李美俊,王廣利,張枝煥,倪智勇,羅情勇,宋到福
1. 中國(guó)石油大學(xué)(北京) 地球科學(xué)學(xué)院,北京 102249;2. 長(zhǎng)江大學(xué) 資源與環(huán)境學(xué)院,湖北 武漢 430100
科技論文寫作與發(fā)表是研究生學(xué)習(xí)階段科學(xué)研究素質(zhì)訓(xùn)練的必要環(huán)節(jié)。發(fā)表一定數(shù)量的高質(zhì)量科技論文,是目前許多科研院所對(duì)研究生,特別是博士研究生畢業(yè)和獲得學(xué)位的必要條件。盡管有越來越多的呼聲要求不能硬性規(guī)定研究生必須發(fā)表論文,但筆者認(rèn)為,發(fā)表論文只是一種形式,背后所包含的能力和素質(zhì)訓(xùn)練絕對(duì)是必要的,比如文獻(xiàn)閱讀和總結(jié)的能力、發(fā)現(xiàn)科學(xué)問題的能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、組織材料的能力、邏輯思維能力、學(xué)術(shù)規(guī)范的訓(xùn)練等。所以應(yīng)該辯證地看待論文的作用,不宜過分夸大,或者簡(jiǎn)單機(jī)械地根據(jù)論文數(shù)量和刊物級(jí)別進(jìn)行評(píng)價(jià),但也不能一概而論,全面否定。
大多數(shù)院校開設(shè)了科技論文寫作相關(guān)的課程,研究生在論文寫作的基本要求、論文各個(gè)要素的結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言特征及撰寫技巧等方面可能接受了部分訓(xùn)練,但對(duì)論文投稿過程和發(fā)表技巧方面的知識(shí),大都由導(dǎo)師或者學(xué)長(zhǎng)進(jìn)行一些零星的經(jīng)驗(yàn)傳授,缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。論文初稿完成后,投稿、改稿以及最終接受之前的各個(gè)環(huán)節(jié),都關(guān)系到論文是否能夠最終發(fā)表,所以如何投稿也非常重要[1-2]。前人已發(fā)表過不少關(guān)于論文寫作與發(fā)表技巧的文章[1-11],本文主要結(jié)合筆者在論文投稿和發(fā)表過程中積累的一些經(jīng)驗(yàn),詳細(xì)介紹如何選擇期刊、如何推薦審稿人、如何改稿和回應(yīng)審稿人、如何跟蹤稿件狀態(tài)等技術(shù)環(huán)節(jié),以便為剛開始英文科技論文寫作的廣大研究生,提供一些可操作的方法和技巧。
論文初稿完成,只是成功了一半,選擇合適的期刊并發(fā)表,才算大功告成。一般有經(jīng)驗(yàn)的作者,在選題和撰寫過程中,對(duì)將來準(zhǔn)備投到哪個(gè)期刊,大致已心中有數(shù)。期刊的選擇主要是取決于成果的質(zhì)量,包括項(xiàng)目的級(jí)別、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)的新穎性、取得結(jié)果的重要程度以及初稿撰寫水平的高低等。一般來講,可以將初稿與引用的參考文獻(xiàn)進(jìn)行比較,或者調(diào)研與文章主題相近的論文已發(fā)表到了什么樣的刊物。論文的主題必須與期刊的范圍一致,文章直接被編輯部拒稿的主要原因之一就是“與本刊主題不符”或者“不夠優(yōu)先出版”。
