淺談報(bào)業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

韓健飛

（濰坊日?qǐng)?bào)社，山東 濰坊261041）

1 引言

在新聞事業(yè)的蓬勃發(fā)展之下，信息化的容量越來越大。很多傳統(tǒng)的紙媒已經(jīng)在向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型，很多報(bào)社都開通了一系列網(wǎng)上閱讀APP，例如，電子版新聞、微信公眾號(hào)、微博公眾號(hào)以及手機(jī)客服端等。人們可以通過這些方式足不出戶地快速獲取到最新的新聞資訊。但是，由此產(chǎn)生的大量文字、圖案以及視頻檔案就需要進(jìn)行專門的數(shù)字化管理，目前，有些報(bào)社建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)能夠?qū)ωS富的新聞資源進(jìn)行數(shù)字化處理，具有采集信息、編輯信息、發(fā)布以及存檔管理等為一體的多媒體數(shù)字化管理平臺(tái)。數(shù)字化管理系統(tǒng)具有儲(chǔ)存信息以及隨時(shí)查閱新聞的功能。此管理系統(tǒng)配備一臺(tái)儲(chǔ)存服務(wù)器、一臺(tái)備份服務(wù)器，以防機(jī)器出現(xiàn)故障造成信息的丟失。

2 報(bào)社檔案數(shù)字化管理的意義

報(bào)社檔案數(shù)字化管理具有簡(jiǎn)單、節(jié)省人力、能夠提高工作效率的意義[1]。將報(bào)社檔案管理從紙質(zhì)變?yōu)殡娮訖n，用數(shù)字化管理系統(tǒng)儲(chǔ)存整個(gè)報(bào)社的各種業(yè)務(wù)以及活動(dòng)檔案，實(shí)現(xiàn)了集檔案信息的接受、傳遞、儲(chǔ)存和利用為一體的數(shù)字化管理，也實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享，能夠及時(shí)查找想看的新聞內(nèi)容，既節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，也提高了工作效率，給使用者帶來了極大的方便。利用數(shù)字化的管理，還給報(bào)社減少了一定的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存空間，使檔案信息的保存更加方便快捷，也大大增加了檔案的保密性。

可以為新聞提供有用的背景資料，背景資料的運(yùn)用可以為新聞的成功增添幾分色彩，背景資料的來源很大一部分來源于檔案，在整個(gè)世界范圍之內(nèi)，報(bào)社利用檔案資源來作為新聞背景，在新聞寫作當(dāng)中被大量的運(yùn)用。這也成為新聞寫作當(dāng)中的一大趨勢(shì)。利用數(shù)字化管理可以把檔案隨時(shí)隨地拿出來作為背景資料進(jìn)行寫作，能夠增加新聞讀者對(duì)新聞報(bào)道的感受，以及增加讀者對(duì)新聞報(bào)道的興趣。還可以給新聞報(bào)道提供大量的資料，新聞報(bào)道講求快速、準(zhǔn)確、真實(shí)，這就需要記者做好充分的信息準(zhǔn)備，要想完成高質(zhì)量的寫作，就必須做好材料的準(zhǔn)備，并且材料在新聞寫作里面是非常重要的，新聞寫作的內(nèi)容都是依靠材料完成的。只有在資料準(zhǔn)備得非常充分，且信息非常豐富的情況下，才能把整個(gè)事情非常有邏輯地整合在一起，然后發(fā)現(xiàn)整個(gè)事情最本真的地方，這樣才能在新聞報(bào)道中體現(xiàn)新聞的真實(shí)性和客觀性[2]。

3 報(bào)社檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

3.1 提高工作效率

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)啟動(dòng)以后，可以根據(jù)報(bào)社中人員的不同以及活動(dòng)的不同，給予他們不同輔助功能，例如，記者在采集寫作新聞時(shí)，這個(gè)數(shù)字化管理系統(tǒng)可以協(xié)助記者進(jìn)行錄入、上傳新聞的工作；已經(jīng)上傳過的新聞如果有需要修改的地方，記者可以登錄自己的賬號(hào)，根據(jù)自身權(quán)限對(duì)新聞進(jìn)行修改。

3.2 有利于信息的交流和共享

電子文檔與紙質(zhì)文檔相比有著相當(dāng)大的優(yōu)勢(shì)，電子文檔用起來比紙質(zhì)文檔更加方便，更加快捷，隨時(shí)隨地都可以用來閱讀，而紙質(zhì)文檔會(huì)受時(shí)間和空間的約束。在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時(shí)代，只要是有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的地方，便可足不出戶查詢自己想看的新聞?lì)愋?，各種報(bào)紙都可以免費(fèi)瀏覽，而且同一份電子文檔新聞可以在同一時(shí)間提供給多人使用，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

3.3 有利于延長(zhǎng)報(bào)社檔案的保存年限

紙張?jiān)诜啪昧说那闆r下，都會(huì)出現(xiàn)模糊不清和長(zhǎng)蟲的現(xiàn)象。同樣，如果報(bào)社所有的資料都用紙張進(jìn)行保存的話，在不久的將來很有可能會(huì)出現(xiàn)紙張腐爛的問題或紙張上面的字模糊不清的現(xiàn)象。因此，資料在保存時(shí)的時(shí)間是有限的，不會(huì)無期限地保存下去。但是電子檔案就不會(huì)出現(xiàn)這些問題，它能夠無限制地對(duì)檔案進(jìn)行保存，只要將每份檔案進(jìn)行備份，服務(wù)器不出現(xiàn)癱瘓的情況，就能夠有效延長(zhǎng)檔案保存的年限[3]。

3.4 具有安全性

報(bào)業(yè)數(shù)字化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)用戶使用權(quán)限管理，在實(shí)名認(rèn)證以后，資料的保存以及傳輸都需要密碼或者指紋進(jìn)行解鎖，這在很大程度上保障了資料的安全性，因?yàn)橹挥芯哂惺褂脵?quán)限的人才可以進(jìn)行相應(yīng)的操作，這也避免了資料泄露事件的發(fā)生。

4 結(jié)語

隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息化的大力發(fā)展，報(bào)社檔案數(shù)字化管理是一大發(fā)展趨勢(shì)，目前，各大報(bào)社已經(jīng)陸陸續(xù)續(xù)走上數(shù)字化管理的道路，報(bào)社檔案數(shù)字化管理帶給報(bào)社的優(yōu)勢(shì)也是顯然的，減少了財(cái)政開支，節(jié)省了人力物力，提高了工作效率，給檔案的儲(chǔ)存也節(jié)省了不少的紙張，這有利于環(huán)境的保護(hù)。最重要的是報(bào)社檔案數(shù)字化管理能夠給新聞讀者帶來方便。