論管理文秘課程實踐的重要性

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(吉林醫(yī)藥學(xué)院)

一、引言

現(xiàn)代社會信息多樣復(fù)雜，事務(wù)性工作龐雜繁瑣，對管理人才的能力和資源需求越來越高，公共管理事業(yè)專業(yè)的學(xué)生應(yīng)當致力于每一門專業(yè)課程的深入學(xué)習(xí)和實踐，才能夠響應(yīng)社會就業(yè)需求，其中管理文秘就是公共事業(yè)管理專業(yè)的一門應(yīng)用性非常強的專業(yè)課程。但是在實踐中，由于受到教學(xué)條件的制約和傳統(tǒng)填鴨式教育理念的束縛，導(dǎo)致管理文秘課程的開展無法切實得到實踐化實施，有害于學(xué)生的調(diào)研工作能力、督查信訪能力、會議管理能力、辦公室事務(wù)管理能力、檔案管理能力等各項核心能力的提升。有鑒于此，本文圍繞管理文秘課程的實踐性，結(jié)合管理文秘課程的內(nèi)容與價值，闡釋了其實踐的重要性及具體的實踐路徑，以期能夠為提高這門課程的課堂效率和實踐效果有所裨益。

二、管理文秘課程的內(nèi)容與價值

各個學(xué)校的管理文秘課程由于教材選用不一，具體內(nèi)容不盡相同，但概括起來大概有以下幾個內(nèi)容：

第一，調(diào)研工作。這一內(nèi)容一般是給學(xué)生列出多個調(diào)查報告的選題，學(xué)生可以自由組合，1～6人一組，進行選題、取樣、調(diào)查、分析、撰寫報告等工作的分工合作，完成一篇調(diào)查報告的撰寫。這是一個綜合性的課程內(nèi)容，學(xué)生在這個過程中需要鍛煉溝通能力、文字素養(yǎng)、邏輯思維能力、團隊協(xié)作能力等。

第二，督查信訪。這一內(nèi)容一般是鍛煉學(xué)生接待和處理來查來訪的能力，課堂上這一內(nèi)容的開展具體素材不容易選取，一般是采用情境模擬的方式開展教學(xué)，盡可能落到實踐中去。

第三，會議管理。這一內(nèi)容是要學(xué)生學(xué)會如何籌備、召集、召開會議以及對會議工作的善后處理，這一內(nèi)容的課堂教學(xué)開展方式多種多樣，情景模擬、案例互動、開放體驗都可以。

第四，辦公室事務(wù)管理。這一內(nèi)容就要求學(xué)生把自己定位為一名辦公室文秘專員，處理日常辦公中可能遇到的各種事情，如撰寫文稿、召開會議、開展調(diào)研、演講、報告等，對學(xué)生的綜合實踐能力要求較高。

第五，檔案管理。檔案管理是文字管理工作的延伸，是將文稿、檔案、數(shù)據(jù)進行整合、分類、歸檔。

三、管理文秘教學(xué)課程實踐的重要性

(一)培育良好的文字素養(yǎng)

文字素養(yǎng)是文科學(xué)生的最基本能力，通過管理文秘課程中的調(diào)研工作、會議記錄等，形成調(diào)研報告、會議報告，最終就能夠鍛煉學(xué)生的文字素養(yǎng)。教師可以就學(xué)生的文字材料進行格式、形式和語句上的指導(dǎo)，但是歸根結(jié)底還是要學(xué)生自己動筆、動腦，這樣才能不斷磨煉出良好的文字素養(yǎng)。例如，有的學(xué)生將來可能會成為領(lǐng)導(dǎo)的文秘或者辦事助手，領(lǐng)導(dǎo)大會小會的演講稿都需要文秘來起草、撰寫，文稿的撰寫需要搜集資料、分析調(diào)研數(shù)據(jù)，最終形成初稿，然后不斷修正加工，這一切都需要良好的文字素養(yǎng)來支撐。

(二)提高檔案管理的能力

檔案管理是文字管理工作的延伸，我們撰寫的文稿、搜集的資料、調(diào)研的結(jié)果，最終都是要以檔案的形式留存，方便查閱。檔案管理工作包括了對文件材料的收集、整理、鑒定、檢索、保管、利用等環(huán)節(jié)，其最終目的是為機關(guān)或企事業(yè)單位的中心工作提供素材、憑證與參考。例如，有的學(xué)生將來可能會在政府機關(guān)工作，針對當年的工作進行總結(jié)，一定要對比往年的工作數(shù)據(jù)，如果往年的工作數(shù)據(jù)沒有檔案管理，無從查閱，那么今年的工作總結(jié)就無法對比，也無法印證成效如何。檔案管理的實踐不同于管理文秘課程的其他內(nèi)容，缺乏實踐場所，多數(shù)教師只能停留在講解上，正確的做法是應(yīng)該帶學(xué)生到學(xué)校的圖書館、檔案館去，親子觀摩實踐中的檔案管理是如何開展的，這樣才能將檔案管理落到實踐中去。

