辦公室文件資料信息化管理探討

李如東

摘 要：在開展辦公室管理工作的過程中，最基本的管理工作就是保證辦公室內(nèi)的文件材料和重要信息的安全。由于我國科技的迅速發(fā)展，辦公室內(nèi)部的文件資料已經(jīng)轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)信息形式，這種管理模式提高了文件資料的安全性和私密性。本文就針對辦公室網(wǎng)絡(luò)信息的管理模式，探討了辦公室文件資料信息化管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：辦公室;文件資料;信息管理

傳統(tǒng)的辦公室文件資料管理都是采用書面文檔的方式來開展管理工作，這種管理模式存在著許多的問題，在保管資料的時候很容易造成信息的丟失。信息化管理方式可以給辦公室的管理工作提供新的動力，能夠大幅度提升辦公室管理工作效率，為辦公人員減輕負(fù)擔(dān)，同時為企業(yè)的信息化開展提供保障。

一、辦公室文件資料管理的近況

現(xiàn)階段的辦公室文件資料管理制度缺乏安全性，需要管理的檔案資料數(shù)量太多，按照傳統(tǒng)的管理方式開展管理工作已經(jīng)沒有辦法滿足企業(yè)的需求，在管理的過程工也會出現(xiàn)各種問題，可能會造成文件的丟失，如果不能及時的找回，可能會造成企業(yè)的損失。再就是面臨資料供應(yīng)不足的問題，辦公室內(nèi)會出現(xiàn)好幾個人都需要用同一份資料的情況，依照現(xiàn)在的管理方法還無法實現(xiàn)材料共享。工作人員管理的資料數(shù)量龐大，翻找資料不僅費時費力，還會給管理人員帶來嚴(yán)重的負(fù)擔(dān)，并且，使用紙質(zhì)的文件資料時間長了也會出現(xiàn)破損，這就增加了運營的成本。這些不可忽視的問題給辦公室管理工作造成了阻礙，創(chuàng)新文件資料信息化管理模式已經(jīng)刻不容緩。[1]

二、開展辦公室文件資料管理的有效策略

（一）文件資料錄入的有效方法

信息化管理是將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用于辦公室文件資料管理，網(wǎng)絡(luò)科技的功能豐富，能夠滿足每個人的不同需求，提高了辦公室資料的使用效率，使得管理工作更加規(guī)范。但是，信息化資料管理的前提條件是需要將辦公室內(nèi)的文件錄入到計算機(jī)中，由于文件資料的數(shù)量太多，不但會給工作人員增加壓力，在錄入信息的時候也容易造成數(shù)據(jù)錯誤。這時候就可以應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)科技的掃描技術(shù)來保證工作效率，這種技術(shù)只需要操作人員將材料內(nèi)容進(jìn)行掃描，就可以在計算機(jī)上清晰的顯示出材料的內(nèi)容，然后再通過格式轉(zhuǎn)變的方式，將文檔統(tǒng)一規(guī)格，保存在網(wǎng)絡(luò)平臺上。

（二）實現(xiàn)計算機(jī)自動編目程序

將文件資料錄入進(jìn)計算機(jī)后，需要管理人員對資料內(nèi)容進(jìn)行編目，此項技術(shù)需要工作人員擁有比較高的技術(shù)水平。工作人員需要及時的更新思想理念，積極學(xué)習(xí)編目排版技術(shù)，然后結(jié)合自身所在的單位情況開展編目的工作，在工作過程中，要善于發(fā)現(xiàn)問題，并且及時的解決，避免造成更大的損失。只有這樣才能夠保證編目工作的有效開展，更好的完善計算機(jī)自動編目程度，提高此項工作的靈動性，突破了手動編目的局限，使得辦公室文件資料管理工作有序的進(jìn)行。[2]

（三）檢索工具在管理工作中的有效使用

檢索程度是查找文件資料的重要工具，為文件資料管理的工作人員提供便捷，也是打開資料庫的基本條件，更是提高管理者工作能力和實現(xiàn)科技化管理手段的有力措施，這項工具的使用是獎勵信息互換的前提。檢索程序有很多中，比如說計算機(jī)系統(tǒng)自帶的查找功能，這個程序不能夠給需求者提供全面的搜索條件，在使用的過程中會存在限制，無法滿足查找文件資料的需要。在通常情況下，企業(yè)都會使用數(shù)據(jù)庫裝用的搜索工具，最直接的方式就是構(gòu)建電子表格，對資料文件分類管理，這種方式在小型企業(yè)中較為實用。對于文件資料比較多的大型企業(yè)，可以使用“DB2”數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以在使用的時候，滿足復(fù)雜的環(huán)境需要。

（四）建立信息管理工作安全維護(hù)系統(tǒng)

想要實現(xiàn)信息化的辦公室文件資料管理制度，需要管理者在實踐活動中不斷積攢經(jīng)驗，要做到輕松應(yīng)對管理工作中常出現(xiàn)的問題，并且制定合理的解決方案，這樣才可以逐漸的提高管理成效。企業(yè)要重視信息網(wǎng)絡(luò)中存在的安全隱患，在網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)外局域之間要建立高端的防火墻，對加入到內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息要進(jìn)行篩選和過濾，對信息的變化形式實時檢測，防止病毒的入侵。對于企業(yè)的絕密文件要設(shè)置瀏覽密碼，防止文件使用此計算機(jī)的人員盜取文件資料。管理者要經(jīng)常對文件資料進(jìn)行備份，妥善的保存?zhèn)浞葙Y料，防止因為計算機(jī)故障造成文件丟失。[3]

三、結(jié)語

管理企業(yè)文件資料是辦公室工作開展的重要內(nèi)容，管理者要重視信息化管理方案在辦公室工作內(nèi)容上的應(yīng)用，順應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展局勢。管理者要積極有效的實施信息建設(shè)，在面對信息管理中出現(xiàn)的問題時，要妥善的解決，填補(bǔ)辦公室傳統(tǒng)管理制度的缺陷，最大程度的展現(xiàn)辦公室文件資料信息化管理模式的優(yōu)秀特點，為企業(yè)今后的辦公室管理工作奠定基礎(chǔ)條件，保證此項工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉蒙菊，段軍囡，楊媛媛.辦公室文件資料信息化管理初探[J].科技風(fēng)，2018（30）：64.

[2]任靈芹，李桂玲.初探辦公室文件資料信息化管理[J].河南水利與南水北調(diào)，2012（16）：63-64.

[3]劉鈺潔.淺談辦公室文件的歸檔管理工作[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2016（03）：55-56.