鐵路企業(yè)會(huì)計(jì)原始憑證電子化探究

王建明

中國(guó)鐵路上海局集團(tuán)有限公司

0 引言

十幾年來(lái)，鐵路企業(yè)在專業(yè)技術(shù)方面飛速發(fā)展，高鐵建設(shè)和運(yùn)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)已基本建成，在方便人們出行的同時(shí)，也奠定了我國(guó)高鐵技術(shù)在世界的領(lǐng)先地位。然而，鐵路企業(yè)在綜合管理，尤其是財(cái)會(huì)管理方面還相對(duì)傳統(tǒng)，大量紙質(zhì)原始憑證既浪費(fèi)資源財(cái)力、效率低下，又不符合環(huán)保理念。隨著電子商務(wù)及信息化技術(shù)不斷發(fā)展，大量電子憑證被催生，逐步打破了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)記賬必須用紙質(zhì)記錄進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原則，人們開始對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證傳統(tǒng)存在方式的合理性重新思考。2014年12月，國(guó)家檔案局會(huì)同財(cái)政部修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》已正式下發(fā)征求意見，標(biāo)志著電子會(huì)計(jì)檔案已開始步入軌道。國(guó)家一系列法律法規(guī)的出臺(tái)，加大了會(huì)計(jì)原始憑證電子化的可行性，為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)原始憑證電子化提供了有力保障。在此情況下，鐵路企業(yè)有必要嘗試通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化，加快鐵路企業(yè)財(cái)會(huì)管理信息化和現(xiàn)代化探索途徑。

1 鐵路企業(yè)會(huì)計(jì)原始憑證電子化的可行性

鐵路企業(yè)作為傳統(tǒng)國(guó)有大型企業(yè)，財(cái)會(huì)管理業(yè)務(wù)量非常龐大，相應(yīng)的帶來(lái)大量原始憑證制證、收集和保管問(wèn)題。在探討鐵路企業(yè)原始憑證電子化可行性時(shí)，我們擬借鑒與鐵路行業(yè)類似的通信企業(yè)——中國(guó)聯(lián)通原始憑證電子化進(jìn)程。

中國(guó)聯(lián)通設(shè)立了三級(jí)財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，以保證財(cái)務(wù)工作高效、合理運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，中國(guó)聯(lián)通還推進(jìn)了全成本管理核算體系、“一本賬一套表”等財(cái)務(wù)創(chuàng)新管理模式，有效提升了公司整體管理水平。高速的信息化為會(huì)計(jì)檔案電子化提供了有利的技術(shù)支撐：一級(jí)架構(gòu)的ERP類系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理信息化、會(huì)計(jì)核算自動(dòng)化、企業(yè)管控系統(tǒng)化、會(huì)計(jì)檔案歸檔在線化。

中國(guó)聯(lián)通通過(guò)會(huì)計(jì)檔案電子化，于2014年1月至3月期間，累計(jì)由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化到電子檔案1 109萬(wàn)頁(yè)、各業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)（會(huì)計(jì)、合同、采購(gòu)等）直接接入電子化檔案7 634 882件，節(jié)約紙張僅憑證頁(yè)約7 734 882余張（以A4紙計(jì)算）、節(jié)省紙質(zhì)檔案密集架排架長(zhǎng)度1 848米，在不擴(kuò)大庫(kù)房面積前提下，對(duì)現(xiàn)有庫(kù)房存儲(chǔ)空間的使用由2年延長(zhǎng)至6年。經(jīng)測(cè)算，公司總計(jì)節(jié)約3 500萬(wàn)元。會(huì)計(jì)檔案電子化還簡(jiǎn)化了檔案收集、著錄、庫(kù)房管理等多個(gè)業(yè)務(wù)流程，管理效率得到大幅提升。通過(guò)對(duì)檔案流程的統(tǒng)一和簡(jiǎn)化，平均工作耗時(shí)為原有的60%，專職檔案管理員在檔案接收和保管上的日工作量占比從傳統(tǒng)模式的70%下降至40%，大幅度解放了既有生產(chǎn)力，提升了檔案管理質(zhì)量。

