分析當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

文/張東宏 涼城縣房地產(chǎn)管理局 內(nèi)蒙古涼城 013750

檔案是記錄和保存信息、數(shù)據(jù)和知識的重要門類。檔案的收集、整理、存檔和利用決定著一個企業(yè)能否更好的向前發(fā)展。例如：2007年5月，某企業(yè)職工陳先生在某地的私人用房要進(jìn)行拆遷，拆遷單位在重新安置住房時，陳先生對安置面積有異議，因此來到區(qū)檔案館尋求幫助，區(qū)檔案館當(dāng)即為他查閱了1990年北園路的私房建筑執(zhí)照申請表和圖紙，確定了私房建筑面積，并復(fù)印成件，為安置住房面積提供了依據(jù)。由此可見，檔案在生活中也是很重要的，因此將檔案統(tǒng)計(jì)融入檔案管理刻不容緩。

1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)涵

檔案是一種記載信息、數(shù)據(jù)的載體，具有一定的保存價值，用一句話來概述就是一種歷史記錄。檔案統(tǒng)計(jì)是通過數(shù)字和表格的形式，利用各種統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，將檔案工作中的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢進(jìn)行描述和分析。真實(shí)、準(zhǔn)確的將檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析展現(xiàn)在檔案工作中。因此，檔案管理中如果沒有引入統(tǒng)計(jì)，那就只能盲目管理，沒有統(tǒng)計(jì)的提供，就不能具有真實(shí)性的特點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)的表達(dá)方式是通過數(shù)據(jù)來表現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作，因?yàn)閿?shù)據(jù)的變化更加直觀、形象的體現(xiàn)出統(tǒng)計(jì)工作的狀態(tài)，從而將管理工作做的更好。

檔案統(tǒng)計(jì)可以更好的保證檔案管理工作有序地進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)利用統(tǒng)計(jì)技術(shù)，用數(shù)字的形式反映當(dāng)前企業(yè)在檔案管理方面存在的問題，對所存在的問題進(jìn)一步認(rèn)知，從而針對此類問題制定相應(yīng)的解決策略，不斷地完善企業(yè)的檔案管理。

2、檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀

2.1 檔案統(tǒng)計(jì)工作人員意識不強(qiáng)

當(dāng)前，許多檔案統(tǒng)計(jì)人員消極怠工，在檔案統(tǒng)計(jì)工作中缺乏嚴(yán)密性，對待統(tǒng)計(jì)工作的態(tài)度不端正，對于檔案統(tǒng)計(jì)工作認(rèn)識不到位，隨意編寫、改變數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確。有的人甚至鋌而走險在數(shù)字上做文章，用來謀取一些蠅頭小利，這樣大大影響了統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。使得檔案統(tǒng)計(jì)工作不能很好的為社會取得良好的經(jīng)濟(jì)效益，不僅阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展，而且也使我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后。

2.2 檔案統(tǒng)計(jì)人員綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前統(tǒng)計(jì)人員專門從事檔案統(tǒng)計(jì)事業(yè)的人寥寥無幾，大部分都是兼職人員，沒有接受過專業(yè)的指導(dǎo)，缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)。另外許多公司還是“年年搞統(tǒng)計(jì)，年年換新人”導(dǎo)致檔案統(tǒng)計(jì)人員綜合素質(zhì)不高。

3、檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

3.1 檔案統(tǒng)計(jì)有利于加強(qiáng)檔案管理認(rèn)知

每一個企業(yè)都有大量并且繁瑣的檔案信息進(jìn)行分類管理，很難從眾多的檔案信息中找到檔案管理工作中的問題。檔案統(tǒng)計(jì)的出現(xiàn)令雜亂的檔案信息以數(shù)字和表格的形式表現(xiàn)出來，使得檔案管理中出現(xiàn)的問題清晰可見，從而更好的解決其中的問題，讓人們對檔案管理有一定的認(rèn)知，完善檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理措施，為檔案管理工作有效進(jìn)行提供強(qiáng)力"助燃劑""。

