互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下煤企檔案保密工作思考

鄭鳳梅

【摘 要】新科技、新思維，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的煤炭企業(yè)，一邊是“去產(chǎn)能”關(guān)閉退出還青山綠水于民的“綠色”考驗(yàn);一邊是“生存”與“發(fā)展”的轉(zhuǎn)型危難關(guān)頭。作為煤炭企業(yè)眾多事務(wù)之一的檔案管理工作“邊緣化”“輕視化”的問題日益凸顯，而處在檔案管理工作閉合管理重要環(huán)節(jié)的保密工作境遇更是尷尬。本文著重針對煤企當(dāng)前現(xiàn)狀，結(jié)合筆者多年來檔案管理工作的心得體會(huì)，談一談煤炭企業(yè)檔案保密工作中的一些不足及一些思考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;保密工作;分析思考

“保什么密？和我們有關(guān)嗎……”身處煤炭行業(yè)，與人聊及檔案保密工作總會(huì)引起一串的問題，而這也反映出當(dāng)下檔案管理保密工作在煤炭企業(yè)員工的心里現(xiàn)狀。興許他們認(rèn)為保密應(yīng)是軍隊(duì)、政府、涉密較多的高精企業(yè)的事，作為挖煤、賣煤的煤炭行業(yè)，在和平的信息高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代談保密工作純粹多余。

可事實(shí)呢，卻非如此。眾所周知，1964年《中國畫報(bào)》的一版封面因?yàn)橛浾叩牟粔蛑?jǐn)慎，報(bào)道審批制度的不嚴(yán)謹(jǐn)，一張大慶油田“鐵人”王進(jìn)喜的照片讓日本的情報(bào)專家就此解開了大慶油田的秘密。

這就么一張看似普通的照片，不僅讓日本人分析并掌握了許多大慶油田的秘密，還由此生產(chǎn)出了適合大慶油田開采用的石油設(shè)備，高價(jià)出售給我國，進(jìn)而給我國造成了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。作為一次用“高”價(jià)買來的深刻教訓(xùn)，這足以讓我們在電子化、信息化飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信廣泛普及的今日引起高度的警覺。隨著社會(huì)發(fā)展和科技的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，處于關(guān)閉退出、轉(zhuǎn)型升級關(guān)鍵期的煤炭企業(yè)，極易檔案信息泄漏。以筆者所在企業(yè)為例，有下例兩種泄密現(xiàn)象：一是在抓淘汰落后產(chǎn)能、減少富余人員政策落實(shí)過程中，為穩(wěn)定員工隊(duì)伍，促進(jìn)企業(yè)和諧，利用辦公樓、礦井工業(yè)廣場的LED屏開展形勢教育活動(dòng)時(shí)，沒有意識到涉密信息的重要性，將行業(yè)寒冬，企業(yè)煤炭售價(jià)低、庫存高，滯銷嚴(yán)重等諸多困和盤托出，讓“有心”的煤炭客戶有了與企業(yè)買煤賣煤“砍價(jià)抬價(jià)”的底氣和籌碼。二是持續(xù)加大的到齡內(nèi)退、取現(xiàn)走人的減員力度，加速了煤炭企業(yè)人員新老接替、工作銜接的斷檔，同時(shí)也造成檔案管理人員“青黃不接”，企業(yè)檔案資料管理混亂，出現(xiàn)檔案移交出現(xiàn)失卷、漏卷現(xiàn)象，使得企業(yè)在處理人事、土地、林地、礦井越界開采等糾紛問題上，讓企業(yè)處于被動(dòng)狀態(tài)。

分析原因，筆者認(rèn)為煤炭企業(yè)檔案保密存有以下幾點(diǎn)不足：

1.保密意識淡化。在煤炭企業(yè)的“黃金十年”，煤企檔案管理工作有了較大變化，但與其它工作，特別是安全生產(chǎn)工作相比來說，檔案管理工作還是相對滯后的。這也就形成了在多元化、技術(shù)化的信息化時(shí)代，煤企干部、員工“無密可?！钡乃枷牍沧R，這既是對形勢變化認(rèn)識的不足，也是學(xué)習(xí)流于形勢，不系統(tǒng)、不經(jīng)常的一種體現(xiàn)。

2.風(fēng)險(xiǎn)防范不足?；ヂ?lián)網(wǎng)的環(huán)境下，很多煤炭企業(yè)對保密制度沒有與時(shí)俱進(jìn)，依然傳統(tǒng)的固守在對紙質(zhì)材料上的規(guī)范。在新時(shí)期，對無紙辦公的定秘的等級不準(zhǔn)確，同時(shí)沒有行之有效的保密監(jiān)督管理制度，導(dǎo)致保密制度執(zhí)行力不足，如同虛設(shè)，檔案資料管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力明顯不足。

3.管員能力弱化。隨著煤炭企業(yè)改革步伐加速推進(jìn)，精簡人員、合并職能的大勢已不可逆，老管員大量退出，新管員倉促上崗，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)以及專業(yè)性研究，加之日常培訓(xùn)已然滿足不了檔案管理人員知識需求，檔案管理保密工作呈現(xiàn)多任務(wù)、無頭緒的混亂狀態(tài)，業(yè)務(wù)能力急需進(jìn)一步提升。

煤企關(guān)井退出、轉(zhuǎn)型發(fā)展已成定勢。針對煤企現(xiàn)狀要在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代做好檔案保密工作，筆者認(rèn)為需從以下幾點(diǎn)著手：