其次,要考慮的是影響因子和論文錄用或者見刊的時(shí)限要求。學(xué)校可能對(duì)研究生論文發(fā)表的級(jí)別或者影響因子有規(guī)定,所以要考慮刊物的影響因子。關(guān)于發(fā)表時(shí)間的要求,一些資深的科學(xué)家更在意成果的影響力,不在乎發(fā)表的周期長(zhǎng)短。而對(duì)年輕的研究生來講,由于畢業(yè)和就業(yè)的壓力,他們更在意文章發(fā)表的周期,同等情況下,可能更趨向“容易”發(fā)表的期刊投稿。總而言之,要根據(jù)自己的實(shí)際情況,選擇最合適的期刊投稿。
作為研究生,大都剛開始科技論文寫作,經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)的素養(yǎng)畢竟有限,所以應(yīng)該盡自己最大的努力撰寫初稿并修改。要把文章當(dāng)成一件作品、一件藝術(shù)品仔細(xì)雕琢、反復(fù)加工。試想一下,如果你自己都沒把握、自己都不滿意的作品,編輯、讀者和審稿人能滿意嗎?所以初稿完成以后,應(yīng)再仔細(xì)閱讀并修改。也可以請(qǐng)同學(xué)、朋友審閱,同學(xué)之間交叉校稿,能找出很多自己不易察覺的小問題,比如字母大小寫、一些特殊的符號(hào)、參考文獻(xiàn)引用格式、參考文獻(xiàn)著錄格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、中英文字符的差別(例如中英文的括號(hào)、引號(hào)的差別)等。應(yīng)盡量避免基本的語(yǔ)法、句法、拼寫和格式錯(cuò)誤。在編輯和審稿人看來,論文寫作的態(tài)度和素養(yǎng)也間接地反映了作者科學(xué)研究的態(tài)度和能力。
一般的國(guó)際性學(xué)術(shù)期刊,需要上傳所有作者的聯(lián)系方式,主要是姓名和電子郵箱地址。編輯部收到作者的稿件以后,會(huì)給每位作者發(fā)電子郵件,確認(rèn)所有作者都知情并告知編輯部同意作為該論文的共同作者。所以論文第一作者或者通訊作者在投稿之前應(yīng)該讓所有的共同作者知情并審閱稿件,特別要杜絕在不知情的情況下,署名共同作者的現(xiàn)象。如果該共同作者收到郵件后,因?yàn)椴恢榛蛘邔W(xué)術(shù)觀點(diǎn)有分歧,不同意署名,編輯理所當(dāng)然地會(huì)意識(shí)到該論文并沒有按照要求得到所有共同作者的同意而投稿,會(huì)影響論文的繼續(xù)送審和發(fā)表,更嚴(yán)重的后果是造成不誠(chéng)信的印象。
在線投稿系統(tǒng)一般需要第一作者和通訊作者先注冊(cè),所以作者在正式投稿之前,可以先注冊(cè),進(jìn)入投稿系統(tǒng),了解大致流程,甚至模擬一遍投稿過程,熟悉整個(gè)流程,發(fā)現(xiàn)缺少的文件和資料,事先準(zhǔn)備好,以便順利投稿。
一般的國(guó)際性學(xué)術(shù)期刊,比如Elsevier旗下的期刊,需要作者提供文章的要點(diǎn),對(duì)自己論文的核心成果進(jìn)行高度總結(jié)。一般3~5條,每條不超過85個(gè)字符(包含空格)。許多研究生不太重視,隨便應(yīng)付,或者一條要點(diǎn)的字符數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過85個(gè),企圖蒙混過關(guān)。編輯肯定會(huì)檢查,不符合要求的會(huì)退回重新修改,雖說不是大事,但也會(huì)給編輯造成不嚴(yán)謹(jǐn)或者不尊重該期刊的印象。
投稿時(shí),論文作者往往需要上傳一份附信。該附信已逐漸格式化了,有固定的語(yǔ)言和表達(dá),比如作者需要聲明所有共同作者知情并同意投稿、該論文沒有在其他刊物發(fā)表或者處于投稿階段、是否存在利益沖突等,有的期刊要求在附信中列出推薦的審稿人,有許多模板供參考[2,11],限于文章篇幅,這里不再贅述。但附信的核心內(nèi)容是成果的高度總結(jié),告訴編輯你做了什么,為什么你的成果重要、值得發(fā)表。一封好的附信能讓主編快速判斷該文章是否值得繼續(xù)送審。
