淺析高職院校檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：檔案管理工作是各個(gè)單位不可缺少的工作之一，而對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)檔案管理這一步驟對(duì)于在單位中的運(yùn)轉(zhuǎn)起著至關(guān)重要的作用，但是由于目前在高職院校中對(duì)于檔案管理方面仍然存在很多的問(wèn)題，本文將討論如何在實(shí)際生活中做好檔案方面的工作，糾正管理人員在進(jìn)行檔案工作時(shí)的陳舊思想與觀念，使其發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化

現(xiàn)如今信息全球化的程度越來(lái)越深，而在學(xué)校中諸多措施與其教育發(fā)展不匹配，其中就包括高職院校對(duì)檔案管理這一塊的工作內(nèi)容。結(jié)合信息化建設(shè)技術(shù)建立相關(guān)的檔案管理需要做到了解其內(nèi)容，在總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，這也是高職院校檔案管理工作中至關(guān)重要的一點(diǎn)，它能夠?yàn)楹罄m(xù)的工作做好鋪墊，同時(shí)也保留了學(xué)生從渺小到壯大的發(fā)展歷程。

1 檔案管理觀念調(diào)整

1.1 檔案管理觀念不符合現(xiàn)代發(fā)展要求

在社會(huì)飛速發(fā)展的現(xiàn)今，高職教育所得到的教學(xué)成就已經(jīng)越來(lái)越顯著，由在上世紀(jì)常常被教育界忽略的情況轉(zhuǎn)變?yōu)楸唤逃吒叨汝P(guān)注的現(xiàn)今，學(xué)生的就業(yè)率得到提高，而高中學(xué)生的輟學(xué)率下降，在校生的人數(shù)呈直線上升，可見(jiàn)在二十一世紀(jì)的現(xiàn)今我們已經(jīng)深刻認(rèn)識(shí)到“三百六十行，行行出狀元”的真諦，高職教學(xué)的發(fā)展規(guī)模十分的迅速，但是在高職教育得到重視的今天，實(shí)際的措施卻沒(méi)有隨之得到改善，負(fù)責(zé)保管檔案或與檔案工作的相關(guān)人員總是認(rèn)為自己的工作并不重要，對(duì)于自身工作態(tài)度不認(rèn)真，更不要說(shuō)主動(dòng)投入時(shí)間和精力參與到檔案管理信息化的建設(shè)工作中。

1.2 檔案管理觀念調(diào)整方法

高職院校的檔案資料一般都會(huì)記載著該學(xué)校的教學(xué)歷史、學(xué)校的發(fā)展歷程、學(xué)校歷史工作如何開(kāi)展、學(xué)生們的個(gè)人資料、教師的入職信息，各種合同等等。對(duì)于高職教學(xué)而言，檔案管理觀念的有效調(diào)整是當(dāng)下的主要任務(wù)。在全球信息化不斷深入的今天，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)普及到千家萬(wàn)戶中，教師通過(guò)信息更好地對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育，同樣的檔案管理工作也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，找到正確的工作方式，在管理檔案中提升工作效率，使之得到創(chuàng)新，幫助檔案能夠在更長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)完整的保存，這將直接有利于提升工作成果，達(dá)到提高檔案管理工作效率的目標(biāo)。

例如，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)校內(nèi)情況引進(jìn)一些檔案管理方面的書(shū)籍供給員工閱讀學(xué)習(xí)并在一定的時(shí)段后邀請(qǐng)檔案管理工作優(yōu)秀的員工做分享會(huì)議。另外，為了有效提高員工的檔案管理工作意識(shí)，可以在工作中根據(jù)學(xué)校需求制定一些測(cè)試方案，保證員工時(shí)時(shí)掌握最新的檔案管理方面的信息，在測(cè)試后需要建立一系列的評(píng)價(jià)機(jī)制，可以對(duì)檔案管理測(cè)試中有進(jìn)步的同事予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)，反之退步的同事給與一些處罰，以此激勵(lì)員工提升自身工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。

2 注重檔案管理信息化的人才質(zhì)量

2.1 檔案管理人員存在的問(wèn)題

檔案管理方面的工作需要有專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的人員來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才能夠直接幫助高職院校的檔案管理一系列工作得到有效開(kāi)展實(shí)施，由于當(dāng)下對(duì)檔案管理工作信息化建設(shè)這一要求的提出，對(duì)相關(guān)人才的信息技術(shù)能力也有了新的標(biāo)準(zhǔn)，因此，學(xué)校應(yīng)有意識(shí)地提升檔案管理人員的信息技術(shù)水平，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

之前檔案工作開(kāi)展過(guò)程中，有關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)都是自由分配，諸多工作人員的知識(shí)水平不夠，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低導(dǎo)致檔案管理不當(dāng)，諸多的資料素材已經(jīng)丟失或者不完整，而對(duì)于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平更是沒(méi)有什么要求，所以出現(xiàn)上崗的檔案管理工作人員都是不專(zhuān)業(yè)的情況，這就限制了檔案管理信息化建設(shè)的有效性。

2.2 電子檔案管理人才質(zhì)量提升方法

解決檔案管理人員工作效率不佳的方法是讓檔案管理人員形成工作成就感，只有這樣檔案管理人員在工作中得到成就感后就更愿意將自己的精力投入到自身工作中去，這將對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展有著正面積極的影響及作用，他們也會(huì)積極主動(dòng)地參與到信息技術(shù)的探究中，提高檔案管理信息化建設(shè)效率。檔案信息化首先需要根據(jù)實(shí)際的工作需要，以科學(xué)有效的發(fā)展為目標(biāo)，在有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人的相關(guān)指導(dǎo)下，結(jié)合正確的工作方式方法，謹(jǐn)遵國(guó)家的法律法規(guī)，使用信息化技術(shù)手段幫助提升檔案管理工作，提升高職院校整體工作人員的工作成果。

