淺談高校甲方項目負責人在維修工程審計中的重要性

文/王錦秀 蘇州大學 江蘇蘇州 215006

隨著高校招生規(guī)模的擴大，高?；窘ㄔO(shè)規(guī)模與投資力度也不斷擴大，與此同時，學校也加大了對原有建筑物和基礎(chǔ)設(shè)施的維修改造投入，維修資金越來越大，維修工程也越來越多，維修審計任務(wù)也越來越重。在維修工程管理全過程中，如何加強甲方項目負責人的工作責任心和積極性，提高工程審計質(zhì)量，做好學校維修改造工程投資控制，是一個值得探討的問題。

1、高校維修工程管理現(xiàn)狀

1.1 高校維修項目特點

1.1.1 高校維修工程種類繁多，專業(yè)復雜。按學科門類分有文學、理學、工學、醫(yī)學、藝術(shù)學等；按構(gòu)筑物類別分有教學樓、實驗樓、食堂、宿舍、體育館、學術(shù)報告廳、學生活動中心等維修改造及基礎(chǔ)設(shè)施市政管網(wǎng)等維修，在工程維修時，由于功能需求不同，維修要求也各不相同，維修改造內(nèi)容也各有特點。

1.1.2 維修工程大小不一，學校將維修工程分為零星維修工程、小中大型維修改造工程，小到只對一個燈泡維修，只要幾元費用，大到對整棟樓宇進行維修改造，造價達1500萬元左右，不同種類維修，管理辦法也各不相同。

1.1.3 維修項目分布面廣，學校有天賜莊校區(qū)，獨墅湖校區(qū)，陽澄湖校區(qū)，其中天賜莊校區(qū)又分為本部、東校區(qū)、北校區(qū)。校區(qū)多、距離遠，總建筑面積大，且學校已成立120周年，老校區(qū)各種基礎(chǔ)設(shè)施都需要維修，配電要增容，道路要修補，水管要更換，屋面要筑漏，操場要改造，廁所要維修等等，必然給維修管理帶來一定的困難。

1.2 高校維修管理人員配置不齊全，專業(yè)人員缺乏

維修改造工程，麻雀雖小，五臟俱全。修繕改造工程涉及土建、安裝、裝修、弱電、給排水、實驗室凈化、通風、機房裝修改造等各方面專業(yè)，專業(yè)技術(shù)性較強，學校維修由后勤管理處維修管理科負責，維修人員配備不科學，專業(yè)人員匱乏。維修管理科人員既要負責項目預(yù)算編制，招投標準備，又要負責項目現(xiàn)場管理，工程結(jié)算工程量審核，還包括零星維修報修跟蹤、維修資金付款、維修檔案資料歸檔等，人員少，項目多，工作量大，還有應(yīng)急突發(fā)性維修，必須加班加點。隨著省政府辦公廳出臺了《江蘇省省級政府投資非盈利性工程項目集中建設(shè)管理辦法》，學?；窘ㄔO(shè)工程均采用集中建設(shè)，學?；窘ㄔO(shè)任務(wù)也越來越少，基建管理人員大部分可以將重心移入維修管理隊伍，加大維修管理力量，科學配置維修管理人員。

1.3 高校維修工程涉及職能部門多，互相交叉

維修改造中，保衛(wèi)處負責消防安全；信息化建設(shè)與管理中心負責智能監(jiān)控安防；實驗材料與設(shè)備管理中心負責實驗室安全改造；工程委員會負責維修項目立項；招標中心負責招投標；審計處負責結(jié)算審計；財務(wù)處負責資金付款；后勤管理處負責土建基礎(chǔ)設(shè)施維修，有時一個項目有交叉專業(yè)，分工不清，互相推諉。因此，設(shè)立甲方現(xiàn)場項目負責人，從項目立項開始全過程參與，負責整個項目的溝通、協(xié)調(diào)，對保質(zhì)保量完成維修改造任務(wù)非常關(guān)鍵。

2、項目立項設(shè)計概算批復階段

2.1 做好維修改造方案論證

為了更好地完成學校的基建維修任務(wù)，學校成立了基本建設(shè)與維修管理工程委員會，在維修項目過程中，主要負責中大型項目立項、預(yù)算審核。由使用部門提出維修改造需求，工程委員會從項目可行性、必要性論證，比如是否可以隔斷，能否滿足消防要求；比如要拆一堵墻，要確定是否是承重墻等等，估算是否合理，維修資金是否落實，在通過論證后，同意初步立項。在項目立項階段，維修管理部門要確定項目現(xiàn)場負責人。

2.2 做好維修設(shè)計及概算

現(xiàn)場項目負責人在項目初步立項后，要聯(lián)系使用單位，與設(shè)計單位一起，現(xiàn)場確定設(shè)計任務(wù)，制定維修改造范圍，滿足項目功能需求，審核設(shè)計圖紙及設(shè)計概算，然后按學校立項程序報學校審批。