1.提升領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識。煤企管理人員對該項(xiàng)工作的重視程度高低決定著該項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率。因此，抓住做好檔案保密工作的關(guān)鍵少數(shù)——“領(lǐng)導(dǎo)”，把檔案保密工作納入企業(yè)年度工作，與績效、追責(zé)、年度評先評優(yōu)一同進(jìn)行考核，才能讓煤企的管理者們引起足夠的重視，進(jìn)而才能確保檔案保密工作在煤企總體事務(wù)中的有得到效落實(shí)，以及資金支持。

2.建立有效檔案管理制度。以《保密法》《檔案法》為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)在及時(shí)代特色，重新制定行之有效的檔案管理規(guī)章制度，主要包括：立卷歸檔、移交接收、保管利用、人員追責(zé)等檔案管理制度。尤其是礦井關(guān)停后，要確保檔案原件的完好無損，不因礦井關(guān)停、人員裁撤造成檔案損壞、遺失、混亂。移交時(shí)要做到檔案排列規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。杜絕因檔案移交造成的遺失、失密、泄露，給煤企帶來不必要的麻煩。同時(shí)，要結(jié)合煤企轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期，總結(jié)一套便于操作性、流程規(guī)范的管理制度并加以完善。

3.加大檔案保密宣傳普法。不可否認(rèn)，科技飛速發(fā)展的當(dāng)今，保密工作逐漸淡出了人們視野，這是保密宣傳不到位、力度不夠所引起的。作為煤炭企業(yè)要依靠為數(shù)有限的檔案管理人員做好檔案保密工作幾乎是不可完成任務(wù)。因此，要做好檔案保密工作，必須要引導(dǎo)職工認(rèn)識檔案保密工作的重要性、必要性和危害性，張貼標(biāo)語、制作宣傳欄、舉辦普法知識講座等普法宣傳是不可少的。只有讓煤企職工形成不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，不該傳的不傳良好風(fēng)氣，煤企檔案保密風(fēng)險(xiǎn)才能降到最低。

4.組建精簡專業(yè)管員隊(duì)伍。就當(dāng)前煤企而言，在談充足的人力資源保障已不合時(shí)宜。所以，眼下的煤企需要建立“1+N”精簡專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。所謂“1+N”就是在企業(yè)保留個(gè)別業(yè)務(wù)精、能力強(qiáng)的檔案管理骨干，采取以老帶新、師徒傳幫、師徒結(jié)對等方式，讓“徒弟”快速地掌握四種技能：①檔案專業(yè)知識，②業(yè)務(wù)管理知識，③現(xiàn)代化設(shè)備操作技能。確實(shí)做到煤企轉(zhuǎn)型發(fā)展、檔案管理薪火相傳、保密工作不斷檔。

5.強(qiáng)化檔案監(jiān)督管理工作。監(jiān)督管理是提高檔案保密工作效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，煤企在進(jìn)行檔案監(jiān)管工作中需要做好以下幾個(gè)方面：①制度監(jiān)督管理，煤企需要制定科學(xué)、完善的檔案保密監(jiān)管制度，例如審批制度，制定健全的審批手續(xù)，防止出現(xiàn)主觀、隨意借閱、處置、更改、刪除檔案。②人員監(jiān)督管理，實(shí)行檔案管理責(zé)任細(xì)化，遵循“誰主管，誰負(fù)責(zé)”的方式，如果出現(xiàn)問題，則追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任;對檔案訪問、利用的范圍、時(shí)間等進(jìn)行明確的規(guī)定，對檔案使用人員進(jìn)行全面的監(jiān)督，尤其是利用者離開時(shí)，需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致、全面的檢查，避免出現(xiàn)檔案使用人員損壞、刪改檔案內(nèi)容;對于涉密檔案，還需要和檔案利用人員簽訂保密協(xié)議，做好涉密人員檔案的備份、核查工作，如果出現(xiàn)涉密檔案泄露的問題，需要依法追責(zé)。③借閱監(jiān)督管理，煤企檔案通常局限于檔案室內(nèi)，不外借閱。但是，為了保證檔案利用效率、周轉(zhuǎn)率，部分檔案需要外借，為了保證檔案的安全性、完整性，需要做好借閱監(jiān)督管理，做好檔案借閱人員的等級工作，如借閱人的基本信息、借閱檔案的目的、借閱的數(shù)量、借閱的目錄、借閱的天數(shù)等，借閱檔案歸還時(shí)，需要做好檔案的清點(diǎn)工作，避免出現(xiàn)檔案被損毀、撤換、涂改等情況。煤企檔案管理工作人員需要定期或者不定期對檔案的進(jìn)行全面的檢查，保證檔案的真實(shí)性、完整性，為檔案資源的利用、共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，如果發(fā)現(xiàn)檔案被竊、丟失、刪減、更改等現(xiàn)象，需要及時(shí)的向上級報(bào)告，并采取有效的補(bǔ)救策略，將損失程度降至最低。

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代現(xiàn)代化高科技的普及應(yīng)用，一方面給我們的生活與工作帶來了很大的便利;另一方面，也給煤炭企業(yè)檔案管理工作帶來新的考驗(yàn)，其中最嚴(yán)峻的考驗(yàn)就是檔案保密工作難度加大了。只有立足于以人為本的基礎(chǔ)之上，完善制度建設(shè)，更新管理設(shè)備與手段，才能確保檔案管理的保密萬無一失。

【參考文獻(xiàn)】

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