加強(qiáng)全員檔案意識，促進(jìn)企業(yè)檔案工作有效開展

朱纓

檔案意識屬社會意識范疇，其實(shí)質(zhì)上是一種精神系統(tǒng)，指社會全體對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映像和能動制約。具體地說：就是人們?nèi)绾慰创龣n案的性質(zhì)和價值。企業(yè)檔案意識是指企業(yè)工作者，包括決策者、管理、經(jīng)營及檔案工作者，對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀認(rèn)識。即是對檔案性質(zhì)和價值的認(rèn)識，也是對檔案工作地位、作用、規(guī)律的認(rèn)識。意識是主觀的、是無形的，然而其表現(xiàn)形式是客觀的，有形的。意識可以決定企業(yè)管理人員的決策水平和行為方式，也決定了企業(yè)檔案工作的生存方式和發(fā)展后勁。因此樹立科學(xué)、合理的檔案意識又應(yīng)該從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識、提升全員的檔案意識入手，把強(qiáng)化檔案意識提升到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、企業(yè)文化建設(shè)高度上。

1 提高法制意識，依法建立檔案制度

江澤民同志曾指出，“要看到檔案工作是對歷史負(fù)責(zé)，是對子孫后代負(fù)責(zé)，功在當(dāng)代利在千秋”。正因為檔案工作具有重要 的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義，國家才通過立法來保障檔案工作?！稒n案法》是我國檔案事業(yè)，包括企業(yè)檔案工作科學(xué)發(fā)展的強(qiáng)大動力，自覺地增強(qiáng)檔案法治意識，就能為企業(yè)注入持續(xù)發(fā)展的活力。對于企業(yè)來說強(qiáng)調(diào)檔案法治意識，首先是企業(yè)依據(jù)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)建立與本企業(yè)的檔案工作規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系。依法將檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和工作計劃中，使企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展得到有力的法律保障。其次，要在原有制度基礎(chǔ)上，建立檔案監(jiān)督考核制度，對檔案管理中取得成績，以及造成經(jīng)濟(jì)損失的，制定切實(shí)有效的獎懲辦法，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)。比如企業(yè)重大事項進(jìn)行工商變更后，未歸檔資料，致使企業(yè)網(wǎng)站、各類資質(zhì)、銀行信息等管理各個環(huán)節(jié)遲遲未能跟上，對外投標(biāo)時，因企業(yè)信息不準(zhǔn)確而受阻，甚至影響公司信譽(yù)。類似事件如有考核獎懲制度，定會降低管理成本，提高工作效率。

2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識，推動企業(yè)檔案工作的持續(xù)發(fā)展

檔案管理是一個系統(tǒng)工程，涉及到公司各部門，領(lǐng)導(dǎo)干部要重視和關(guān)懷檔案工作。各級領(lǐng)導(dǎo)干部要將檔案工作列入工作計劃，樹立檔案工作無小事的思想，把檔案工作做為重要事情來管理，把檔案工作列入日程。在年度計劃中加入檔案工作內(nèi)容，年終總結(jié)里體現(xiàn)檔案工作開展情況，將檔案工作列為考核指標(biāo)之一。

加大對檔案工作經(jīng)費(fèi)投入的力度，把檔案工作經(jīng)費(fèi)規(guī)劃進(jìn)每年財務(wù)預(yù)算，在此基礎(chǔ)上逐年增加資金投入，解決檔案工作中存在的問題和困難，為檔案事業(yè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，真正使檔案事業(yè)同步于經(jīng)濟(jì)社會中各項事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。加強(qiáng)檔案工作者的隊伍建設(shè)，真正培養(yǎng)出素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟練、管理規(guī)范的現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍。

積極宣傳檔案工作，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識。調(diào)查中可見，大部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作不夠重視，其中很大一部分原因是認(rèn)為檔案工作不是中心工作，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)識不到檔案工作的重要性。這就需要檔案人員強(qiáng)化檔案宣傳工作。首先，要及時向領(lǐng)導(dǎo)干部匯報本單位的檔案工作實(shí)際情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)； 其次，檔案人員自身要努力做好檔案本職工作，積極為領(lǐng)導(dǎo)提供有效的檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到檔案工作的重要性。

3 發(fā)揮檔案人員主動性，提高檔案工作質(zhì)量

企業(yè)中的檔案人員普遍因不受重視而感到位卑言輕，從而對個人工作能力缺乏自信，往往將改善工作狀況寄希望于領(lǐng)導(dǎo)和各職能業(yè)務(wù)人員的支持，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者重視固然重要，但是若要引起重視還在于檔案人員的自身努力。以筆者所在在光電公司檔案管理為例，只要是檔案資料不出錯，檔案工作就會沉寂在基礎(chǔ)管理工作，這種狀態(tài)具有普遍性。想改變現(xiàn)狀，檔案工作人員首先要自己重視，從自身作起，銳意進(jìn)步，以實(shí)際成效服務(wù)企業(yè)，提高業(yè)務(wù)能力，以專業(yè)知識教育他人，以勤勉敬業(yè)的精神感召他人，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視和企業(yè)上下的肯定。為此，檔案管理人員要作到：勤于動腦勤思考——千方百計提供利用檔案，充分挖掘企業(yè)檔案的價值；勤于動手——及時收集整理檔案資料，從煩瑣日常工作中創(chuàng)造檔案價值；勤跑腿——深入業(yè)務(wù)部門跟蹤項目進(jìn)程，與基層建立相互溝通，保持工作主動性和有效性；勤于聽——聽取上級部門意見，聽領(lǐng)導(dǎo)工作思路和工作部署，聽管理、技術(shù)人員的呼聲，及時獲知企業(yè)重大活動和重大項目工程進(jìn)度，以便于檔案收集，傾聽各方需求和意見，以此來確定工作目標(biāo)；勤動嘴——利用各種機(jī)會宣傳檔案知識法規(guī)，搜集工作中企業(yè)利用檔案的得失案進(jìn)行宣傳，使公司自上而下心悅誠服地認(rèn)可檔案的重要性，對檔案工作多一份理解多一份支持。

4 利用多種宣傳手段，提高全員參與意識

企業(yè)檔案意識必須由上至下全員普及。在檔案管理流程中，收集是基礎(chǔ)，提供利用是目的，而要抓好這一頭一尾，不僅靠專兼職檔案管理人員，還有賴于全員參與。要做到全員皆知，檔案宣傳必不可少。

1）應(yīng)該采取一些大眾化的宣傳方式， 比如利用企業(yè)內(nèi)部刊物，宣傳欄、標(biāo)語、網(wǎng)站、微信平臺等定期發(fā)布一些檔案法規(guī)、知識，企業(yè)檔案信息。

2）分門別類地采取專題講座、展覽（借助企業(yè)文化宣傳展示檔案利用效果）、對基層進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作匯報等形式，這就需要檔案工作者努力整合檔案資源，挖掘企業(yè)檔案價值。

3）舉辦培訓(xùn)，比如檔案相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)中應(yīng)各有側(cè)重，比如對項目組成員進(jìn)行項目檔案培訓(xùn)、研發(fā)人員進(jìn)行科技檔案培訓(xùn)、職能部室和基層文書進(jìn)行文書檔案培訓(xùn)。組織檔案管理人員進(jìn)行交流、開展檔案工作檢查，進(jìn)一步提高檔案管理水平。通過諸如此類的手段，使檔案概念深入人心，使檔案工作得到全員的支持和肯定。