淺談如何正確保管公司印章

徐潔 任瑞啟

【摘 要】每個(gè)企業(yè)都有印章，而且印章在企業(yè)中具有權(quán)威性和法律性，每個(gè)印章的作用又不相同， 但都具有特殊而又重要的意義。企業(yè)印章對內(nèi)行使管理權(quán)利，對外開展經(jīng)營活動(dòng)也具有法律效力。為確保印章的安全、合理使用，企業(yè)的印章管理人員應(yīng)該高度重視印章使用和印章保管過程中的安全性。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);印章;保管;行政

一、企業(yè)印章的組成

1、行政公章是指可代表公司的法定名稱，且正式代表公司職責(zé)和權(quán)力的印章，是公司所有印章中具有權(quán)威性的一枚印章，行政公章可以代表企業(yè)的法人意志和權(quán)利。使用范圍：以企業(yè)名義發(fā)出的函件、證明、介紹信、授權(quán)書、業(yè)務(wù)申請表、政府補(bǔ)貼、銀行、人事相關(guān)申報(bào)材料等，向上級(jí)機(jī)關(guān)對外報(bào)送的有關(guān)計(jì)劃、決算和有約束力的文件。保管人：一般來說，企業(yè)的行政公司在法人處，例如：董事長或總經(jīng)理，有的公司行政公章是在總經(jīng)辦處。

2、專用章是指為行使某一項(xiàng)專門性業(yè)務(wù)而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名稱外，還刊有專門的用途;一般還包括：合同專用章、人事專用章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章等。使用范圍：合同專用章以企業(yè)的名義簽約的合同;人事專用主要是公司名義開具的人事證明、材料申報(bào)等;財(cái)務(wù)章與發(fā)票章主要是辦理財(cái)務(wù)與銀行的票據(jù)、發(fā)票開具時(shí)所要蓋的發(fā)票章等。保管人：一般合同章在企業(yè)法務(wù)部、人事章在人事部經(jīng)理處、財(cái)務(wù)章與發(fā)票章在財(cái)務(wù)經(jīng)理處。

3、法定代表人印章是指對外能代表公司法定代表人簽字功能的印章，如XXX（法定代表人姓名）印。使用范圍：一般用在公司的注冊、資質(zhì)辦理、資產(chǎn)落戶、企業(yè)金融業(yè)務(wù)的辦理等。保管人：一般是法人保管，也有的企業(yè)是在財(cái)務(wù)部經(jīng)理處。

4、黨工團(tuán)印章是根據(jù)黨務(wù)、工會(huì)、團(tuán)委及協(xié)會(huì)，為開展黨、工、團(tuán)工作而使用的印章。具體使用范圍參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管人：一般是企業(yè)黨工團(tuán)專員保管。

二、公司印章的保管

因印章的妥善保管關(guān)系到企業(yè)正常的經(jīng)營管理和長遠(yuǎn)發(fā)展，所以企業(yè)應(yīng)實(shí)行印章專人管理，行政印章和專用章分管的原則，制訂印章管理制度，明確印章分管的分工及應(yīng)該承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任，嚴(yán)格按照印章管理制度執(zhí)行，印章的具體保管可以分為以下五個(gè)部分：

1、印章管理者：崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)及責(zé)任是每個(gè)印章管理者都需要明確的。印章管理者在入崗前應(yīng)對印章管理工作專人培訓(xùn)，以此在了解印章管理工作的同時(shí)，也要加強(qiáng)法律風(fēng)險(xiǎn)防范教育，一般企業(yè)會(huì)對印章管理者簽訂“法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書”， 使其能夠?qū)τ≌鹿芾砗惋L(fēng)險(xiǎn)防范引起高度重視，同時(shí)建立企業(yè)印章管理制度來保證公司印章使用的正確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違規(guī)行為的發(fā)生。

2、印章領(lǐng)?。浩髽I(yè)相關(guān)部門領(lǐng)取印章時(shí)，需要按照企業(yè)印章管理制度，完成領(lǐng)取印章審批流程后，在印章領(lǐng)取薄登記備案，備案內(nèi)容包括印章名稱、保管人、保管部門、領(lǐng)取時(shí)間、使用范圍、印樣等關(guān)鍵信息后方可領(lǐng)取使用。

3、印章銷毀：印章因?yàn)槟撤N原因不能再使用時(shí)，需要按照企業(yè)印章管理制度，完成印章銷毀審批流程后，由印章管理部門出具證明明確作廢時(shí)間并進(jìn)行銷毀。

4、印章更換：如因印章破損需重新刻制的，需要按照企業(yè)印章管理制度，完成印章更換審批流程后，同時(shí)完成重新申請印章刻制的審批，特殊印章還需登報(bào)明示。

5、停用印章移交：因機(jī)構(gòu)名稱變更，注銷、人員崗位更變等因素停止使用的印章，保管部門應(yīng)及時(shí)移交印章管理部門，由印章管理部門封存并做實(shí)物檔案保存，封存后一般就不能再使用。需要注意的是印章停用之前的用印記錄，由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。

三、印章保管注意事項(xiàng)

1、印章專人保管

印章必須由專人保管，不能因?yàn)槿魏卧螂S便交給其它人代為管理。因?yàn)橐坏┊a(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)，或許會(huì)給企業(yè)造成重大損失。如果印章保管人因有事不在公司或請假不在崗，需要事先和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通好，書面交接給指定人員，并做好交接表的留檔。

2、印章使用不能隨意外帶

印章使用應(yīng)在相應(yīng)辦公室內(nèi)，不能隨意帶出辦公室甚至離開企業(yè)。如有特殊情況，應(yīng)該發(fā)起印章外帶申請審批流程，明確印章外帶的事由、蓋印文件、份數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)等重要信息。印章使用后需要立即上鎖于保險(xiǎn)柜，如果不是指紋密碼，需要把開鎖密碼打亂，印章保管者在離開辦公室或下班時(shí)，關(guān)好辦公室門窗，以免印章被盜或遺失。

3、用印材料的審核

對于需要用印的材料，用印人在用印前必須仔細(xì)審核文件內(nèi)容，確保用印材料的真實(shí)性、完善性、內(nèi)容文字等準(zhǔn)確性。所有申請用印的材料須經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后方可用印，對于非標(biāo)準(zhǔn)格式的各類協(xié)議、合同文本等文件，必須堅(jiān)持經(jīng)企業(yè)法務(wù)相關(guān)部門會(huì)簽意見，審核通過后方可用印。

4、印章的維護(hù)

印章在使用過程中會(huì)有正常的磨損及灰塵、印油外溢等情況，建議用印頻繁的印章每月清洗一次，保持印章的清潔。

四、總結(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷的壯大，企業(yè)印章的模式、種類、數(shù)量和相關(guān)的業(yè)務(wù)不斷增多， 印章保管所存在的風(fēng)險(xiǎn)也越來越多， 保管的難度也會(huì)越來越大。企業(yè)自身要加強(qiáng)提高印章管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防控能力，同時(shí)對印章使用和保管等細(xì)節(jié)方面， 還需要優(yōu)化和研究。再之，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照印章管理規(guī)章制度執(zhí)行每一個(gè)用印環(huán)節(jié)，印章管理員要具備較強(qiáng)的責(zé)任心與較高的工作素養(yǎng)，如果因?yàn)椴缓弦?guī)用印給公司造成嚴(yán)重后果，印章管理員應(yīng)該相應(yīng)的法律責(zé)任。

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