3、項目預(yù)算招標合同階段

3.1 維修項目預(yù)算編制

維修項目預(yù)算編制，不是紙上量量，筆下算算，現(xiàn)場項目負責人要與使用單位相關(guān)負責人一起，到維修改造現(xiàn)場勘察，實地測量維修工程量，即使有設(shè)計圖紙的項目，也要拿圖紙與現(xiàn)場核對，圖紙中哪些要維修，做好記號。上面提到，由于維修管理人員造價專業(yè)缺乏，有的大型維修項目，必須請有資質(zhì)的造價事務(wù)所來編制?，F(xiàn)場項目負責人也不能做甩手掌柜，也要陪同造價工程師一起現(xiàn)場交底，對維修范圍、材料、品牌、改造需求等詳細說明，這樣編制的預(yù)算才能真實可靠。在預(yù)算編制的同時，現(xiàn)場項目負責人已完全熟悉維修現(xiàn)場，既有效控制工程預(yù)算，又有利于現(xiàn)場維修管理。

3.2 學校維修招標情況

3.2.1 學校維修工程招標問題

學校維修項目多，任務(wù)急，工期短，為了不影響學校的正常教學秩序及環(huán)境，有的維修改造必須放到暑假或休息天進行，更有為了引進人才需求，有的實驗室改造必須抓緊一切時間進行維修。因此，在以往的維修招標中，曾有費率招標，采用表決方式投票確定施工單位；有按經(jīng)驗編制一份招標清單低價中標；也有暫定工程量按實結(jié)算招標；或者由于時間原因，應(yīng)該公共資源交易中心公開招標的項目申請為學校公開招標，諸如種種，都造成了維修管理的困難，增加了現(xiàn)場項目負責人維修管理的工作量，更加大了結(jié)算審計的難度。

3.2.2 加強內(nèi)控管理制度建設(shè)，制定學校招投標管理辦法

目前，學校成立了招標中心，制定了完整的招投標管理辦法，按工程大小采用不同的招標方式。5萬元以下項目建立個專業(yè)供應(yīng)商庫，從年度供應(yīng)商庫中隨機抽簽；5萬元至10萬元項目，采用三家單位比價或詢價方式確定施工單位；10萬元至20萬元項目，采用校內(nèi)公開招標方式；20萬元以上項目，全部采用政府采購平臺或公共資源交易中心平臺公開招標。特殊項目比如單一來源采購，必須做好單一來源專家論證。應(yīng)急性維修改造可以事后備案。這樣，在招標階段，就有效控制了工程造價，擇優(yōu)選擇施工單位。

3.3 維修合同管理

學校維修管理人員基本都是工程專業(yè)，對于法律法規(guī)不熟悉，不專業(yè)，有時簽訂好的合同形同虛設(shè)，有時僅一張紙簽一份維修協(xié)議，協(xié)議中雙方權(quán)利義務(wù)責任、索賠爭議如何處理等一概沒有，更有結(jié)算方式不明確，下浮率不明確，或者只寫明最終結(jié)算由審計部門確定，這些問題是結(jié)算審計中最頭疼的問題。舉個基建合同問題的例子，某基建項目由于合同中沒有明確結(jié)算必須采用三級審核制度，即后勤管理處審核后，送學校審計處審核，再由省教育廳指定的審計事務(wù)所最終審核，施工單位在后勤管理處審核后，就要支付完工后尾款，始終不同意再審，最后施工單位提起訴訟，法官采用抽簽確定審計事務(wù)所，對工程造價進行鑒定。在鑒定費與訴訟費問題上，由于合同雙方在合同中均未明確三級審核，因此費用各承擔一半。經(jīng)過這個案例的教訓，，在簽訂合同時，一定要嚴謹、嚴密、合法、合規(guī)。現(xiàn)場項目負責人也要參與合同的審核，查看合同價格、工期、質(zhì)量是否與招標結(jié)果一致，明確雙方權(quán)利義務(wù)，對于索賠、水電費、審計費用、如何審計、資金付款方式等都要在合同中明確，并嚴格按學校合同審批流程審批。

4、項目施工階段

4.1 現(xiàn)場項目負責人做好施工日志

做好施工日志是項目現(xiàn)場負責人的必要工作。有的零星的維修工程沒有施工圖紙和竣工圖紙，那么只有項目負責人跟蹤現(xiàn)場，對施工工藝、耗用材料、實際工程量、對于一些由于甲方原因或者特殊天氣原因等造成停工窩工損失的都記錄清楚，這樣施工單位索賠時才有據(jù)可查。在結(jié)算審核時，有第一手資料支撐，準確套用定額，反應(yīng)真實維修費用，否則每天維修工作量那么大，不做好施工日志，時候再憑回憶結(jié)算，則不能讓人心服口服。

