業(yè)物資采購(gòu)決策權(quán)集中于一個(gè)或幾個(gè)管理者的手中，有的采購(gòu)計(jì)劃的制定和物資采購(gòu)的執(zhí)行由一個(gè)人完成等等。這些都導(dǎo)致權(quán)限過(guò)于集中，容易在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生吃回扣、貪污等腐敗現(xiàn)象，不利于生產(chǎn)成本的降低。

（三）物資采購(gòu)管理模式落后

傳統(tǒng)的物資采購(gòu)模式對(duì)人力和物力依賴過(guò)大，影響了采購(gòu)效率和質(zhì)量的提高。

一是存在著憑經(jīng)驗(yàn)采購(gòu)的問(wèn)題。傳統(tǒng)的采購(gòu)模式往往憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行采購(gòu)和管理，主觀性較強(qiáng)，影響了物資采購(gòu)的科學(xué)性。

二是物資采購(gòu)信息化水平低。傳統(tǒng)的物資采購(gòu)計(jì)劃的制定、匯總、平衡等大多依賴工作人員手工完成，加大了工作量還不能保證數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，降低了工作效率。同時(shí)在物資采購(gòu)過(guò)程中與供應(yīng)商之間不能及時(shí)溝通，一定程度上增加了采購(gòu)成本。此外，物資進(jìn)出依賴手工記賬，無(wú)法第一時(shí)間掌握物資進(jìn)出的情況，增加了工作的繁瑣度和難度。

三、抓好企業(yè)物資采購(gòu)管理降低企業(yè)成本的有效途徑

（一）建立健全企業(yè)規(guī)章制度，完善企業(yè)物資采購(gòu)流程

加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)管理的前提是完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范采購(gòu)流程。企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況梳理、規(guī)范采購(gòu)流程，制定科學(xué)、可行的采購(gòu)管理細(xì)則，加強(qiáng)管理監(jiān)督。

首先，要建立完善采購(gòu)申報(bào)制度。根據(jù)采購(gòu)部門和管理人員的相關(guān)職責(zé)和權(quán)限，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求及時(shí)上報(bào)年度、季度的物資需求計(jì)劃，并審核年度的物資采購(gòu)方案，經(jīng)審批后才能辦理采購(gòu)。

其次，要建立和完善供應(yīng)商評(píng)估準(zhǔn)入制度。事前對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行評(píng)定，確定合格供應(yīng)商清單，與供應(yīng)商及時(shí)簽訂質(zhì)量保障協(xié)議，確保供應(yīng)商提供的物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等事項(xiàng)得到確認(rèn)。

再次，要建立訂購(gòu)合同管理機(jī)制。物資采購(gòu)合同的簽訂由物資采購(gòu)供應(yīng)部門統(tǒng)一對(duì)外簽訂，并嚴(yán)格合同的審查，重點(diǎn)審查確定采購(gòu)渠道、價(jià)格、標(biāo)準(zhǔn)、合同編號(hào)、條款等，規(guī)范合同簽訂，避免經(jīng)濟(jì)糾紛和損失。

此外，還要建立完善的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制。通過(guò)采取招標(biāo)、委托采購(gòu)、協(xié)議采購(gòu)、網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)等方式，多渠道、多方式的確定合理的采購(gòu)價(jià)格，不斷減少單一來(lái)源和獨(dú)家壟斷采購(gòu)模式，擴(kuò)大競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，廣集市場(chǎng)信息，通過(guò)招標(biāo)公告、網(wǎng)絡(luò)搜集等多種方式，吸引資信好、實(shí)力強(qiáng)的潛在供應(yīng)商參與招投標(biāo)、報(bào)價(jià)等工作，更多地掌握采購(gòu)主動(dòng)權(quán)，有效地節(jié)約資金降低成本。

（二）根據(jù)需求制定采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)監(jiān)督強(qiáng)化績(jī)效考核

物資計(jì)劃是采供工作的基礎(chǔ)。

首先，要反復(fù)落實(shí)物資計(jì)劃，精準(zhǔn)確定計(jì)劃需用數(shù)量，把握價(jià)格市場(chǎng)走勢(shì)，確定最佳采購(gòu)節(jié)點(diǎn)，達(dá)到精準(zhǔn)降儲(chǔ)的目的。對(duì)需求量不大的物資要盡量的不儲(chǔ)或少儲(chǔ)，避免無(wú)動(dòng)態(tài)占用;對(duì)常用的物資要按照經(jīng)濟(jì)批量，把握進(jìn)貨節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行適量?jī)?chǔ)備;對(duì)定額物資、關(guān)鍵物資適時(shí)適量?jī)?chǔ)備，確保供應(yīng)。設(shè)備采購(gòu)嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)計(jì)劃，選型既考慮先進(jìn)性又考慮通用性，有利于其備件的采購(gòu)，減少其備件的儲(chǔ)量。