作為育人為本的學(xué)校應(yīng)該做到秉持為本校的教師和學(xué)生著想的原則，建立一套系統(tǒng)完整的檔案管理機(jī)制。從當(dāng)下做起首先就需要改變之前的員工管理方式，而引導(dǎo)員工所進(jìn)行的檔案管理工作也相應(yīng)的做些變化，現(xiàn)今安全有效的檔案管理工作首先應(yīng)該脫離過(guò)去的工作方法，將檔案的不同信息根據(jù)種類(lèi)具體分為幾大類(lèi)，再細(xì)致的分為幾小類(lèi)別，檔案方面的數(shù)字化工作更應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，進(jìn)行多次重復(fù)的確認(rèn)，將檔案的接受形式，存儲(chǔ)形式，傳遞方式等都改為數(shù)字接受，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。對(duì)檔案管理人才專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的要求更應(yīng)該包括學(xué)會(huì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理技巧，能熟練使用文件壓縮的技能，能夠獨(dú)立掃描一些相關(guān)文件后并進(jìn)行保存等等，除此之外，能將一些重要的需要長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)文件或是一些其他傳統(tǒng)方式的文件獨(dú)立保存，單獨(dú)記錄，最后整理成冊(cè)。而由于各個(gè)學(xué)校設(shè)施的不同，工作人員可以依據(jù)實(shí)際情況結(jié)合手中掌握的技能保存管理檔案，逐步掌握信息技術(shù)的使用方法，為檔案管理信息化建設(shè)添磚加瓦，幫助學(xué)校朝好的方向努力發(fā)展。

例如，高職院校的管理層可以組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)，而新招錄的工作人員需要經(jīng)過(guò)一系列專(zhuān)業(yè)的考試、面試方可通過(guò)，在之后的實(shí)習(xí)工作中選取優(yōu)秀的人員留任，并且每個(gè)階段都要全面開(kāi)展信息技術(shù)學(xué)習(xí)探討會(huì)，讓這部分人員跟上現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的步伐，及時(shí)掌握新型信息技術(shù)手段，保證檔案管理信息化建設(shè)效率。經(jīng)過(guò)學(xué)校多年的人才篩選，最后將幫助學(xué)生方面的管理工作最終達(dá)到專(zhuān)業(yè)的管理水平，使管理工作人才的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)得到真正提高。

3 提升檔案管理信息化的工作質(zhì)量

在高職院校中所談到的檔案管理所包含的內(nèi)容繁多，而其中最多的是資源建設(shè)的檔案管理，在檔案設(shè)立的開(kāi)始，到中間階段的保存，到最后檔案的銷(xiāo)毀都應(yīng)在信息化建設(shè)中進(jìn)行，這樣做將會(huì)幫助檔案管理的工作人員提升工作效率，在保證業(yè)務(wù)量的基礎(chǔ)上同時(shí)也有效提升了工作質(zhì)量。檔案方面的工作做得好不僅需要有專(zhuān)業(yè)能力的人員加入，同時(shí)也需要在檔案管理建設(shè)中投入更多的資源，在檔案相關(guān)的工作中這兩個(gè)要素都十分重要，人才是檔案管理的核心要素，而檔案管理建設(shè)則是基礎(chǔ)要素。在高職院校中檔案管理的準(zhǔn)確性也十分關(guān)鍵，這就需要工作人員在檔案工作始終秉持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保證他們能積極主動(dòng)地投入時(shí)間和精力參與到信息技術(shù)使用技巧的探究中，逐步分析如何有效完成檔案管理信息化建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。

例如，在檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該設(shè)置相關(guān)工作的專(zhuān)門(mén)人員，在工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問(wèn)題后及時(shí)上報(bào)，最快速的解決問(wèn)題，如遇到當(dāng)檔案部門(mén)設(shè)備需要新增或者工作人員的薪酬需要調(diào)整的情況及時(shí)的與上層領(lǐng)導(dǎo)溝通解決，使得檔案管理建設(shè)的能夠及時(shí)投入，檔案管理工作順利開(kāi)展。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)建立完整的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理工作人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)，更好地完成檔案管理信息化建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著世界全球信息化，高職院校的檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)對(duì)工作中的問(wèn)題做到查漏補(bǔ)缺將會(huì)對(duì)后續(xù)的工作產(chǎn)生正面影響，檔案管理信息化需要不斷突破傳統(tǒng)工作的框架，引導(dǎo)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)人員形成正確的觀念，隨時(shí)根據(jù)改革要求引進(jìn)新的管理措施，加強(qiáng)有關(guān)檔案工作的設(shè)施基礎(chǔ)，將目光放在未來(lái)，促使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。

參考文獻(xiàn)

[1]吉順霞.高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟(jì)南市高職院校為例[J]，商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016（12）.

[2]王厚兵，崔芳芳.高職院校檔案管理信息化建設(shè)——以基建檔案建設(shè)為例[J].連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（10）.

作者簡(jiǎn)介

王瑞利（1982-），女，河南人，本科，河南醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校，助理館員，研究方向：檔案管理。