基層科研單位圖書情報(bào)檔案資源整合管理探討

安靜

摘? ?要：在社會(huì)全面信息化建設(shè)背景下，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展更多的依靠信息資源的合理開發(fā)與應(yīng)用，而電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，使傳統(tǒng)的圖書情報(bào)檔案管理逐漸顯現(xiàn)不足。本文通過對(duì)國內(nèi)外圖書情報(bào)檔案一體化整合的概述，闡明圖書情報(bào)檔案資源整合的必然趨勢(shì)，總結(jié)圖書情報(bào)檔案一體化整合的共性，結(jié)合當(dāng)前基層科研單位圖書情報(bào)檔案的管理現(xiàn)狀以及存在的問題，提出實(shí)現(xiàn)圖書情報(bào)檔案資源整合新模式，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：圖書情報(bào)? 檔案? 資源整合? 整合管理

中圖分類號(hào)：G272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）09（c）-0160-02

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圖書情報(bào)檔案是信息資源的重要載體，不僅承載自身建設(shè)發(fā)展的客觀需求，還具有強(qiáng)大的信息功能及社會(huì)價(jià)值?！靶畔①Y源整合，是在信息化建設(shè)過程中，位于不同地域的信息形成管理單位中分散存在的存儲(chǔ)和管理的各類信息資源，通過收集、篩選、分類、對(duì)比、判斷、聯(lián)想、推理等手段和方法，整理合成為一個(gè)結(jié)構(gòu)有序化、管理一體化、配置合理化的整體。”基層科研單位的圖書情報(bào)檔案資源整合即根據(jù)自身科研生產(chǎn)、職能決策的需要，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)對(duì)原有圖書情報(bào)檔案信息資源優(yōu)化整合，組成一個(gè)新的有機(jī)整體，最終形成一個(gè)效能更好，效率更高的信息資源體系，更好的提高其社會(huì)利用價(jià)值。

1? 國內(nèi)外對(duì)圖書情報(bào)檔案整合的經(jīng)驗(yàn)概述。

國外最早認(rèn)識(shí)到圖書、情報(bào)、檔案一體化管理重要性的研究機(jī)構(gòu)是聯(lián)合國教科文組織。其在1967年就提出建立涉及全部學(xué)科領(lǐng)域里的文獻(xiàn)、圖書和檔案服務(wù)工作的國家情報(bào)系統(tǒng)（NATIS），通過將一個(gè)國家內(nèi)的情報(bào)所、圖書館和檔案館組織起來，以最大限度地滿足國內(nèi)人民的需要。許多國家由此啟動(dòng)了圖書情報(bào)檔案資源整合發(fā)展的各種措施。美國國會(huì)圖書館、英國國家圖書館、加拿大圖書館都是成功實(shí)現(xiàn)了三位一體性質(zhì)的圖書情報(bào)檔案收藏提供利用的機(jī)構(gòu) 。

國內(nèi)整合資源發(fā)展比較緩慢。1958年上海歷史文獻(xiàn)館、科技館、報(bào)刊館合并成立上海圖書館，后與科技情報(bào)所合并成為省級(jí)圖書情報(bào)聯(lián)合體，有效地促進(jìn)了圖書情報(bào)管理向多功能的轉(zhuǎn)變以及信息載體和內(nèi)容向多元化的轉(zhuǎn)變。2003年，天津泰達(dá)圖書館在吸收借鑒國內(nèi)外圖書、情報(bào)、檔案一體化管理優(yōu)秀研究成果的基礎(chǔ)上，打造了一個(gè)全新概念的圖書、情報(bào)、檔案一體化和功能創(chuàng)新的、綜合滿足全區(qū)用戶需要的國內(nèi)唯一的新型圖書館，成功實(shí)現(xiàn)了完整的圖書、情報(bào)、檔案三位一體的一體化管理體制，圖書、情報(bào)、檔案的資源整合研究進(jìn)入了發(fā)展時(shí)期。