一般的國(guó)際學(xué)術(shù)期刊需要單獨(dú)上傳圖表,對(duì)圖件分辨率、格式和文件大小都有嚴(yán)格要求,應(yīng)按照投稿指南認(rèn)真準(zhǔn)備。圖中的字形、字號(hào)、線條粗細(xì)等應(yīng)統(tǒng)一并協(xié)調(diào),最好的辦法是參照該期刊近期發(fā)表的文章,并逐漸形成自己固有的風(fēng)格。圖件一般以彩色為宜,以便于審稿人和讀者閱讀。
一般的國(guó)際性學(xué)術(shù)期刊,在投稿時(shí),需要作者推薦3~6個(gè)審稿人,主編或者副主編一般不會(huì)完全根據(jù)作者推薦的審稿人來評(píng)審你的文章,但也必須認(rèn)真對(duì)待。有時(shí)候推薦合適的審稿人,也反映了作者的學(xué)術(shù)視野和把握研究方向的能力。如何推薦審稿人,盡管不同的刊物可能有不同的具體要求,但總的來說應(yīng)該遵循以下原則。
推薦的審稿人最好是來自不同國(guó)家或者地區(qū),至少2~3個(gè)國(guó)家或者地區(qū),以體現(xiàn)評(píng)審專家的國(guó)際性。大部分研究生剛剛邁入科學(xué)研究的門檻,所了解的同行專家非常少,所以推薦的是國(guó)內(nèi)了解的非常有限的幾個(gè)同行。一般而言,推薦的審稿專家的水平和范圍間接地反映了作者的學(xué)術(shù)視野和學(xué)術(shù)能力。
推薦的審稿人一般是在本領(lǐng)域發(fā)表過一定數(shù)量英文科技論文的同行,最好是在所投期刊上,最近發(fā)表過類似的文章。審稿是一個(gè)義務(wù)勞動(dòng),是純粹的為科學(xué)研究服務(wù),也是一個(gè)非常辛苦的過程,唯一的回報(bào)是在審稿過程中有所收獲。最合適的審稿人,是對(duì)你的成果感興趣,愿意閱讀你文章的人。所以最好的辦法就是從文章引用的參考文獻(xiàn)中遴選。最近在同一刊物發(fā)表過相關(guān)論文的作者,最有可能對(duì)你的研究感興趣,最愿意評(píng)審你的論文。另外,審稿人本人剛剛在該刊物發(fā)表了論文,從內(nèi)心來講也愿意支持該刊物的發(fā)展。如果文章涉及國(guó)內(nèi)某個(gè)地區(qū)或者某個(gè)特殊領(lǐng)域、某個(gè)部門等國(guó)外專家不是很熟悉的地方,比如某篇論文涉及中國(guó)塔里木盆地的油氣地質(zhì)問題,推薦的審稿人中應(yīng)該有一名來自國(guó)內(nèi)且對(duì)塔里木盆地油氣地質(zhì)背景非常熟悉的專家。
在投稿系統(tǒng)中,一般至少要求填寫審稿人的姓名、郵箱、推薦理由。其他的信息,如單位、通信地址、學(xué)位等是選填項(xiàng)。填寫一定要認(rèn)真,不能出拼寫錯(cuò)誤,填寫理由最好具體,比如,該審稿專家最近在哪個(gè)刊物發(fā)表了一篇什么樣的文章,在哪個(gè)領(lǐng)域做出了什么樣的成果等。所提供的郵箱應(yīng)該是審稿人的單位郵箱。最近頻繁報(bào)道的學(xué)術(shù)造假問題,其中一個(gè)造假方法就是編造虛假審稿人信息。所以編輯部要求作者填寫審稿人的單位郵箱,而不是私人或者商業(yè)郵箱。因?yàn)閱挝挥蛎泥]箱可以證明一個(gè)人的單位隸屬關(guān)系,比如abc@efg.edu.cn就表明該審稿專家在中國(guó)教育系統(tǒng)的某個(gè)單位工作。最好的辦法就是從已發(fā)表的論文中查找審稿人的聯(lián)系方式。
如果不同學(xué)者之間存在學(xué)術(shù)觀點(diǎn)分歧或者有利益沖突,可提出需要回避的專家信息。一般的文章不會(huì)涉及這個(gè)問題,如果自己沒把握,可以征求導(dǎo)師的意見。
