高校網(wǎng)上“預約投遞式”報賬的體驗與思考

張璐

摘要：在我國高等教育發(fā)展水平及規(guī)模不斷擴大，高校經(jīng)費逐年增長的背景下，網(wǎng)上預約投遞式報賬模式應運而生。文章從該模式產(chǎn)生背景入手，分析了它的優(yōu)勢，切實提升了報賬的效率。但是在實際運行中，網(wǎng)上預約投遞式報賬也產(chǎn)生了一些不可避免的問題。本文對這些問題進行了分析探討，并提出了改進方案。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上預約;投遞;電子預審

一、網(wǎng)上預約投遞式報賬產(chǎn)生背景

我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，推動了高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，招生規(guī)模擴大，各級政府在高校教育事業(yè)的投入力度日漸加大。教育、科研、實驗室建設(shè)等經(jīng)費來源渠道多元化，經(jīng)費額度逐年增長。與此同時，政府對高校財務(wù)的監(jiān)管力度有增無減，為確保投入資金合法、合規(guī)、高效地使用，針對各項會計業(yè)務(wù)出臺了一系列的報賬制度。高校財務(wù)人員的工作強度與日俱增，財務(wù)部門面臨的壓力也越來越大。以A高校為例，近5年的憑證量如圖1所示。

然而受事業(yè)單位編制的限制，財務(wù)部門工作人員的數(shù)量并未同比例增長?！芭抨牭群驎r間長”“報賬難”成為了財務(wù)部門被投訴的主要問題。因此，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的網(wǎng)上預約投遞式報賬模式應運而生。

二、網(wǎng)上預約投遞式報賬的操作流程

網(wǎng)上預約投遞式報賬是一種非面對面的業(yè)務(wù)辦理方式。報賬人員按業(yè)務(wù)類型整理粘貼原始票據(jù)，登錄學校OA系統(tǒng)中財務(wù)綜合服務(wù)平臺，進入預約報賬系統(tǒng)模塊，按照業(yè)務(wù)支出類型，分別選擇“日常報銷”“國內(nèi)差旅費”“借款”三個模塊進行預約。如發(fā)放薪酬勞務(wù)，則選擇財務(wù)綜合服務(wù)平臺的酬金發(fā)放申報系統(tǒng)。填寫報銷業(yè)務(wù)信息，提交打印出帶有二維碼的預約單。報賬人員依據(jù)財務(wù)規(guī)定由相關(guān)人員簽字，再隨同原始票據(jù)、投遞憑條裝入專用袋中，投遞至財務(wù)處設(shè)立的投遞箱內(nèi)。財務(wù)部門每日安排專人前往各投遞箱取回預約單。財務(wù)審核人員核查完原始票據(jù)，選擇財務(wù)報賬系統(tǒng)中“自助式報銷制單”的功能鍵，掃描或手工輸入二維碼，生成記賬憑證。經(jīng)復核，由出納通過無現(xiàn)金系統(tǒng)或國庫系統(tǒng)完成付款，整個報賬過程完成。

三、網(wǎng)上預約投遞式報賬的主要優(yōu)勢

網(wǎng)上預約投遞式報賬不受時間地點限制，報賬人員隨時登錄預約報賬系統(tǒng)，自助填寫報銷單并投遞，也不再需要到學校的結(jié)報大廳排隊等候報銷。

對于高校的財務(wù)人員而言，工作地點后移，由前臺轉(zhuǎn)至后臺，環(huán)境不再擁擠嘈雜，緩解了財務(wù)人員直面報賬人員的心理壓力。并且報賬人員已將報賬信息（如費用支出項目、經(jīng)濟業(yè)務(wù)分類、收款方信息等）一一填入預約報賬系統(tǒng)，財務(wù)人員只需審核，無需手工錄入，這就大大提高了報賬工作的效率。

四、網(wǎng)上預約投遞式報賬存在的問題

（一）“預約報賬系統(tǒng)”模塊是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)類型而設(shè)計的，這就對報賬人員財務(wù)方面的認知提出了較高的要求。然而，關(guān)于系統(tǒng)操作使用的培訓又缺乏持續(xù)性和廣泛性，因此他們在填寫報賬信息時，眼花繚亂，頻頻出錯。

（二）“預約報賬系統(tǒng)”建立在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺上，高校財務(wù)數(shù)據(jù)在服務(wù)器端與客戶端間，進行信息的交換與傳遞，財務(wù)系統(tǒng)有較高感染計算機病毒的概率。一旦財務(wù)系統(tǒng)感染病毒，勢必威脅至整個財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，威脅財務(wù)數(shù)據(jù)的安全。