2? 圖書情報(bào)與檔案一體化整合的基礎(chǔ)。

圖書情報(bào)檔案之所以能夠整合，主要在于其擁有的內(nèi)在聯(lián)系。三者不僅內(nèi)容、本質(zhì)、屬性相輔相成，在一定條件下還可以相互轉(zhuǎn)化。

內(nèi)容相同：圖書、情報(bào)、檔案是記錄人類知識(shí)的載體，同是一種信息資源，它們?yōu)槿祟惖默F(xiàn)實(shí)活動(dòng)提供直接借鑒和有益的啟示。載體相同：圖書、情報(bào)、檔案的知識(shí)和信息基本上存貯于紙張、膠片、磁盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)這幾類載體。管理流程相同：圖書、情報(bào)、檔案都需要經(jīng)過收集、整理、分類、存貯、保管、檢索、加工再提供利用等，管理方法上具有同一性。服務(wù)對(duì)象相同：圖書、情報(bào)、檔案都是服務(wù)于社會(huì)政治、生產(chǎn)經(jīng)營、文化教育及日常生活等等。圖書情報(bào)檔案信息屬性相近，都具有可替代性、可傳遞性、可共享性。無論從本質(zhì)屬性還是服務(wù)目的性看來，有必要實(shí)行一體化管理，將圖書情報(bào)與檔案整合成一體，形成綜合性信息資源平臺(tái)。

3? 基層科研單位圖書情報(bào)與檔案管理現(xiàn)狀。

從思想觀念上看，基層圖書情報(bào)的管理延續(xù)了傳統(tǒng)的重館藏重保管、輕利用輕發(fā)展的思想。由于基層圖書館規(guī)模相對(duì)較小，藏書以專業(yè)性為主，館藏年代久遠(yuǎn)，格局功能都具有一定的局限性;檔案管理雖體現(xiàn)實(shí)效性，但往往更重視檔案的職能分工，而忽視了其科學(xué)文化性質(zhì)。三者在服務(wù)方式上是簡(jiǎn)單被動(dòng)的收集登記查詢借閱等等，不能滿足科技工作者對(duì)信息資源的需求。

從機(jī)構(gòu)設(shè)置上看，多數(shù)地市級(jí)科研單位圖書檔案實(shí)行部門分設(shè)，職能分割，大部分以分散狀態(tài)存在。以農(nóng)科院為例：院內(nèi)設(shè)圖書閱覽室，科研系統(tǒng)內(nèi)設(shè)情報(bào)所下設(shè)信息室，同時(shí)行政機(jī)構(gòu)設(shè)檔案室、文秘室、復(fù)印室。檔案室負(fù)責(zé)管理行政檔案、基建檔、財(cái)務(wù)永久檔、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案。計(jì)財(cái)處分管財(cái)務(wù)檔，人事處分管人事檔，黨辦分管黨務(wù)檔案?？萍紮n案則由科研處分管?？梢?，圖書情報(bào)管理整體上缺少協(xié)調(diào)整合，檔案內(nèi)部也存在整合共建問題。

4? 圖書情報(bào)檔案分散管理存在的問題。

分散的管理模式不利于整體平衡發(fā)展。圖書情報(bào)檔案分別分屬于不同院級(jí)和處級(jí)管理部門，長期分化形成固有思想，以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理為主，忽略圖書檔案的共性和服務(wù)對(duì)象的需求。部門領(lǐng)導(dǎo)各行其職，不能深入認(rèn)識(shí)圖書情報(bào)檔案資源的重要性。

資金不能達(dá)到協(xié)調(diào)分配。由于受經(jīng)費(fèi)、經(jīng)濟(jì)條件等因素制約，圖書館只能收集一小部分專業(yè)資源，藏書數(shù)量少、知識(shí)陳舊，圖書情報(bào)檔案的使用落后于科研生產(chǎn)一線的需要。制度上的分區(qū)管理方法，如文獻(xiàn)購入、設(shè)施配置、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資源等不能很好的調(diào)配，這種自顧自的管理模式，結(jié)果造成財(cái)力物力上的重復(fù)浪費(fèi)。

