淺析人事檔案管理的信息化建設

秦銘 陳郁寰

摘 要：伴隨現(xiàn)代化信息技術(shù)的良好發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)被廣泛應用、推廣于各個領(lǐng)域中。為此，需要做好人事檔案管理信息化建設工作，從而加強人事檔案管理工作的質(zhì)量，提高人事工作效率，滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需求和要求。本次研究，對人事檔案管理信息化建設的意義進行概述，明確了人事檔案信息化建設中的不足，然后結(jié)合具體問題進行分析，構(gòu)建了相關(guān)完善的措施，現(xiàn)進行具體闡述如下。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息；建設

1 做好人事檔案管理信息化建設工作的意義

人事檔案，能夠直接反映出個人經(jīng)歷、思想、業(yè)務能力等情況。人事檔案的形式包括：自傳、履歷表和登記表，可明確一個人的經(jīng)歷、思想變化、家庭情況、經(jīng)濟狀況等信息。隨著時間的推移，人們在不同時期的表現(xiàn)可直接顯示出來，進行政治、工作考核、考察。然后，予以獎懲、科研成果方式記錄下來，展示出個人政治表現(xiàn)、工作能力，以及技術(shù)專長等情況。合理運用信息化技術(shù)，能夠提高檔案管理工作的整體質(zhì)量、檔案管理質(zhì)量，促進人事檔案管理的建設。

信息化人事檔案管理工作，即為管理中通過計算機網(wǎng)絡、電子掃描儀、微縮復印設備、管理系統(tǒng)軟件等，對檔案信息數(shù)據(jù)等管理的方法。這種管理方法，不但能確保操作的簡便、有效，同時能在較短的時間進行查閱，對原檔案內(nèi)容加以有效保護。人事檔案信息化管理，可將靜態(tài)存放——動態(tài)管理轉(zhuǎn)變，被動服務——主動服務轉(zhuǎn)化，而這也是提高工作效率的主要原因。這時，管理理念的變化，使得紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，能夠?qū)⒐ぷ鞯哪Ｊ秸{(diào)整為數(shù)字化操作。人事檔案信息化管理過程中，檔案生成、檔案采集、檔案分檔，以及檔案儲存等，不同環(huán)節(jié)的工作均發(fā)生了較大的改變，節(jié)省時間的同時，能夠以專業(yè)化平臺方式，進行數(shù)據(jù)入庫分類處理工作，所以可切實提高了人事檔案部門的整體工作效率。人事檔案管理，可達到檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡、全面等效果，盡可能降低直接查閱檔案造成的弊端，如減少查閱次數(shù)，查閱時間等，并且能避免檔案在查閱期間受到外界因素影響，出現(xiàn)磨損問題。降低工作人員對紙質(zhì)檔案資源接觸的同時，能避免發(fā)生人為因素所致的涂改、檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象，保證檔案內(nèi)容的安全、完整，使檔案信息能被有效開發(fā)、合理運用。

2 信息化人事檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 管理意識問題

近年來，我國各單位對人事檔案信息化建設工作缺乏重視，沒有從根本上轉(zhuǎn)變理念，大多數(shù)人認為，人事檔案管理只是保管的事務性工作，人事檔案部門只需要保存好資料，“守好攤”，不丟失，不泄密，能夠應付外調(diào)、查檔就可以了，人員擴充和資金投入都是極少的，這就阻礙了人事檔案管理信息化建設的進程。

2.2 管理方式問題

以往，干部人事檔案工作多通過收集檔案、整理檔案、鑒定檔案、保管檔案，以及統(tǒng)計檔案、檢索檔案和利用檔案等處理，都是靠手工勞動來完成，繁瑣而低效，其服務方式已經(jīng)無法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾。現(xiàn)階段，人事檔案保存、使用，多通過以往的方式管理，反復查閱紙質(zhì)資料，無疑會對原始資料構(gòu)成不良影響。

2.3 信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)問題

我國人事檔案信息化管理尚不成熟，這和缺乏具體的管理標準，存在直接的關(guān)系，數(shù)據(jù)庫建設沒有系統(tǒng)管理，導致數(shù)據(jù)采集無法達到全面、準確的目的。與此同時，信息更新速度較慢，不能及時更新相關(guān)信息。在人員信息、檔案目錄編輯和檔案傳遞等方面，可合理運用計算機進行管理，但是信息化的程度角度，所以不能實現(xiàn)資源共享的效果，達到具體的要求。

2.4 計算機信息技術(shù)水平問題

目前，很多單位的人事檔案管理工作者，平均年齡較大，學歷偏低，對信息化建設中的技能要求普遍感到困難；工作內(nèi)容比較單一、乏味，不能吸引更多的年輕、專業(yè)型人才從事這一行業(yè)。需要注意的是，絕大多數(shù)工作人員能夠簡單掌握計算機使用方面的知識，但是對于計算機知識方面了解較少，這對于設計工作的開展，會構(gòu)成嚴重的影響。以往，人事檔案管理工作，能夠通過手工操作完成收集、分類和整理、裝訂、查閱等管理工作。當前，人事檔案信息化建設進程加快，企業(yè)方面需要吸引更多的專業(yè)型人才，從而更好的落實人事檔案管理工作。

3 人事檔案管理信息化建設的完善措施

3.1 構(gòu)建完善的管理機制，并做好管理團隊的建設工作

合理使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠達到信息化戰(zhàn)略規(guī)劃、檔案館信息管理的要求，于人事檔案工作整個過程進行規(guī)劃、設計、建設，從而實現(xiàn)檔案館、其他部門信息系統(tǒng)集成、共享的效果。利于促使人事檔案整個過程，達到業(yè)務自動化的目的，對于人事檔案信息網(wǎng)絡化查詢、利用也非常有利，可借助這一系統(tǒng)的作用，提高人事檔案工作管理效率，確保檔案館可在人事檔案工作中，進行持續(xù)完善。