4.2 現(xiàn)場項目負責人做好隱蔽工程簽證

隱蔽工程是結(jié)算審核的重中之重，也是工程質(zhì)量的關(guān)鍵節(jié)點?，F(xiàn)場項目負責人要及時做好隱蔽工程驗收及簽證，拍好照片，做好記錄，沒有驗收不能進入下道工序。結(jié)算審核時，沒有隱蔽工程驗收記錄，工程量不予認可，更不能事后補資料。一次審核中，電纜采用直埋蓋磚方式，施工單位畫了一張電纜走向草圖作為竣工圖，現(xiàn)場項目負責人也簽字確認了，結(jié)算報電纜溝挖土60公分寬80公分深，實際只有40公分寬60公分深，工程量增大一倍，審核人員與項目負責人、施工單位一起現(xiàn)場抽查，在事實依據(jù)面前，現(xiàn)場負責人修改了竣工圖尺寸，也體會到自己工作中的失誤。這個簡單例子就能充分體現(xiàn)現(xiàn)場項目負責人在工程結(jié)算審計中重要性。

4.3 現(xiàn)場項目負責人做好現(xiàn)場變更簽證

4.3.1 施工單位擅自擴大維修范圍

小型維修工程一般單價合同，工程量按實結(jié)算。施工單位一般會擅自擴大施工范圍，工程量大了，利潤也大了。比如一屋面防水項目，計劃修補面積60平方米，完全能滿足筑漏要求，但施工單位在實際施工時，將施工范圍擴大一倍，還美其名曰這樣更能保證防水質(zhì)量，現(xiàn)場項目負責人沒有辦法，只能按實簽證工程量。結(jié)果就是結(jié)算超預(yù)算，不能把有限的資金用到更多需要維修的項目上。對于這種沒有圖紙的維修項目，現(xiàn)場甲方負責人一定要提供書面的施工任務(wù)書，將施工范圍、施工做法等一一明確，這樣，施工單位才無漏洞可鉆。

4.3.2 施工單位變更施工做法。

一般維修工程都采用競爭性談判方式低價中標，施工單位一般會不惜降低造價，達到中標的目的，然后在施工過程中千方百計要求變更，來達到預(yù)期的利潤。一般會變更材料，變更施工做法，做法變了，原來中標的單價就要重新套定額，重新組價，增加造價。鑒于這些，現(xiàn)場項目負責人一定要堅持原則，按招標清單及合同要求，不能有同情心或憐憫之心，任由施工單位變更，給學校造成損失。

4.3.3 施工單位偷工減料。

一般設(shè)計都會從安全性考慮，設(shè)計相對保守，有的施工單位拿到施工圖，根據(jù)施工經(jīng)驗，覺得可以偷工減料，也不會產(chǎn)生不良后果。比如學校一室外場地維修，維修要求做10公分厚混凝土面層，審計現(xiàn)場踏勘時，發(fā)現(xiàn)場地四邊是滿足10公分厚要求，在施工單位同意下，隨機鉆孔抽檢了幾個點，中間面層只有6公分厚，施工單位承擔修補費用，該項審計核減率為30%。因此，現(xiàn)場項目負責人要加強工作責任心，在保證工程質(zhì)量的同時，實事求是做好簽證。

5、項目竣工結(jié)算階段

5.1 審計材料要完整真實

項目竣工后，現(xiàn)場項目負責人嚴格按學校建設(shè)工程項目管理審計實施辦法要求，及時準備審計材料，包括但不限于立項批復、招投標文件、合同、工程變更簽證、隱蔽工程驗收記錄、竣工驗收記錄、竣工圖紙、結(jié)算書等等，保證送審材料的真實性、完整性。

5.2 審核工程量

學校一般維修工程采用二級審核，首先由現(xiàn)場項目負責人審核工程量，上面已從多種角度分析了現(xiàn)場項目負責人在項目實施過程中應(yīng)如何管理，在平常管理中，已經(jīng)對維修工程量做到心中有數(shù)，且有施工日志、隱蔽工程記錄、變更簽證等作為審核依據(jù)，維修工程量審核就能實事求是。

5.3 配合審計部門審計

在結(jié)算審核過程中，與學校審計部門審核人員要主動溝通，配合，對于審計人員提出的問題要耐心解釋，陪同審計人員現(xiàn)場踏勘，不能和審計人員發(fā)生矛盾和沖突，要站在同一個角度，互相信任，做好工程結(jié)算審計工作。

結(jié)語：

綜上所述，維修工程現(xiàn)場項目負責人不但要有扎實的專業(yè)功底，更要具備設(shè)計、造價、招標、法律等業(yè)務(wù)能力，必須加強各方面學習，不斷提高自己，在學校發(fā)展中，在今后的維修改造管理中，充分發(fā)揮項目負責人的能力，同時也要加強思想政治學習，提高政治覺悟，廉潔自律，認認真真做事，清清白白做人，為學校的維修工程建設(shè)服務(wù)，保證學校教學、辦公、科研、順利進行，保障學校有序運行，促進學校穩(wěn)定發(fā)展。