建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

文/李紅 萊蕪廣廈集團(tuán)有限公司 山東萊蕪 271100

通過完善檔案管理制度，控制資料編寫過程，重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)能夠確保建筑企業(yè)在進(jìn)行工程建設(shè)過程中，有效管理檔案資料，對(duì)其工作過程中存在的各項(xiàng)問題進(jìn)行有效解決，進(jìn)一步保障工程質(zhì)量，使其能夠更好地滿足現(xiàn)代建筑行業(yè)發(fā)展需求。

1、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的內(nèi)容

1.1 對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的綜合類文件和資料進(jìn)行管理

建筑工程項(xiàng)目中的綜合資料主要是指項(xiàng)目施工的各種圖紙、項(xiàng)目變更的相關(guān)文件、工程建設(shè)過程中的各種合同、招投標(biāo)文件等，除此之外還包括工程建設(shè)過程中的圖片、視頻以及錄音資料等。綜合類文件的管理工作是建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的主要內(nèi)容，對(duì)工程項(xiàng)目的順利開展和質(zhì)量保障都有著非常重要的意義。

1.2 工程項(xiàng)目后期的資料管理工作

工程項(xiàng)目后期的資料管理工作主要是對(duì)項(xiàng)目的驗(yàn)收文件進(jìn)行管理，項(xiàng)目的驗(yàn)收文件不僅是工程項(xiàng)目安全性的重要保障，也是判定工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑據(jù)。項(xiàng)目后期的檔案資料管理對(duì)象主要包括工程質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量勘察單位的檢查報(bào)告、施工單位的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告以及設(shè)計(jì)單位的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等。

2、存在問題

首先，相關(guān)工作人員在具體工程建設(shè)過程中進(jìn)行工程檔案管理作業(yè)時(shí)，一般存在大量檔案資料，同時(shí)涉及多個(gè)方面，尤其是在完成施工作業(yè)之后需要檢查的檔案資料涉及更為廣泛的內(nèi)容。如果在完成施工作業(yè)之后進(jìn)行質(zhì)量檢查作業(yè)時(shí)，沒有對(duì)其工程建設(shè)過程中所存在的相關(guān)質(zhì)量問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致工程在具體投入應(yīng)用之后出現(xiàn)不同問題，會(huì)在很大程度那家大修復(fù)難度，同時(shí)，為相關(guān)工作人員管理工程檔案資料造成很大程度的不利影響[1]。與此同時(shí)，在具體進(jìn)行建筑施工作業(yè)時(shí)，工程檔案具體包括施工前期需要準(zhǔn)備的相關(guān)資料，施工過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)以及完成施工作業(yè)之后的相關(guān)驗(yàn)收資料，但是在我國(guó)目前企業(yè)建設(shè)過程中，很難做到全面監(jiān)督檔案資料質(zhì)量，導(dǎo)致在工程建設(shè)過程中存在大量無(wú)用資料，進(jìn)一步干擾工程檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，在我國(guó)目前建筑企業(yè)發(fā)展過程中，管理人員缺乏充分的管理意識(shí)，將管理工作主要落實(shí)于施工內(nèi)容，部分企業(yè)不能正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，為了進(jìn)一步縮減企業(yè)成本，在進(jìn)行檔案管理作業(yè)時(shí)，不斷縮減資金投入，同時(shí)認(rèn)為工程檔案管理作業(yè)不會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益造成較大影響，從而在具體作業(yè)時(shí)，不能對(duì)其進(jìn)行管理體質(zhì)的科學(xué)制定，影響工程建設(shè)。