其次，要從源頭抓起，嚴(yán)把計(jì)劃落實(shí)關(guān)。對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)生產(chǎn)需求堅(jiān)持由各業(yè)務(wù)員深入基層，認(rèn)真、反復(fù)核實(shí)庫(kù)存，仔細(xì)平衡測(cè)算，并根據(jù)輕重緩急編報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，做到確實(shí)需要時(shí)才進(jìn)行訂貨;經(jīng)常深入了解和掌握各種設(shè)備使用狀況和備件消耗情況，并現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)，備件計(jì)劃編制工作等，從而不斷提高物資計(jì)劃編報(bào)的預(yù)見(jiàn)性、科學(xué)性、及時(shí)性和規(guī)范性，使采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確率得到不斷提高。

此外，要加強(qiáng)績(jī)效考核，通過(guò)對(duì)責(zé)任制指標(biāo)進(jìn)行分解和考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，達(dá)到節(jié)支增效的目的。

（三）加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)，全面提高物資采購(gòu)質(zhì)量

加強(qiáng)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的審計(jì)監(jiān)督，能有效的預(yù)防和防止在采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)吃回扣、效率低下等問(wèn)題，能有效提高物資采購(gòu)管理的水平，提高物資采購(gòu)質(zhì)量。對(duì)物資采購(gòu)的審計(jì)要貫穿于采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，充分發(fā)揮審計(jì)對(duì)確保采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防線作用。

首先，要加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃的監(jiān)督和審計(jì)，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性，不僅要審計(jì)制定物資采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)是否科學(xué)合理，是否存在與實(shí)際生產(chǎn)需求不符的問(wèn)題，是否與公司的發(fā)展目標(biāo)相符，要對(duì)采購(gòu)的種類、數(shù)量、時(shí)間、使用、質(zhì)量等項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)。

其次，要對(duì)加強(qiáng)對(duì)物資驗(yàn)收的審計(jì)。要杜絕違規(guī)采購(gòu)和超范圍越權(quán)采購(gòu)現(xiàn)象，認(rèn)真規(guī)范工作人員行為，避免隨意采購(gòu)、人情驗(yàn)收等問(wèn)題;要審查物資驗(yàn)收程序中是否存在采購(gòu)人員與質(zhì)檢人員之間串通舞弊等行為，審計(jì)物資的驗(yàn)收是否與貨運(yùn)單、合同、發(fā)票等單據(jù)相符。

再次，要進(jìn)一步健全完善物資采購(gòu)管理的監(jiān)督制約機(jī)制，強(qiáng)化重點(diǎn)崗位及人員的風(fēng)險(xiǎn)管控，從制度上扎牢“不能腐”的密網(wǎng)。不斷重視問(wèn)責(zé)工作，對(duì)有苗頭性、傾向性問(wèn)題的采購(gòu)業(yè)務(wù)人員，及早給予批評(píng)教育或警示談話，強(qiáng)化“不敢腐”的追責(zé)機(jī)制，始終保持廉潔自律、風(fēng)清氣正的工作氛圍。

（四）強(qiáng)化采購(gòu)員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，健全采購(gòu)人員隊(duì)伍建設(shè)

人員隊(duì)伍建設(shè)是加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)管理的基礎(chǔ)和保障。要選拔有責(zé)任心、專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的采購(gòu)人員，并及時(shí)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要和市場(chǎng)的變化進(jìn)行培訓(xùn)。

首先，要加強(qiáng)物管人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一方面，對(duì)業(yè)務(wù)科、管理科室人員，通過(guò)“送出去”、觀摩學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行培訓(xùn)，或者通過(guò)定期的崗位輪換交流，使他們得到鍛煉，增長(zhǎng)才干;另一方面，通過(guò)“干部上講臺(tái)、培訓(xùn)到現(xiàn)場(chǎng)”、師帶徒等方式，對(duì)廠庫(kù)保管員進(jìn)行保管保養(yǎng)知識(shí)培訓(xùn)，確保新老交替中倉(cāng)儲(chǔ)管理不滑坡，各項(xiàng)技藝有繼承不失傳。

其次，要加強(qiáng)人才培養(yǎng)和人才引進(jìn)工作。一是加強(qiáng)對(duì)人才的崗位交流，通過(guò)在各個(gè)崗位上的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與實(shí)踐鍛煉，促進(jìn)人才的綜合素質(zhì)不斷提高，能夠勝任各種工作需要，培養(yǎng)更多的復(fù)合型人才;二是關(guān)鍵崗位積極引進(jìn)人才，通過(guò)在集團(tuán)公司公開(kāi)招聘、新招大學(xué)生等方式，對(duì)緊缺專業(yè)及崗位進(jìn)行補(bǔ)充和充實(shí)，積極營(yíng)造競(jìng)爭(zhēng)性人才培養(yǎng)和成長(zhǎng)機(jī)制，保證各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)。

加強(qiáng)物資采購(gòu)管理是企業(yè)降低生產(chǎn)成本的重要舉措，也是企業(yè)增加利潤(rùn)，不斷增值的有效途徑。對(duì)物資采購(gòu)的管理要貫穿于企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)的整個(gè)管理過(guò)程。企業(yè)應(yīng)以“降儲(chǔ)降本、增收增效”為工作的著力點(diǎn)，創(chuàng)新工作舉措，有效降低儲(chǔ)備，充分把握市場(chǎng)，科學(xué)采購(gòu)，不斷提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位：中國(guó)石油勘探開(kāi)發(fā)研究院）