淺談中學(xué)教務(wù)管理工作效率的提高

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(廣州市陳嘉庚紀(jì)念中學(xué))

教務(wù)管理工作是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的橋梁和紐帶，連接著教學(xué)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，是保障教學(xué)正常進(jìn)行的核心。教務(wù)管理人員是學(xué)校教學(xué)工作的基層管理者，為全校師生的正常教學(xué)提供著基礎(chǔ)保障。教務(wù)管理工作效率的高低直接影響到與之相關(guān)的學(xué)校各環(huán)節(jié)的工作，因此，探討如何提高中學(xué)教務(wù)管理工作效率是十分必要的。

本文對(duì)中學(xué)教務(wù)人員、學(xué)生、專職教師進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，并輔以訪談意見(jiàn)，對(duì)當(dāng)前教務(wù)管理工作存在的問(wèn)題及影響工作效率的真實(shí)因素進(jìn)行分析和研究，以便找到解決中學(xué)教務(wù)管理工作效率底下的辦法。

一、教務(wù)管理的主要工作范圍

作為基層工作人員，教務(wù)員在教務(wù)管理中承擔(dān)著重要責(zé)任，他們的工作貫穿于整個(gè)教學(xué)工作之中，主要工作職責(zé)如下，教學(xué)教務(wù)常規(guī)工作：完成編班排課工作，學(xué)生學(xué)籍管理，保證正常教學(xué)秩序，收發(fā)與傳達(dá)日常教學(xué)文件與通知，以及教學(xué)資料的整理與保存；考務(wù)工作：協(xié)調(diào)做好各項(xiàng)考試安排，包括監(jiān)考的人員的安排，考試通知的發(fā)放，試卷的傳遞、回收、保密，考試成績(jī)的錄入分析等。教師工作量管理：完成教師年度教學(xué)工作量核算工作，教師業(yè)務(wù)、繼續(xù)教育及督導(dǎo)檢查檔案管理。

二、影響教務(wù)管理工作效率的因素

本人在從事一線教務(wù)管理工作多年，因此從教務(wù)員的視角出發(fā)結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)設(shè)計(jì)了問(wèn)卷，調(diào)查對(duì)象主要為廣州各中學(xué)教務(wù)人員，輔以學(xué)生及教師意見(jiàn)。本次調(diào)查共發(fā)放問(wèn)卷250份，回收有效問(wèn)卷236分，其中教務(wù)管理人員97人，學(xué)生64人，教師75人，同時(shí)對(duì)部分學(xué)生、教務(wù)人員進(jìn)行了訪談?wù){(diào)查。通過(guò)調(diào)查和訪談，發(fā)現(xiàn)了影響教務(wù)管理人員工作效率的主要因素有以下幾個(gè)方面：

1、機(jī)構(gòu)、人員設(shè)置不合理。目前中學(xué)教務(wù)管理組織架構(gòu)的科層制以及多重責(zé)任，教務(wù)人員工作多向多難的矛盾，使得教務(wù)管理工作效率低下。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，中學(xué)教務(wù)管理大都成金字塔結(jié)構(gòu)，管理層級(jí)多，在一個(gè)學(xué)校8個(gè)左右的教務(wù)人員隊(duì)伍中，設(shè)置3個(gè)及以上教務(wù)主任的學(xué)校占到總比例的61%，教務(wù)員需要向2個(gè)及以上教務(wù)主任負(fù)責(zé)的占到57%，這樣的組織管理模式，使教務(wù)員陷入多重責(zé)任的矛盾之中，加大了日常協(xié)調(diào)工作的難度，人員工作職能之間也會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重交叉，因此容易造成工作中責(zé)任不清，人員之間彼此推諉的現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，勢(shì)必日漸削弱普通教務(wù)員的工作積極性，大大影響教務(wù)管理工作的效率。