3、處理策略

3.1 控制資料編寫過程

在管理檔案資料時(shí)，相關(guān)工作人員首先需要確保工程技術(shù)資料具有統(tǒng)一的表格樣式，在準(zhǔn)備籌建項(xiàng)目時(shí)，相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格基于工程具體特點(diǎn)進(jìn)行竣工資料表格的科學(xué)制定，確保能夠最大程度滿足檔案管理部門以及當(dāng)?shù)匦姓块T管理規(guī)定。有效統(tǒng)一表格樣式能夠在一定程度內(nèi)簡(jiǎn)化工程資料整理和編輯作業(yè)，他從而有效避免資料格式出現(xiàn)不規(guī)范和多樣化的現(xiàn)象。其次，還需要全面收集整理施工物質(zhì)資料，在進(jìn)行建筑項(xiàng)目施工作業(yè)時(shí)，受到時(shí)間以及其他因素的不良影響現(xiàn)場(chǎng)施工物質(zhì)，材料檢驗(yàn)報(bào)告和出廠合格證通常很難與相關(guān)材料同步到達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng)。基于此，現(xiàn)場(chǎng)管理人員必須確保及時(shí)收集復(fù)試資料，避免出現(xiàn)材料先用后試，對(duì)其工程進(jìn)度和工程質(zhì)量進(jìn)行更高程度的保障。在此過程中，企業(yè)需要設(shè)置專業(yè)人員跟蹤收集和整理相關(guān)資料，在進(jìn)行具體作業(yè)時(shí)，第一步需要嚴(yán)格檢查到達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng)的構(gòu)配件和原材料，同時(shí)，對(duì)其實(shí)驗(yàn)報(bào)告和材料合格證進(jìn)行及時(shí)收集和有效整理。在具體應(yīng)用相關(guān)材料之前需要審核廠家提供的實(shí)驗(yàn)報(bào)告和合格證書。在此過程中，還需要進(jìn)一步確保技術(shù)資料具有更高的完整度，只有確保具有完整的技術(shù)資料才能更為系統(tǒng)的呈現(xiàn)工程質(zhì)量和施工過程，因此，在進(jìn)行具體工作過程中，必須全面升級(jí)施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，確保能夠更為有效的控制工程投資問題，進(jìn)度問題和質(zhì)量問題。

3.2 科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)

現(xiàn)代科技的高速發(fā)展為我國(guó)建筑單位管理工程檔案資料提供了新的技術(shù)，管理技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)更高程度的信息化，在具體進(jìn)行管理作業(yè)時(shí)，相公，工作人員可以利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備管理檔案資料，通過科學(xué)構(gòu)建管理平臺(tái)，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建信息庫(kù)，確保企業(yè)管理逐步實(shí)現(xiàn)更高程度的信息化，滿足企業(yè)發(fā)展大趨勢(shì)。通過應(yīng)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備的編制建筑工程施工作業(yè)中各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的具體數(shù)據(jù)和資料，確保管理人員能夠更為便捷的查詢相關(guān)資料，進(jìn)而使管理人員具有更高的工作效率和工作質(zhì)量，有效推進(jìn)企業(yè)建設(shè)。

3.3 深化檔案管理意識(shí)，提高工作效率

深化檔案管理意識(shí)可以提高企業(yè)工程建設(shè)檔案管理工作的水平，是做好企業(yè)工程建設(shè)檔案管理工作的前提。要將檔案管理的重要性上升到思想意識(shí)層面，將工作落實(shí)到位。對(duì)此，企業(yè)要加強(qiáng)思想教育建設(shè)。加強(qiáng)企業(yè)文化宣傳，增強(qiáng)員工認(rèn)同感。建立工程檔案管理體系，提升工程建設(shè)中檔案管理的地位。建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制提高檔案管理人員的工作積極性，從而提高工作效率。

3.4 夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，提高管理水平

夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化水平，可以推動(dòng)管理水平的提高。首先，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期必須要按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)自身實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度和措施。歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、完整、規(guī)范是工程建設(shè)各階段檔案資料管理過程中必須達(dá)到的。與此同時(shí)，要促進(jìn)主體責(zé)任與監(jiān)督責(zé)任意識(shí)建設(shè)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案管理人員在工程檔案全過程中各自承擔(dān)的職責(zé)。完善檔案資料歸檔制度，建立項(xiàng)目建檔跟蹤機(jī)制，保證檔案收集整理等過程的連續(xù)性。

結(jié)語(yǔ)：

近幾年來，城鎮(zhèn)化步伐加快，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，致使建筑工程規(guī)模和數(shù)量都在增加，由此，建筑檔案的作用和價(jià)值日益凸顯。一般來說，建筑檔案是按照一定方式保存的具有價(jià)值的文字、圖片、聲像等材料，在建筑工程建設(shè)的過程中，其檔案能夠真實(shí)記錄施工狀況和建筑的全貌，對(duì)于國(guó)家來說，是非常寶貴的資料。而且對(duì)于建筑人員來說，建筑檔案是最直接、最有效獲取相關(guān)資料的途經(jīng)，所以加強(qiáng)建筑檔案的管理對(duì)于建筑業(yè)的發(fā)展有重要的意義。