基層衛(wèi)生計生檔案管理的構思

劉曉皊 王亞茹

基層衛(wèi)生計生檔案工作具有管理性、服務性和保密性，對于過去和新時期的衛(wèi)計事業(yè)都具有歷史意義和現(xiàn)實意義?；鶎拥男l(wèi)生和計生系統(tǒng)受機構合并，和檔案管理部門業(yè)務指導等影響，曾在工作中取得過顯著成績。目前，衛(wèi)生計生檔案管理屬于衛(wèi)計局各項工作中的重要內(nèi)容，同時也屬于國家檔案事業(yè)的重要組成部分。由于客觀條件、思想認識、領導的重視程度以及人力、財力等各方面的因素影響，衛(wèi)生計生檔案管理工作，依舊存在一些薄弱環(huán)節(jié)，為了促進衛(wèi)計工作的順利開展，充分挖掘出檔案資源的實際利用價值，更好的為衛(wèi)計工作服務，我們應進一步規(guī)范衛(wèi)生計生檔案管理工作。

1 基層衛(wèi)生計生檔案管理存在的問題

首先，檔案材料收集不齊全。因為在基層檔案管理過程中往往存在各個科室、各部門，各自為陣營的現(xiàn)象，造成衛(wèi)生計生檔案在收集與整理時無法完整、齊全地收集到一起，部分有價值的檔案材料易被遺漏，導致衛(wèi)計檔案管理工作無法順利開展。不僅對檔案的完整性造成影響，同時還會影響到檔案的開發(fā)利用。

其次，檔案管理人員綜合能力有待提升。一方面是部分檔案管理人員沒有進行專業(yè)的培訓和學習，不具備檔案管理和檔案開發(fā)利用等相關專業(yè)知識。另一方面是檔案管理人員自身思想認識不到位，在檔案信息化建設過程中不注重自身能力的培養(yǎng)，缺乏基礎的計算機技能和檔案信息化知識，無法科學、規(guī)范地對檔案材料進行收集、分類、歸檔。

最后，檔案材料的實際利用價值不高，衛(wèi)生計生工作的特點決定其檔案材料種類繁多，數(shù)量較大，專業(yè)性較強，很容易在日常的管理過程中出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，再加上檔案的收集整理工作不及時、不到位，影響了檔案的利用效果。

2 基層衛(wèi)生計生檔案管理的實施對策

2.1 加強衛(wèi)生計生執(zhí)法檔案的管理

對衛(wèi)生計生執(zhí)法檔案管理要準確、完整，所有適用于衛(wèi)生計生執(zhí)法工作的檔案材料，都必須經(jīng)過檔案信息資源的篩選與整理，從而發(fā)揮其最高價值，力求分類明確，歸檔規(guī)范，組卷合理。針對時間久遠的檔案文件材料、部分缺卷或紙張老化、書寫材料不符合規(guī)范要求、檔案損壞或字跡模糊等問題，必須要在第一時間進行搶救，對具有重要價值的執(zhí)法檔案材料要進行信息化轉(zhuǎn)化，同時做好保存工作。此外，因部分衛(wèi)生計生執(zhí)法檔案文件材料在很長的時間內(nèi)能夠發(fā)揮出重要價值，所以在進行歸檔整理的過程中應當堅持廣泛利用和長久保存相結(jié)合的原則，實現(xiàn)檔案利用和保護工作相互促進，從而符合衛(wèi)生計生執(zhí)法工作的實際需要。

2.2 不斷完善檔案管理制度

只有完善的檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結(jié)合筆者多年實踐經(jīng)驗，衛(wèi)生計生檔案管理制度應當包含下面幾部分內(nèi)容：1）對檔案管理人員實施季度、年度考評制度；2）完善立卷制度。對衛(wèi)生計生檔案材料的收集、分類、歸檔和保存工作必須規(guī)范有序，安全衛(wèi)生，嚴格按照上級部門的標準和要求進行操作；3）建立定期談話制度，檔案管理工作人員應當定期對各科室負責人進行溝通，從而取得工作主動權；4）建立衛(wèi)生計生項目登記制度。為各級衛(wèi)生計生辦公室和醫(yī)療保健相關機構制定檢查登記表，收集完整的一手材料；5）推行檔案收集整理情況匯報制度。要求檔案管理人員在每天下班之前應當對各個科室、部門的文件材料進行匯總，每月對檔案材料收集整理和歸檔情況對領導組長進行匯報等。

2.3 實施檔案科學化管理

衛(wèi)生計生檔案管理人員必須定期對收集的材料實施科學規(guī)范的分類、整理、歸檔。確保檔案質(zhì)量和效率。為實現(xiàn)檔案科學化管理的要求，我們應當努力做好下面幾方面的工作：第一是科學設置檔案類目；第二是推行定期整理歸檔機制；第三是貫徹落實衛(wèi)生計生檔案管理工作檢查制度；第四是檔案人員要樹立依法治檔意識，落實檔案歸檔、利用相關法規(guī)，保證檔案材料的齊全和完整性；第五是做好檔案宣傳工作。綜上所述，如果衛(wèi)生計生檔案管理工作混亂，必然會導致衛(wèi)生計生各項工作受到影響。推薦科學化、規(guī)范化的管理方式，可以保證各項工作的有序開展，發(fā)現(xiàn)問題之后能夠第一時間排查解決，實現(xiàn)衛(wèi)生計生檔案管理的制度化，規(guī)范化。

3 加強檔案人員隊伍建設

信息化時代，衛(wèi)生計生檔案管理的信息化建設也逐漸推進，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業(yè)知識，同時還應掌握一定的計算機操作技能，所以我們應當鼓勵支持檔案管理人員積極參加培訓學習，定期開展培訓講座會議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時幫助他們樹立現(xiàn)代化、信息化的檔案管理理念，在組織進行培訓教育的過程中必須要選擇多樣化的培訓方式，構建立體化的培訓模式，力求培訓工作的針對性與時效性，此外，還應進一步強化衛(wèi)生計生檔案工作者的創(chuàng)造性、創(chuàng)新性，讓他們能夠主動的投入到檔案管理研究工作中來。清楚的認識和了解檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，更新其知識結(jié)構體系。

4 結(jié)語

隨著近年來我國檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，對衛(wèi)生計生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題，而檔案管理模式的創(chuàng)新與改革在于認清當前衛(wèi)生計生檔案管理工作存在的問題，采取有針對性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應時代發(fā)展的要求，滿足衛(wèi)生計生工作的實際需要。

我們要認識到，檔案管理工作的創(chuàng)新是一項長期性、系統(tǒng)性的工程。檔案管理改革還有很長的路要走，只有不斷努力才能夠發(fā)揮出檔案材料的價值與優(yōu)勢。