鐵路企業(yè)經(jīng)過(guò)近幾年的管理體制改革，其組織架構(gòu)、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理與中國(guó)聯(lián)通基本相似。但傳統(tǒng)的原始憑證管理方法嚴(yán)重束縛了鐵路企業(yè)財(cái)會(huì)信息化發(fā)展思路與空間，耗費(fèi)了大量資源，迫切需要嘗試性突破。

2 鐵路企業(yè)會(huì)計(jì)原始憑證電子化進(jìn)程中的問(wèn)題

2.1 無(wú)法保證原始憑證的真實(shí)性與合法性

在網(wǎng)絡(luò)快速化發(fā)展的今天，原始憑證電子化是必然的發(fā)展方向，但對(duì)憑證真實(shí)性和合法性的確認(rèn)十分必要，因?yàn)樗鼈兪菚?huì)計(jì)處理的基礎(chǔ)。然而，我國(guó)相關(guān)會(huì)計(jì)法律、法規(guī)中還未提出原始憑證電子化要求，從而對(duì)其合法性的確認(rèn)帶來(lái)了困難，因此，具有電子簽名的會(huì)計(jì)原始憑證應(yīng)在法律范圍內(nèi)承認(rèn)其合法性。

2.2 原始憑證內(nèi)容尚未標(biāo)準(zhǔn)化

原始憑證雖然電子形式和紙質(zhì)形式在內(nèi)容構(gòu)成方面大體一致，但因鐵路企業(yè)點(diǎn)多面廣、性質(zhì)不一，原始憑證內(nèi)容尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，只有人工審核過(guò)的原始憑證才可被記賬；同時(shí)，在借貸科目和金額判斷時(shí)，原始憑證和記賬憑證間無(wú)法有效相互監(jiān)督，故原始憑證非標(biāo)準(zhǔn)化難以提高會(huì)計(jì)核算效率、難以實(shí)現(xiàn)真正原始憑證電子化。

2.3 財(cái)務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)知識(shí)欠缺

目前，財(cái)務(wù)工作人員專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，但操作計(jì)算機(jī)能力較為欠缺。大部分財(cái)務(wù)工作人員沒(méi)經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，只懂得基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作，缺乏高效使用計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)的能力。此外，鐵路行業(yè)長(zhǎng)期使用自身開發(fā)的軟件，導(dǎo)致廣大財(cái)務(wù)人員對(duì)其他軟件認(rèn)識(shí)不足，阻礙了會(huì)計(jì)原始憑證電子化進(jìn)程。

3 鐵路企業(yè)會(huì)計(jì)原始憑證電子化路徑

3.1 原始憑證標(biāo)準(zhǔn)化

原始憑證電子化首先要內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容可任意變換載體，用任何符合標(biāo)準(zhǔn)的軟件即可讀取而不需人工干預(yù)，實(shí)現(xiàn)原始憑證到記賬憑證自動(dòng)傳遞。鐵路企業(yè)作為行業(yè)內(nèi)部實(shí)體，有相對(duì)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，便于對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。射頻技術(shù)(RFID)可解決無(wú)紙化原始憑證信息的識(shí)別：在商品存儲(chǔ)和出入庫(kù)時(shí)，用射頻標(biāo)簽代替商品收料單、領(lǐng)料單、產(chǎn)品出入庫(kù)單等原始憑證；閱讀器讀取射頻標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)商品登記、存貨和取貨等。確實(shí)無(wú)法標(biāo)準(zhǔn)化的紙質(zhì)原始憑證可運(yùn)用影像和掃描技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化,將影像和掃描數(shù)據(jù)存入計(jì)算機(jī)原始憑證數(shù)據(jù)庫(kù)，為記賬憑證生成提供了直接依據(jù)。

3.2 各環(huán)節(jié)信息的比對(duì)校驗(yàn)