剛進(jìn)入科學(xué)研究大門的研究生,所了解認(rèn)識(shí)的同行非常有限,推薦合適的審稿人也是一個(gè)不小的難題。平時(shí)多閱讀文獻(xiàn),通過文獻(xiàn)了解目前國(guó)際上有哪些活躍的同行正在做類似的研究工作。還有就是參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、聽學(xué)術(shù)報(bào)告、做學(xué)術(shù)報(bào)告,可以更多地了解同行專家,也讓同行專家了解你。當(dāng)然最好的途徑是多發(fā)表文章,平時(shí)注意積累同行專家的信息,形成自己的專家信息庫(kù)。
投稿不是一蹴而就的事,不是上傳文檔,點(diǎn)擊“確認(rèn)”鍵這么簡(jiǎn)單輕松,如果前面的準(zhǔn)備工作沒做好,可能需要中斷投稿過程,另外準(zhǔn)備上述必要的文件和資料,后續(xù)再接著投稿。這時(shí)候需要有耐心,需要靜下心來,千萬(wàn)不要急躁或者草草了事。在完成上述環(huán)節(jié)以后,一般會(huì)生成一個(gè)完整的pdf格式文件,需要作者下載并打開預(yù)覽,這時(shí)候應(yīng)該仔細(xì)檢查一遍,因?yàn)檫@是正式投稿前最后一次修改的機(jī)會(huì)。確認(rèn)無(wú)誤,才可以最終確認(rèn)“approve”完成投稿。
常見退回(不是拒稿)的原因,是沒有嚴(yán)格按照刊物的格式要求,比如正文沒有行號(hào)、圖件沒有單獨(dú)上傳、“highlights”字?jǐn)?shù)不符合要求、推薦的審稿人不符合要求(常見的錯(cuò)誤是推薦了與作者來自同一單位的審稿人)。一些中文office處理系統(tǒng)中輸入的符號(hào),在英文操作系統(tǒng)中不能正常顯示,變成了怪符號(hào),比如“℃”,在中文編輯系統(tǒng)中是一個(gè)單獨(dú)的符號(hào),而在英文編輯系統(tǒng)中卻沒有,只能是一個(gè)上標(biāo)的圓圈加字母“C”構(gòu)成。所以作者必須仔細(xì)閱讀投稿指南,嚴(yán)格按照要求準(zhǔn)備,在第一次向某個(gè)刊物投稿的時(shí)候,最好仔細(xì)閱讀2~3遍投稿指南。退回修改不僅耽誤時(shí)間,拉長(zhǎng)了審稿周期,更重要的是給編輯造成不嚴(yán)謹(jǐn)或者不尊重該期刊的印象。特別是被前一個(gè)期刊拒稿以后,改投其他期刊的時(shí)候,在一種不愉快和急躁的心情下投稿,很容易出現(xiàn)格式修改不徹底的錯(cuò)誤。
經(jīng)過編輯部的格式審查,主編或者副主編的初步評(píng)估,認(rèn)為可以送審,就可以稍微地放松一下心情了,因?yàn)椴簧俚奈恼禄驹谶@個(gè)階段直接被編輯拒稿了,特別是《Nature》《Science》等著名的國(guó)際級(jí)期刊,大部分稿件都沒進(jìn)入送審環(huán)節(jié)。一旦編輯部格式審查和主編初審合格以后,你就會(huì)在投稿系統(tǒng)中看到“reviewers invited”狀態(tài),表明主編或者副主編正在邀請(qǐng)審稿人。這個(gè)階段的時(shí)間有長(zhǎng)有短,因?yàn)檠?qǐng)的審稿人如果不愿意審稿的話,主編或者副主編會(huì)重新選擇審稿人,一直到“under review”狀態(tài),那么你的稿件就已正式送審,可以安心等待結(jié)果了。不同的刊物要求審稿專家返回意見的時(shí)間長(zhǎng)短不同,短的三周、四周,長(zhǎng)則幾個(gè)月[6],但審稿人有時(shí)候存在拖延的情況。如果稿件處于“decision in progress”狀態(tài),意味著審稿過程已結(jié)束,編輯部正在做最后的決定。如果“under review”狀態(tài)的時(shí)間太久,可以給主編或者負(fù)責(zé)稿件的副主編發(fā)一封簡(jiǎn)單的郵件,詢問一下稿件的進(jìn)展,但語(yǔ)氣要委婉,不要抱怨或者催促。
