人事檔案電子化管理研究

李艷麗

摘 要：人事檔案有非常重要的作用，它是人力資源管理中重要的人事資料。加強(qiáng)人事檔案管理可以提高人事管理的工作效率。在信息化背景下，人事檔案實(shí)行電子化管理是時(shí)代發(fā)展的必然選擇。采用電子化的管理方式對人事檔案進(jìn)行管理可以提高管理工作的有效性，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。本文主要針對人事檔案電子化管理進(jìn)行相關(guān)研究，希望通過本文對提高我國人事檔案電子化管理的有效性具有一定的指導(dǎo)性作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；電子化管理；服務(wù)；措施

檔案承載多種信息資料，人事檔案是人力資源管理中重要的組成資料。人事檔案主要記錄人力資源在學(xué)校就業(yè)等方面最初的資料。人力資源開發(fā)則需要通過這些資料進(jìn)行人力資源管理。人事檔案管理中需要秉持相應(yīng)的管理理念，那就是對人才的重視和尊重。組織、企業(yè)在考察人力資源時(shí)，很大程度上需要參考人事檔案。傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足檔案管理發(fā)展的要求，因此，在信息化背景下，采用電子化手段加強(qiáng)人事檔案管理是行之有效的管理模式，可以促進(jìn)人事檔案管理向著高效、科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展。

1 電子化人事檔案管理的必然性

1）電子化人事檔案管理有較高的安全性。電子化人事檔案管理主要是依靠軟件管理，可以杜絕借閱人將檔案信息帶走，對增強(qiáng)檔案信息資料的安全性有重要的作用。當(dāng)發(fā)現(xiàn)人事檔案信息存在被泄露的情況，可以通過法律措施加以解決，電子化人事檔案管理具有更高的安全性。

2）電子化人事檔案管理移交過程更加規(guī)范保密。人事檔案是一個(gè)不斷修正、補(bǔ)充的過程。因此電子化人事檔案管理需要制定完善相應(yīng)的檔案修正制度。人事檔案在移交過程中，利用電子化模式管理可以提高移交過程的規(guī)范性和保密性。各組織單位需要加強(qiáng)檔案移交原則的宣傳，以此促進(jìn)人事檔案電子化管理的程度。

3）電子化人事檔案管理更加高效減少不必要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要將檔案的借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的了解。檔案在調(diào)借過程中需要經(jīng)過多個(gè)手續(xù)。比如借閱人事申請、登記以及事后處理等。而采用電子化的模式對人事檔案進(jìn)行管理可以省去中間環(huán)節(jié)。管理員才有資格操作人事檔案軟件，提高了檔案管理工作的有效性。

2 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1）檔案資料收集不全面。我國目前人事檔案管理普遍存在資料收集不全的問題。表現(xiàn)為中高級的干部檔案資料較為全面，而普通職員檔案資料存在缺失。出現(xiàn)此類問題的原因在于企業(yè)在人力資源招聘時(shí)，沒有嚴(yán)格把關(guān)，或者檔案管理時(shí)沒有及時(shí)收集人力資源檔案資料。

2）檔案資料更新落后。人事檔案資料是隨著社會(huì)發(fā)展不斷更新的。當(dāng)人力資源出現(xiàn)人事上的變動(dòng)時(shí)，需要及時(shí)將變動(dòng)信息補(bǔ)充進(jìn)檔案里。但是實(shí)際檔案管理中人事檔案信息更新嚴(yán)重落后，當(dāng)事人近期工作狀況不能及時(shí)更新。檔案信息更新的滯后性給當(dāng)事人和檔案管理工作者帶來較大困難。

3）檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不高。人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低是常見問題。主要表現(xiàn)為人事檔案電子化管理系統(tǒng)軟件要想移植到其他用戶具有較大困難，因?yàn)檐浖募嫒菪圆桓摺Ｔ诖饲闆r下不能將人事檔案電子化管理全方位的推進(jìn)。此外，各組織結(jié)構(gòu)的差異性導(dǎo)致檔案資料沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這些問題的存在加重了電子化檔案管理的困難性。

4）檔案資料真實(shí)性較低。人事檔案資料更新的滯后性影響了檔案資料的真實(shí)性，在沒有及時(shí)補(bǔ)充檔案資料下，檔案信息的真?zhèn)未嬖诤艽髥栴}。再者，人事檔案管理工作人員在檔案資料的審查問題上不嚴(yán)格，當(dāng)事人編造假的檔案資料，蒙混過關(guān)的情況也時(shí)有發(fā)生。以上問題的存在直接降低了人事檔案資料的真實(shí)可靠性。這對當(dāng)事人和各組織單位都是不公平的[1]。