原始憑證經(jīng)賦碼、存儲(chǔ)和驗(yàn)證后將信息解析成三個(gè)維度：合同、發(fā)票等業(yè)務(wù)信息；銀行對(duì)賬單、發(fā)票等資金流信息；出庫(kù)單、入庫(kù)單等物流信息。通過(guò)賦碼技術(shù)、射頻技術(shù)、電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)解決原始憑證物流問(wèn)題；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)銀行、電子貨幣、電子支付解決原始憑證資金流。三類信息相互比對(duì)校驗(yàn)、互為條件，形成業(yè)務(wù)流、資金流、物流的比對(duì)檢驗(yàn)系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)與上游來(lái)源、下游賬簿報(bào)表等會(huì)計(jì)信息全鏈接，實(shí)現(xiàn)信息在核算鏈條中勾稽比對(duì)，最終建立正向相互支撐、逆向相互校驗(yàn)的完整比對(duì)系統(tǒng)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)原始憑證的審核

無(wú)紙化原始憑證與紙質(zhì)憑證一樣，也須經(jīng)過(guò)合法性、真實(shí)性和完整性審核。完整性審核可利用計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序?qū)﹄娮釉紤{證各要素進(jìn)行分類搜索，自動(dòng)查出內(nèi)容不合格項(xiàng)，或通過(guò)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)及電子簽名等手段保證交易雙方身份真實(shí)可靠。目前，鐵路企業(yè)正大力發(fā)展二維碼管理系統(tǒng)，通過(guò)二維碼對(duì)每個(gè)原始憑證進(jìn)行合法性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性驗(yàn)證。同時(shí)，每個(gè)原始憑證都能找到出處、來(lái)源、制單人信息等，使責(zé)任追溯和環(huán)節(jié)監(jiān)控成為可能，即保證了會(huì)計(jì)信息真實(shí)性，又明確了會(huì)計(jì)信息錯(cuò)誤的責(zé)任歸屬。

3.4 無(wú)紙化原始憑證的安全保護(hù)

保證無(wú)紙化原始憑證安全傳輸和身份確認(rèn)是實(shí)現(xiàn)憑證無(wú)紙化關(guān)鍵所在。目前，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全已達(dá)成共識(shí)，我國(guó)已出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)。鐵路企業(yè)各類業(yè)務(wù)電子化過(guò)程可通過(guò)加密技術(shù)來(lái)增強(qiáng)原始憑證保密性；利用數(shù)字簽名技術(shù)確保原始憑證身份真實(shí)性；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防護(hù)、及時(shí)清除已感染的數(shù)據(jù)文件等手段保護(hù)原始憑證的安全。此外，健全機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制制度、建立健全計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度、對(duì)計(jì)算機(jī)主要設(shè)備和文檔授權(quán)加密、對(duì)登陸查看等過(guò)程進(jìn)行記錄形成備案隨時(shí)調(diào)取等，也可加強(qiáng)原始憑證安全性。

4 結(jié)論與展望

當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于飛速發(fā)展階段，電子會(huì)計(jì)檔案正逐步取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，且在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用。無(wú)論是鐵路還是其他經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，會(huì)計(jì)原始憑證電子化是發(fā)展的必然方向。會(huì)計(jì)原始憑證電子化對(duì)提高會(huì)計(jì)核算效率、加強(qiáng)企業(yè)管理、促進(jìn)低碳辦公、完善稅收制度有著重要意義。對(duì)鐵路企業(yè)而言，目前會(huì)計(jì)原始憑證電子化還存在諸多障礙，要?jiǎng)?chuàng)建、設(shè)計(jì)完善的會(huì)計(jì)原始憑證電子化識(shí)別和治理有效途徑，構(gòu)建一個(gè)社會(huì)級(jí)信息化大平臺(tái)還有很長(zhǎng)的路要走。但我們堅(jiān)信，經(jīng)過(guò)努力，電子憑證終會(huì)取代紙質(zhì)憑證，未來(lái)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)全過(guò)程必將向電子化、智能化、自動(dòng)化發(fā)展。