當(dāng)你收到“accept as submitted”的時(shí)候,那么恭喜你,因?yàn)閷?duì)大多數(shù)刊物來說,這樣的決定是非常稀少的,比如大多數(shù)生物醫(yī)學(xué)方面期刊來說,通常少于5%[11]。無(wú)論多好的文章,總有需要修改完善的地方。如果收到“revise and resubmit”的決定,那么同樣是值得高興的事,意味著審稿專家和編輯基本認(rèn)可你的成果,對(duì)你的研究感興趣,如果圓滿地回答了審稿人和編輯的質(zhì)疑,文章很大可能被接受發(fā)表。所以如何改稿和回應(yīng)審稿人至關(guān)重要。
絕大多數(shù)審稿人都是自愿服務(wù),國(guó)內(nèi)部分期刊會(huì)付給審稿專家少量審稿費(fèi),但這根本不是審稿人愿意審稿的動(dòng)機(jī),而是完全出自推動(dòng)科學(xué)研究發(fā)展的一份責(zé)任和自己的研究興趣。所以首先應(yīng)對(duì)審稿人與編輯的付出和提出的意見建議表示感謝,改稿的過程就是一次難得的與同行專家交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。一些細(xì)心負(fù)責(zé)的審稿人甚至對(duì)英語(yǔ)寫作和語(yǔ)言表達(dá)都提出了詳細(xì)的建議,這相當(dāng)于免費(fèi)給你做語(yǔ)言修改和潤(rùn)色。當(dāng)然也希望這樣的語(yǔ)言和表達(dá)錯(cuò)誤不要太多,一是浪費(fèi)評(píng)審專家的時(shí)間,二是語(yǔ)言問題太多的話,可能直接被編輯退回修改。
由于看問題的角度不同,審稿人有不同的意見,甚至嚴(yán)厲的批評(píng),可能讓你失望,甚至憤怒。這時(shí)候千萬(wàn)要認(rèn)真對(duì)待并尊重審稿人的批評(píng)和建議,千萬(wàn)不能因評(píng)價(jià)差或者修改起來太痛苦而放棄,放棄意味著完全失去了機(jī)會(huì),要盡自己最大的努力按照他們的意見修改。要相信審稿人和編輯絕不會(huì)埋沒一篇優(yōu)秀的文章,況且真正優(yōu)秀的成果,很多學(xué)者都會(huì)感興趣,即使學(xué)術(shù)觀點(diǎn)有分歧,想故意阻擋也是擋不住的。
一般的國(guó)際性學(xué)術(shù)刊物要求對(duì)審稿人和編輯的質(zhì)疑點(diǎn)對(duì)點(diǎn)回應(yīng)(point-by-point response),現(xiàn)在很多國(guó)內(nèi)期刊也開始這樣要求。點(diǎn)對(duì)點(diǎn)回應(yīng)的格式是將作者的回答,放在審稿人的每一條問題之下,針對(duì)審稿人的質(zhì)疑,詳細(xì)說明你是如何修改的。這樣的好處:一是避免作者遺漏審稿人的問題;二是便于編輯和審稿人再次評(píng)審的時(shí)候,很快就了解到作者對(duì)審稿意見的態(tài)度、是否已修改、如何修改的。
首先,應(yīng)該對(duì)他們的審稿和建議表示感謝,即使你認(rèn)為他們要求你做的事情沒有必要,你也一定要修改,他們這樣要求,也有他們自己的道理,要做出善意的回應(yīng)。其次,要避免籠統(tǒng)和簡(jiǎn)單的回答,比如“已修改”。這種回答沒有任何實(shí)質(zhì)性的作用,必須詳細(xì)說明你是如何修改的,修改的結(jié)果是什么。比如要求重新組織某部分的內(nèi)容,你一定要告訴審稿人,比如你增加了什么內(nèi)容,刪掉了哪句話,把哪句話的在文中的位置調(diào)整到另外某個(gè)位置等。