2.對(duì)教務(wù)管理工作重視度不高，管理機(jī)制不完善。教務(wù)管理工作區(qū)別于普通教學(xué)工作，通常是在幕后進(jìn)行，工作內(nèi)容涉及面廣，內(nèi)容繁雜，除了完成基本與教學(xué)相關(guān)的工作任務(wù)之外，教務(wù)員還需面對(duì)大量事務(wù)性工作，難以看到直接性成果。而由于教務(wù)工作中許多環(huán)節(jié)難偏向事務(wù)形，無(wú)法以具體指標(biāo)進(jìn)行量化，也很難直接計(jì)算教務(wù)員所取得相關(guān)業(yè)績(jī)，因此教務(wù)員崗位的重要性較難得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及其他師生的重視。從調(diào)查問(wèn)卷的結(jié)果顯示，被調(diào)查師生中，認(rèn)為教學(xué)管理工作重要性一般的師生占比67.1%，只有7.4%的師生認(rèn)為教務(wù)管理工作十分重要?？梢钥闯龃蠖鄶?shù)師生在最重要程度上任務(wù)教務(wù)管理工作重要程度一般，只是常規(guī)性工作，重要性不強(qiáng)。也是由于學(xué)校對(duì)教務(wù)管理工作的重視度不夠，在管理機(jī)制上也存在考核管理體系松散等問(wèn)題，就調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，72%的教務(wù)員表示學(xué)校教務(wù)相關(guān)規(guī)定只是部分執(zhí)行，9%的教務(wù)管理人員認(rèn)為純屬擺設(shè)。可以看出大多數(shù)學(xué)校都有與教務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度，但并不能得到有效的執(zhí)行。

3.教務(wù)人員素質(zhì)參差不齊。從調(diào)查結(jié)果顯示，中學(xué)教務(wù)人員的年齡層次40歲以上占比57%，學(xué)歷層次大多為本科，在對(duì)于教務(wù)人員的來(lái)源調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，從事教務(wù)工作的教務(wù)員86%所學(xué)專業(yè)與教務(wù)管理工作關(guān)聯(lián)性不大，而在調(diào)查對(duì)象基本統(tǒng)計(jì)中，女性教務(wù)工作人員的比例非常高，達(dá)到86%，兼職教務(wù)員比例也偏高，達(dá)到69%。一些教務(wù)員是因?yàn)閼言修D(zhuǎn)崗、國(guó)家政策的家屬安置、臨時(shí)兼職等原因進(jìn)入教務(wù)管理崗位，教務(wù)管理隊(duì)伍的年齡層次偏大，隊(duì)伍缺乏活力，兼職情況較普遍，教務(wù)專業(yè)素養(yǎng)不高等問(wèn)題，也是造成教務(wù)管理工作中，溝通不暢，效率不高的主要原因之一。

4.績(jī)效考評(píng)體系不完善，教務(wù)管理崗位待遇低。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，68%的教務(wù)管理人員認(rèn)為學(xué)校教務(wù)績(jī)效考核不明確，78%的教務(wù)人員表示薪酬待遇不高是阻礙他們工作熱情的主要因素。學(xué)校在招聘教務(wù)人員時(shí)，其崗位要求比起普通教師要求要低，而在薪酬設(shè)計(jì)上面，除了既定的工資，也沒(méi)有超工作補(bǔ)貼這一說(shuō)法。而教務(wù)工作大多比較繁瑣，不夠明確的績(jī)效考核指標(biāo)難以起到激勵(lì)作用，而較低的薪資待遇也很大程度的影響了教務(wù)人員的工作滿意度，因?yàn)槎鄤诓⒉粫?huì)多得，很多工作無(wú)法被計(jì)算到工作績(jī)效中，從而造成工作中相互推諉，辦事效率低下等問(wèn)題。

三、提高教務(wù)管理工作效率的建議

1.加大對(duì)教務(wù)管理工作的政策支持。由于教務(wù)管理工作內(nèi)容上包含大量事務(wù)性工作，其行政屬性較強(qiáng)，很難看到教務(wù)人員做出的成績(jī)，導(dǎo)致對(duì)教務(wù)人員重視不夠，教務(wù)人員難以從自身工作中獲得認(rèn)同感及成就感。因此學(xué)校層面一方面要加強(qiáng)對(duì)教務(wù)管理工作的重視，在學(xué)校政策層面上給予更多的支持和幫助；另一方面要提高全員對(duì)教務(wù)管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大宣傳力度，對(duì)教務(wù)工作中突出個(gè)人和事跡加以宣傳報(bào)道，提升教務(wù)人員的工作認(rèn)同感，進(jìn)而提高部門(mén)協(xié)作性和團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，提高工作效率。