筆者認為，為做好人事檔案管理信息化建設工作，需要轉(zhuǎn)變以往的管理觀念，明確人事檔案管理工作實施是非常關(guān)鍵的，正確看待數(shù)字化管理工作。加大基礎(chǔ)設施的投入，從硬件、軟件、技術(shù)等方面予以支持，確保充足的信息化建設經(jīng)費、系統(tǒng)運行經(jīng)費，并且做好軟件、硬件設施的建設工作，以及人事檔案信息網(wǎng)絡化研究工作、開發(fā)工作。同時，應制定系統(tǒng)、科學、合理的自檢機制，以科學規(guī)范、嚴密的制度來保障系統(tǒng)安全的可靠運行、為人事檔案管理信息化建設奠定基礎(chǔ)。另外，重視隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事這項工作。構(gòu)建培訓機制，以此培養(yǎng)出更多人事檔案管理型人才，掌握并合理運用計算機技術(shù)方面的知識，構(gòu)建一支信息化團隊。

3.2 構(gòu)建信息錄入機制

實行人事檔案管理信息建設前，根據(jù)單位具體狀況，核實檔案信息內(nèi)容，確保錄入系統(tǒng)資料的真實性、完整性。經(jīng)電子檔案管理、數(shù)字化管理，構(gòu)建干部職歷庫、工資情況庫，以及專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫及人事任免庫。完善檔案信息內(nèi)容，在第一時間做好干部基本情況、人事變動、獎懲、年度考核，以及退休等數(shù)據(jù)更新工作，最大可能滿足人事檔案管理的要求。人事檔案，在收集工作、歸檔工作、整理工作、保管工作，以及運用和轉(zhuǎn)出工作等，均利于促進網(wǎng)絡化運行。這就要求檔案數(shù)據(jù)集中進行存儲，為確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，需要在檔案工作之上，加以業(yè)務、信息自動化處理。建議其他部門信息系統(tǒng)，實行系統(tǒng)集成，從而達到信息資源共享的效果。系統(tǒng)中人事檔案信息資源，涉及的內(nèi)容為：人事檔案案卷、卷內(nèi)文件目錄、電子全文等。系統(tǒng)設備資源主要由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、服務器、存儲器等構(gòu)成，系統(tǒng)用戶需要進行分權(quán)限設置。采用系統(tǒng)的用戶，均存在特定功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，而功能權(quán)限設置需要細化功能組件級，數(shù)據(jù)權(quán)限設置應該細化于目錄，做好系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)備份工作，能夠?qū)嵭胁婚g斷運行。檔案數(shù)據(jù)，應按照物理歸檔的方式處理，和其他業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)保持聯(lián)系，力求物理訪問、存儲隔離。

3.3 做好人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡化建設，實現(xiàn)資源共享

以本單位內(nèi)部局域網(wǎng)（OA系統(tǒng)）屬于數(shù)據(jù)平臺的一種，能夠關(guān)注網(wǎng)絡建設、人事檔案管理信息化輔助軟件建設方面的內(nèi)容，可設置安全權(quán)限，確保網(wǎng)絡服務的穩(wěn)定性、安全性。給各職能部門一定的管理權(quán)限，聯(lián)系其他部門數(shù)據(jù)，達到多方面計算機網(wǎng)絡化管理的目的，然后構(gòu)建保密人事檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。

建立協(xié)調(diào)機構(gòu)，對實際工作進行規(guī)范、約束，制定符合當前網(wǎng)絡化發(fā)展的規(guī)劃，旨在對檔案網(wǎng)絡化工作予以針對性指導，確保思想、行動保持統(tǒng)一，開發(fā)出更多質(zhì)量較佳的軟件，轉(zhuǎn)變以往管理的觀念，達到檔案信息資源共享的目的，信息互通。

3.4 定期組織工作人員進行人員培訓、學習

因為檔案管理信息化文檔處理工作的要求較高，所以需要做好檔案保存工作，加強對工作人員的要求，要求檔案管理人員具備檔案技術(shù)操作能力、人事管理能力，并且掌握計算機技能、計算機相關(guān)理論知識，定期組織相關(guān)人員進行培訓、學習，進而提高工作人員的綜合素質(zhì)。當前，我們有必要對人事檔案工作者進行計算機網(wǎng)絡技術(shù)的培訓，加大力度引進和專項培訓，構(gòu)建工作人員培訓、學習機制，結(jié)合工作人員的實際狀況，實行針對性培訓、學習，不斷更新工作人員的知識結(jié)構(gòu)，提高其整體工作水平，發(fā)揮其在工作崗位的最大價值。要做好人事檔案管理信息化安全防護方面的工作，需要合理運用相關(guān)技術(shù)進行管理，進行檔案內(nèi)部局域網(wǎng)管理工作，禁止和外網(wǎng)鏈接，從而提高網(wǎng)絡運行的安全。然后，應予以網(wǎng)絡安全檢測更多的重視，將入侵檢測系統(tǒng)配備于共享網(wǎng)絡設備。第二，要建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制，設置安全訪問密碼，以此規(guī)避發(fā)生現(xiàn)信息平臺惡意破壞、攻擊狀況。及時更新、備份信息庫數(shù)據(jù)信息，如果受到攻擊可經(jīng)備份還原數(shù)據(jù)信息。最后，應配備訪問控制軟件系統(tǒng)，保障訪問控制工作效率。經(jīng)上述措施進行檔案信息庫管理、維護，提高檔案信息資源的安全性，促進網(wǎng)絡系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行。

參考文獻

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