(三)形成組織協(xié)調(diào)辦事能力

現(xiàn)在無論是政府機關(guān)還是企事業(yè)單位，沒有一個單位不需要召開會議，甚至有的單位每天都要召開會議，管理文秘課程中的會議工作對組織協(xié)調(diào)辦事能力非常高，實踐中，文秘專員往往需要負責(zé)會務(wù)的籌備、召集、召開、善后等一系列工作，而且這些工作都不是流水作業(yè)，是需要發(fā)揮主觀能動性的，因為每一次會議的目的、場所、參會人員都不一樣，會議工作負責(zé)人就是要將所有資源整合，圓滿完成會議。開展管理文秘課程中的會議管理內(nèi)容教學(xué)時，教師應(yīng)當積極運用情境教學(xué)的方式，讓學(xué)生到實踐中去鍛煉，才能夠鍛煉組織協(xié)調(diào)辦事能力。創(chuàng)設(shè)情境，即以“情”激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和學(xué)習(xí)欲望，用“境”為學(xué)生提供認知背景，這種教學(xué)方式和方法早在20世紀80年代就被廣泛應(yīng)用于各個學(xué)科的教學(xué)，由于管理文秘課程是一門需要切身去感受、體驗和領(lǐng)悟的學(xué)科，所以情境教學(xué)實踐的應(yīng)用就顯得更加重要了。

(四)信息管理提高管理效率

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+模式的普及，大數(shù)據(jù)時代、信息時代早就已經(jīng)來臨，各行各業(yè)都徜徉在信息的海洋里分享紅利，同時信息管理對于提高各行各業(yè)的工作效率也是不言而喻的。上個世紀電腦還不算普及，但是現(xiàn)在每一個單位、每一名員工都有工作電腦，足見信息管理的重要性。管理文秘課程中的信息管理內(nèi)容，雖然不要求學(xué)生具備超高的數(shù)據(jù)庫IT能力，但是文秘管理部門的信息是一種特殊類型的社會信息，為領(lǐng)導(dǎo)部門提供準確、有效的信息是其實現(xiàn)科學(xué)決策和有效管理的重要條件和依據(jù)，學(xué)生最起碼需要掌握看懂數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)的基本能力。教學(xué)實踐中許多教師對信息管理內(nèi)容的授課較為困擾，因為公共事業(yè)管理專業(yè)的學(xué)生多數(shù)為文科生，對信息管理的應(yīng)用學(xué)習(xí)困難，筆者認為，教師和學(xué)生都必須認識到這一內(nèi)容的重要性，同時未來的工作崗位上，信息管理能力是不可缺少的能力之一，因此，內(nèi)容的實踐更加重要。

(五)養(yǎng)成良好的溝通能力

文秘人員在組織中起到樞紐與協(xié)調(diào)的作用，要完成一個組織中上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的工作，溝通能力特別是有效的溝通是文秘人員必備的一個基本素質(zhì)，有效溝通是保證組織良好運轉(zhuǎn)的潤滑劑。能在盡量短的時間內(nèi)，得到需要的盡可能多的有用信息，這才是具備了有效溝通能力的一種體現(xiàn)。溝通能力的鍛煉不是一蹴而就的，應(yīng)當滲透在管理文秘課程的每一項內(nèi)容中，在調(diào)研工作中，讓學(xué)生親自參與，和調(diào)研對象互動、交談，取得調(diào)研對象的信任，讓調(diào)研工作事半功倍；在督查信訪中，讓學(xué)生體驗如何處理來查來訪，如何接待來查來訪人員，應(yīng)對多種突發(fā)事件，不知不覺中鍛煉溝通能力；在會議管理中，讓學(xué)生模擬會議的各個環(huán)節(jié)和場景，設(shè)計一些棘手問題，在實踐中磨練學(xué)生的溝通處事能力；在辦公室事務(wù)管理和檔案管理中，讓學(xué)生圍繞主題撰寫文字材料并進行演講，也能夠提升學(xué)生的溝通實踐能力……凡此種種，不一而足。

四、結(jié)語

作為公共事業(yè)管理專業(yè)的學(xué)生，畢業(yè)后大多數(shù)要走上文秘、管理、綜合等崗位，因此必須具備基本的溝通、組織、文字、檔案、信息管理等核心能力，管理文秘課程恰好是鍛煉這些核心能力的。為了能夠讓學(xué)生更快地成長，更有的放矢地應(yīng)用，管理文秘課程必須是基于實踐開展教學(xué)的，只有發(fā)揮了學(xué)生的主觀能動性，才能夠讓學(xué)生真正習(xí)得實踐能力。值得一提的是，管理文秘課程中的各項內(nèi)容不是孤立存在的，在實踐中往往是多種能力并用的，因此管理文秘課程的教學(xué)還必須將多個內(nèi)容融合以開展實踐教學(xué)。