（三）網(wǎng)上預約投遞式報賬存在的最主要問題是“退單率”較高。在全面試行網(wǎng)上預約投遞式報賬的第一個月，A高校一個結(jié)報科室的退單達561份。其中，原始票據(jù)缺簽字85份;采購類票據(jù)缺清單或合同67份;項目額度超支51份;采購類業(yè)務(wù)缺網(wǎng)上競價45份;缺失機票的電子行程單、登機牌34份，這5種情況占到退單總數(shù)的一半。財務(wù)審核人員電話通知報賬人員，取回不合格的預約單據(jù)。報賬人員則需要花費較多時間與精力去溝通和處理。結(jié)果報賬人員怨聲載道，財務(wù)人員也有苦難言。“退單率”高，精力耗費大，直接影響了報賬人員的滿意度，降低了財務(wù)部門服務(wù)品質(zhì)，使得雙方的工作效率均受到較大的影響。

五、網(wǎng)上預約投遞式報賬問題的思考與對策

（一）加強預約系統(tǒng)操作流程和財務(wù)報銷制度的宣傳與培訓?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)平臺（OA辦公系統(tǒng)、微信公眾號等）發(fā)布系統(tǒng)操作流程的視頻、各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)及不同專項的報銷制度與注意事項等。定期進行財務(wù)知識的巡講，與報賬人員面對面地交流他們最關(guān)心的財務(wù)問題。

（二）在信息安全措施有效設(shè)置的保障下，建立健全財務(wù)信息內(nèi)部控制管理制度。財務(wù)網(wǎng)絡(luò)防控關(guān)鍵技術(shù)已有不斷地提升：防火墻技術(shù)、訪問控制技術(shù)、用戶識別技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)反病毒技術(shù)，以及入侵檢測技術(shù)等為財務(wù)安全“保駕護航”。財務(wù)內(nèi)部，崗位設(shè)置分工明確，實行分級授權(quán);財務(wù)數(shù)據(jù)和軟件嚴禁擅自簒改，事先必須申請主管批準;做好財務(wù)信息數(shù)據(jù)備份工作，確保高校財務(wù)信息數(shù)據(jù)安全可靠，使財務(wù)工作能夠順暢運行。

（三）由于財務(wù)工作專業(yè)性較強，相關(guān)的政策法規(guī)制度面廣量大，報賬人往往對此只是一知半解，甚至是一竅不通。寄希望報賬人如同財務(wù)專業(yè)人員一樣，快速準確地領(lǐng)會各類報銷制度，是幾乎不可能的。假設(shè)給每個行政部門、學院配置一至二名財務(wù)秘書，在預約單投遞之前，進行預審，這又需要投入大量的人力，不切實際。將報賬人員從高“退單率”的困擾中解脫出來，亟須對網(wǎng)上預約投遞式報賬的流程再造。在預約報賬系統(tǒng)中，增設(shè)“電子預審”模塊，即由現(xiàn)在的審核原始票據(jù)，轉(zhuǎn)為網(wǎng)上預審原始票據(jù)圖片。報銷人在完成預約報賬后，掃描原始票據(jù)，上傳圖片，并提交預審，財務(wù)部門安排專人在平臺進行“電子預審”。確認無誤的，短信通知預約單錄入人打印預約單，與整理好的原始票據(jù)一并投遞至投遞箱。預審未通過的，短信通知預約單錄入人，在平臺上查看整改意見。等待手續(xù)完備后，由預約單錄入人再次提交“電子預審”。這樣可以行之有效地減少報賬人員過去需要往返財務(wù)部門處理退單而耗費大量的時間和精力。

網(wǎng)上預約投遞式報賬利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在“業(yè)財融合”的平臺上，為廣大師生提供了高效優(yōu)質(zhì)的財務(wù)服務(wù)。合理地優(yōu)化網(wǎng)上預約投遞式報賬的流程，可以真正做到“讓信息多跑路，讓師生少跑腿”，真正地實現(xiàn)財務(wù)工作信息化，全面提升高校財務(wù)管理的工作水平。

參考文獻：

[1]吳芳芳.新形勢下高校財務(wù)報賬創(chuàng)新發(fā)展研究——以W大學網(wǎng)上預約無等候報賬為例[J].財會學習，2018（32）：18-19.

[2]劉翼.“網(wǎng)絡(luò)填報+投遞”式報賬模式的運行及研究對策[J].經(jīng)濟師， 2017（3）：121-122.