基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。處于社會(huì)的邊緣學(xué)科，基層圖書情報(bào)檔案的職能更容易受到影響，經(jīng)費(fèi)投入受到忽略，設(shè)備不配套。計(jì)算機(jī)雖然普及，但沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，只限于簡(jiǎn)單的檢索存儲(chǔ)，水平相對(duì)落后，這給信息資源整合帶來極大障礙。

缺少高素質(zhì)專業(yè)人才。資源整合工作需要具有信息管理經(jīng)驗(yàn)豐富、有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)的復(fù)合型人才，而實(shí)際工作中這樣的人員匱乏，普遍知識(shí)水平不高，能做到整合一體協(xié)調(diào)管理的人少之又少，工作上不能互補(bǔ)，效率低下，阻礙整合管理發(fā)展。

5? 實(shí)現(xiàn)圖書情報(bào)檔案整合管理的建議。

更新觀念，提高建立一體化信息資源重要性的認(rèn)識(shí)。首先，建立合理可行的管理制度，根據(jù)圖書情報(bào)檔案的特征與共性制定管理辦法;其次，打破分散管理的慣性思維，從全局出發(fā)，合理實(shí)現(xiàn)資源配置。具體可根據(jù)單位形式、擁有信息量的不同進(jìn)行整合模式。如：基層科研院所擁有圖書情報(bào)檔案數(shù)量相對(duì)較少，將原有分立的圖書、情報(bào)、檔案部門合并一個(gè)信息管理中心，由新部門負(fù)責(zé)圖書、情報(bào)、檔案的信息整合和提供利用工作。這樣實(shí)行集中型管理整合，將資源、人力、物力、設(shè)施投入在一個(gè)信息管理平臺(tái)，這種方式實(shí)現(xiàn)了信息資源的整合和利用，加強(qiáng)了整體實(shí)力。不僅克服了機(jī)構(gòu)重復(fù)、避免人財(cái)物的浪費(fèi)，還省去傳統(tǒng)意義上的收集整理分類歸檔時(shí)間消耗，大大提高資源利用率和信息質(zhì)量。

加大資金技術(shù)投入，加強(qiáng)實(shí)踐開發(fā)，推進(jìn)整合進(jìn)程。圖書情報(bào)檔案的整合需要大量的軟硬件設(shè)備配置，所以需要足夠的資金投入來支持。首先，完善信息基設(shè)施建設(shè)，在信息技術(shù)支持下將手工管理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變;其次，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，使圖書情報(bào)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的收集、整理、傳輸、存儲(chǔ)和利用幾個(gè)環(huán)節(jié)都在一個(gè)技術(shù)環(huán)境下進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)原本獨(dú)立的三種信息資源在同一個(gè)管理系統(tǒng)內(nèi)管理整合、服務(wù)整合，更好地為科研生產(chǎn)和廣大文獻(xiàn)利用者提供全方位、快捷準(zhǔn)確信息資源服務(wù)。

培養(yǎng)圖書情報(bào)檔案學(xué)科多元化復(fù)合型人才。所有的發(fā)展都離不開人才資源，資源整合過程也是人員的整合過程。加強(qiáng)對(duì)工作人員的新技能新管理模式培訓(xùn)，培養(yǎng)其掌握?qǐng)D書情報(bào)檔案學(xué)科知識(shí)，擁有過硬的專業(yè)技能及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。挖掘人才優(yōu)勢(shì)，使單向人才向復(fù)合型專業(yè)人才轉(zhuǎn)變。

由于我國圖書情報(bào)檔案整合方面的發(fā)展還不成熟，對(duì)基層圖書檔案一體化整合來說面臨更多急待解決的難題，如資源整合技術(shù)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、多媒體技術(shù)等等，這都需要在圖書情報(bào)檔案事業(yè)不斷發(fā)展和圖書檔案人的努力實(shí)踐中，逐漸摸索學(xué)習(xí)實(shí)踐，使圖書情報(bào)檔案整合信息資源得到更加有效開發(fā)利用。

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