修改完成后,應(yīng)該提交一封附信,對(duì)編輯和審稿人的辛勤勞動(dòng)和提出的意見建議表達(dá)感謝,對(duì)文章的修改情況做一個(gè)總體說明,對(duì)有些審稿人提出的一些重要的問題,進(jìn)行簡(jiǎn)單的回復(fù),對(duì)一些目前沒能完全根據(jù)審稿人意見進(jìn)行修改的問題做必要的解釋說明。
首先,要避免情緒化或者質(zhì)疑審稿人歧視作者,甚至對(duì)審稿人或者他們的評(píng)論進(jìn)行攻擊和謾罵。審稿人不是你的敵人,一般不會(huì)故意與你作對(duì),即使偶爾有刁難的現(xiàn)象,也需要你有禮有節(jié)地用證據(jù)、數(shù)據(jù)或者其他人的觀點(diǎn)進(jìn)行辯護(hù)。
其次,要避免不做任何修改就改投其他刊物。相關(guān)研究領(lǐng)域的專家數(shù)量有限,下次可能又送到同一個(gè)專家手里,試想一下,當(dāng)再次收一份同樣的、沒做任何修改的稿件,審稿專家會(huì)是什么樣的心情。而且沒有對(duì)審稿意見進(jìn)行回應(yīng)和修改直接撤稿而改投其他刊物,也是對(duì)該期刊的不尊重,下次再向該期刊投稿可能就非常困難了。再次,要避免在點(diǎn)對(duì)點(diǎn)回應(yīng)中聲稱已修改,而正文中并沒有修改的情況。編輯和審稿人都能查閱到你的原稿和修改稿,也會(huì)進(jìn)行比對(duì)。如果發(fā)現(xiàn)正文中一些關(guān)鍵的部分出現(xiàn)這種情況,企圖蒙混過關(guān),后果就非常嚴(yán)重了,因?yàn)檫@是一種缺乏誠(chéng)信的表現(xiàn),比科學(xué)研究和論文寫作本身的問題更嚴(yán)重,可能直接被編輯拒稿。
最后,要避免訴苦和找不恰當(dāng)?shù)睦碛?,比如沒有實(shí)驗(yàn)條件、沒有樣品、資料不足等,或者告訴編輯“發(fā)表不了論文就不能按時(shí)畢業(yè)”,這些理由只能使結(jié)果更糟糕。期刊是發(fā)表學(xué)術(shù)成果的地方,不是慈善機(jī)構(gòu)。在現(xiàn)階段實(shí)在不能完成某些實(shí)驗(yàn)、提供所要求補(bǔ)充的資料或者其他更多的證據(jù),也要客觀合理的解釋,態(tài)度要誠(chéng)懇,語(yǔ)言要得體[8-9]。比如筆者發(fā)表關(guān)于塔里木盆地某區(qū)塊的油氣運(yùn)移和充注成藏文章的時(shí)候,一位審稿人希望我們補(bǔ)充一張研究區(qū)的構(gòu)造圖,更好地證明我們的觀點(diǎn)。但這樣的構(gòu)造圖確實(shí)很難得到,我們就告訴審稿專家,目前我們還沒有這樣的圖件,構(gòu)造圖也屬于石油公司的保密資料。僅僅這樣回復(fù)可能還不夠,我又仔細(xì)查找了更多的文獻(xiàn),從已發(fā)表的成果中找到了一張?jiān)摰貐^(qū)的巖溶分布圖,而且這張圖中巖溶的分布情況與文中預(yù)測(cè)的優(yōu)勢(shì)運(yùn)移通道也非常吻合,隨后在回復(fù)后面附上了這幅圖,并在原文后面增加了參考文獻(xiàn)。盡管最終未能根據(jù)審稿人的建議提供圖件,但編輯和審稿人也看出我們?cè)诒M最大努力回答這個(gè)問題,因而再次審稿的時(shí)候并沒有為難我們。
總而言之,投稿前認(rèn)真細(xì)致地修改論文初稿、根據(jù)論文成果質(zhì)量和論文發(fā)表的時(shí)限要求選擇合適的期刊、推薦合適的審稿人、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)回應(yīng)審稿人、根據(jù)審稿意見認(rèn)真改稿以及密切與編輯部保持聯(lián)系,對(duì)科技論文順利發(fā)表非常重要。