3.2 檔案統(tǒng)計(jì)有利于提升檔案管理水平

檔案部門將統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)根據(jù)自己的需要把這些資料進(jìn)行分析，計(jì)算，了解檔案各方面發(fā)展的情況，掌握發(fā)展規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。真實(shí)的反映出各個部門的狀況，有利于檔案管理人員更好的解決企業(yè)存在的安全隱患。除此之外，檔案統(tǒng)計(jì)可以對檔案信息進(jìn)行整理和規(guī)劃，使檔案管理工作更加井然有序，大大提高檔案管理工作的效率，使檔案管理水平有效提升，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

3.3 檔案統(tǒng)計(jì)有利于合理規(guī)劃檔案管理工作

檔案管理工作包括檔案信息的收集、整理、分析、計(jì)算、存檔、保管和檔案等，還有一部分需要管理人員的編輯。同時，在另一方面上，基于工作量過大，工作要求過多，會給工作人員的檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)，工作人員應(yīng)聯(lián)系實(shí)際、根據(jù)個人能力水平，合理開展有效措施，以期提高管理工作認(rèn)知度，為檔案管理工作找到適合發(fā)展方向，利于之后的檔案管理工作做好提前部署。

4、更好發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

4.1 加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)人員自身素質(zhì)

檔案統(tǒng)計(jì)人員需要有效的整理所有的檔案信息，而且要保護(hù)檔案完整性和真實(shí)性。所以檔案管理工作人員自身素質(zhì)對于檔案管理有著非常重要的意義。在實(shí)際工作過程中難免會遇到一些問題，這就需要統(tǒng)計(jì)人員從容面對，積極處理。由此可看出高素質(zhì)的檔案統(tǒng)計(jì)人員具有完善的專業(yè)統(tǒng)計(jì)知識、高度的敬業(yè)精神和職業(yè)道德精神。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，一定要結(jié)合自身情況，積極引入優(yōu)秀的統(tǒng)計(jì)人，同時提高當(dāng)前統(tǒng)計(jì)人員的思想覺悟，只有這樣才能在檔案管理的工作中發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的作用。

4.2 不斷完善檔案統(tǒng)計(jì)體系，促進(jìn)檔案管理

在當(dāng)前信息時代的背景下，我國在檔案統(tǒng)計(jì)方面的規(guī)章制度還不夠完善，經(jīng)常會發(fā)生一些信息錯誤的現(xiàn)象，導(dǎo)致?lián)p失比較嚴(yán)重。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的情況不斷完善檔案統(tǒng)計(jì)體系。這樣就能起到有效的約束作用，，不斷提升檔案管理人員對信息的時效性和準(zhǔn)確性的認(rèn)識，建立完善的檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，更好的激發(fā)管理人員的積極性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的有效提升。

4.3 檔案統(tǒng)計(jì)的規(guī)范創(chuàng)新

①構(gòu)建一個科學(xué)合理的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，建立完善的人事任用制度，堅(jiān)決抵制領(lǐng)導(dǎo)及工作人員篡改統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。采用激勵方式來激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力，提高檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

②檔案管理過程中，去向查調(diào)、借閱時間以及借閱人員是其工作的重點(diǎn)，而基于這些注意事項(xiàng)，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作的力度，保持其嚴(yán)密性、安全性。例如：建筑企業(yè)中，檔案管理工作人員應(yīng)進(jìn)行人員登記，依據(jù)查閱原因、時間和歸還期限，做好內(nèi)容歸檔，且針對重要檔案，應(yīng)提加警惕性，做好重點(diǎn)標(biāo)注。

③加強(qiáng)檔案管理設(shè)備建設(shè)，不應(yīng)故步自封，采用傳統(tǒng)筆錄，記載于紙質(zhì)檔案，應(yīng)結(jié)合時代創(chuàng)新性，積極運(yùn)用電腦程序軟件，實(shí)行科學(xué)高效化管理，以期提高檔案管理工作質(zhì)量。

結(jié)語：

總而言之，在信息化的社會中檔案統(tǒng)計(jì)對于企業(yè)檔案信息的儲存和整理具有十分重要的意義。完善相應(yīng)檔案管理制度，積極運(yùn)用信息管理技術(shù)，并加以提高管理人員素質(zhì)，以期推進(jìn)我國檔案管理工作科學(xué)性革新，從而確保企業(yè)、學(xué)校、政府單位的健康發(fā)展。