5）檔案資料管理安全性有待提高.人事檔案電子化管理在運(yùn)行中也會(huì)存在檔案安全性的問題。因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)模式下，如果人事檔案電子管理系統(tǒng)軟件出現(xiàn)問題時(shí)有可能造成人事檔案信息的泄露。因此需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的管理力度，防止黑客和病毒對軟件的攻擊。加強(qiáng)局域網(wǎng)的安全管理，升級安全配置，增強(qiáng)人事檔案電子化管理的安全性。

6）檔案管理人員素質(zhì)不高。傳統(tǒng)的人事檔案管理人員只是具備檔案查詢的能力，但是在電子化管理模式引入之下，需要提高認(rèn)識檔案管理人員的自身素質(zhì)。目前人事檔案管理人員對軟件的了解和掌握能力低下，電子化人才嚴(yán)重不足。再加上檔案管理工作的復(fù)雜性繁瑣性，又造成了管理人員的流失。雖然我國也加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，但是培訓(xùn)內(nèi)容的繁雜性，也沒有起到較好的效果。因此，人事檔案管理人員的素質(zhì)問題也成為制約電子化管理的因素之一。

3 加強(qiáng)人事檔案電子化管理的有效措施

1）建立完善人事檔案管理體系。建立完善人事檔案管理體系是目前尤為重要的問題。體系的建立可以促使檔案管理有法可依，對完善檔案管理的規(guī)章流程有重要的意義。因此各級組織單位需要針對自身情況建立完善人事檔案的管理體系，優(yōu)化檔案管理流程。比如檔案保存、查詢、轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)。

2）完善人事檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案自動(dòng)化管理需要數(shù)據(jù)庫的支持，數(shù)據(jù)庫是集中起來的檔案資料。人事檔案電子數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要保障數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的完整性。積極引導(dǎo)各組織單位人員真實(shí)填寫個(gè)人檔案資料，切實(shí)提高資料信息的真實(shí)完整性。再者，人事工作人員需要積極收集當(dāng)事人的各種證明資料，確保數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性[2]。

3）人事檔案審查嚴(yán)格對待。電子信息技術(shù)的應(yīng)用提高了人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性，但是如果電子人事檔案一旦出現(xiàn)疑慮，將會(huì)在檔案復(fù)核中產(chǎn)生巨大困難。因此，檔案管理人員需要在利用電子信息技術(shù)管理檔案時(shí)，嚴(yán)格審查檔案資料。若存在疑慮需要在確認(rèn)無誤后錄入，確保檔案資料的真實(shí)性。

4）完善人事檔案資源平臺。人事檔案資源平臺的建立是實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理的基礎(chǔ)，社會(huì)各組織人員可以通過認(rèn)識資源平臺操作使用，提高人事檔案管理的有效性。其中人事檔案資源平臺建立的前提是在人事管理機(jī)構(gòu)建立信息中心，信息中心主要起指揮作用，借助于電子信息技術(shù)對檔案借閱人員進(jìn)行管理，并授權(quán)給借閱人。

5）努力提高認(rèn)識檔案管理人員自身素質(zhì)。人事檔案電子化管理模式下，對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，因此需要切實(shí)提高檔案管理人員的職業(yè)道德和職業(yè)能力[3]。需要檔案管理人員在熟悉傳統(tǒng)檔案管理方式的基礎(chǔ)下，對電子化檔案管理有所了解，需要掌握相關(guān)的電子信息技術(shù)。并強(qiáng)化自身的職業(yè)道德建設(shè)，做好檔案管理的保密工作。對于新入職的人員需要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，考察合格后方可上崗。并引入高素質(zhì)的檔案管理人才，壯大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化背景下人事檔案管理工作也發(fā)生了較大變化。電子化管理模式可以提高人事檔案管理的工作效率。并能在一定程度上減少由于紙質(zhì)檔案造成的檔案丟失等問題的出現(xiàn)，提高了檔案管理的安全性。因此，我國人事檔案管理工作需要緊隨時(shí)代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理模式，切實(shí)提高檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，38（6）：168-172.

[2]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問題研究[J].城建檔案，2017，（2）：63-64.

[3]張文鑫.國企人事檔案電子化管理優(yōu)勢、風(fēng)險(xiǎn)及其防范[J].卷宗，2018，（30）：56-57.