2.對(duì)管理制度進(jìn)行改革同時(shí)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提升人員素質(zhì)。在教務(wù)結(jié)構(gòu)設(shè)置上，學(xué)校應(yīng)到堅(jiān)持科學(xué)設(shè)定原則，以崗定人，提升管理效率，簡(jiǎn)化管理層次、精簡(jiǎn)管理人員、科學(xué)分配教學(xué)管理工作任務(wù)。將層級(jí)分明的金字塔型管理模式向扁平化管理改進(jìn)，改革因中間管理人員過(guò)多，而造成的管理權(quán)責(zé)劃分不明確，一名教務(wù)人員聽(tīng)命于多名領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象，同時(shí)簡(jiǎn)化辦事和匯報(bào)流程，提升工作效率。而從教務(wù)人員自身素質(zhì)上，應(yīng)加強(qiáng)招聘環(huán)節(jié)的人崗適配度，同時(shí)做好崗前系統(tǒng)培訓(xùn)和在崗繼續(xù)深造工作，讓教務(wù)管理人員能不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力和進(jìn)修學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升自身的綜合素質(zhì)，提升工作效率。

3.完善績(jī)效考評(píng)體系，建立完善的薪酬保障體系。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，薪酬待遇是影響教務(wù)人員工作滿意度的重要因素。學(xué)校需要明確教務(wù)人員作責(zé)任、目標(biāo)，根據(jù)教務(wù)管理員實(shí)際的工作內(nèi)容制定合理的績(jī)效考核指標(biāo)，如服務(wù)和管理學(xué)生的數(shù)量，實(shí)際參與的項(xiàng)目工作數(shù)量、時(shí)長(zhǎng)等，同時(shí)對(duì)工作業(yè)績(jī)優(yōu)秀，工作能力強(qiáng)，表現(xiàn)突出的教務(wù)員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)充分調(diào)動(dòng)教務(wù)人員的工作積極性。為那些在工作中有突出表現(xiàn)，創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)的教務(wù)人員提供職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，在制度政策上給予一定的支持，打通教務(wù)員晉升和發(fā)展通道。同時(shí)，提升教務(wù)人員的工資待遇，對(duì)在工作中表現(xiàn)主動(dòng)的教務(wù)人員實(shí)施薪酬激勵(lì)制度，做到多勞多得，提高教務(wù)管理人員的工作熱情，從而提高工作效率。

4.加大信息技術(shù)在教務(wù)管理工作中的應(yīng)用力度。教務(wù)管理工作重復(fù)性強(qiáng)，同時(shí)具有周期性，每個(gè)學(xué)期都會(huì)有對(duì)應(yīng)的工作內(nèi)容。但重復(fù)性較強(qiáng)的工作，容易讓教務(wù)管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，因此，建立合理的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)教務(wù)人員在工作中反思創(chuàng)新，優(yōu)化工作效率。同時(shí)，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立綜合性的信息化服務(wù)平臺(tái)，將教務(wù)管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)納入其中，如學(xué)籍管理、成績(jī)管理、行政事務(wù)管理等，同時(shí)整合各類分散的資源，通過(guò)專業(yè)軟件進(jìn)行各類數(shù)據(jù)傳輸工作以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公，縮短人為流轉(zhuǎn)時(shí)間，提升工作效率。在教學(xué)管理工作上面，充分利用各類信息化工具如微信公眾平臺(tái)、小程序等建立有效的資源收集、整理、分析、整合、共享和應(yīng)用機(jī)制，做好教學(xué)管理工作，提高管理效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

2019年，全國(guó)兩會(huì)上“辦好人民滿意的教育”再次被寫(xiě)進(jìn)政府工作報(bào)告，對(duì)于教育工作的重視又一次被提升至新的高度。要辦好人民滿意的教育，學(xué)校對(duì)工作效率提高和重視是非常重要的。

教務(wù)管理是每一所學(xué)校的中樞工作，是教學(xué)活動(dòng)能順利進(jìn)行的基本保證。因此，不斷優(yōu)化工作各個(gè)環(huán)節(jié)，切實(shí)有效地提升教務(wù)管理工作效率，對(duì)教學(xué)工作質(zhì)量的不斷提高尤為重要。學(xué)校首先應(yīng)該從理念上有所轉(zhuǎn)變，應(yīng)當(dāng)高度重視教務(wù)管理工作，對(duì)教務(wù)者的工作給予肯定，加強(qiáng)教務(wù)者對(duì)自身工作的認(rèn)可，同時(shí)從制度建設(shè)、體系完善、人員管理、信息化建設(shè)等多方面入手，充分調(diào)動(dòng)教務(wù)人員作積極性，最大限度地提高教務(wù)管理工作效率。