淺析基層人口計生檔案的現(xiàn)狀和規(guī)范化提高

劉曉皊

隨著我國計劃生育工作的有效開展，對計劃生育檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)的要求，不斷強化計生檔案管理。在新形勢下找到適合檔案管理工作的思路、方法和途徑，是目前首要解決的重要問題。提高計生檔案管理水平，有助于計生工作的順利進(jìn)行、改善社會經(jīng)濟環(huán)境，使其更好、更快的發(fā)展，為我國社會經(jīng)濟可持續(xù)化發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1 基層人口計生檔案管理中普遍存在的問題

1）、檔案認(rèn)識不到位。在實際工作當(dāng)中，很多工作人員和領(lǐng)導(dǎo)干部沒有給予計生檔案足夠的重視，檔案意識模糊，認(rèn)為檔案和計生工作之間沒有直接關(guān)聯(lián)，只要職工和干部不違反計劃生育規(guī)定的情況下，檔案管理工作有或無都不會造成嚴(yán)重影響，所以，簡單處理日常工作事物，最終導(dǎo)致檔案資料保存不齊全、不及時、不完整，致使檔案室的檔案質(zhì)量下降。

2）檔案內(nèi)容不真實。在檔案管理工作中，弄虛作假的情況時有發(fā)生。因為計劃生育實行的是一票否決政策。致使一些單位對計生檔案中的臨時信息有誤或者隱滿，主要是一些停薪留職和下崗人員的生育和節(jié)育問題檔案，導(dǎo)致了檔案的真實性有所下降，出現(xiàn)了“報喜不報憂”的現(xiàn)象。

3）檔案監(jiān)督檢查不嚴(yán)格。檢查部門的檢查力度不高，類似于“走馬觀花”，檢查趨于形式只做表面，對檔案管理工作存在的問題和不足不予以糾正，檢查過后檔案管理人員思想松弛，檔案管理工作停滯不前。

4）案卷質(zhì)量不規(guī)范。目前人口計生檔案管理大多是室藏，內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，并且由于多年來檔案管理一直處于封閉管理之中，計生檔案管理工作僅以保存為目的，以案卷不丟失為原則，再加上每個歷史時期檔案的整理方法要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等，最后形成了檔案質(zhì)量普遍較差的局面。

5）檔案管理人員不固定，制度不健全。計劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒有相應(yīng)職務(wù)，職稱，人員變動大，頻繁的人事調(diào)動使得檔案交接不完全、整理不徹底，造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。對建立計生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范收集材料，管理水平亟待提高。

2 認(rèn)真抓好基層人口和計生檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、制度化和科學(xué)化建設(shè)

1）系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認(rèn)識其重要性，明確專人，落實責(zé)任，加強管理，實現(xiàn)計生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效地保證工作的正常運轉(zhuǎn)。作為“司令部”的人口與計劃生育檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，是計生檔案管理工作的“針”，人口計生局各科室具體承擔(dān)計劃生育工作任務(wù)落實，匯集“八面來風(fēng)”，是“針眼”、是關(guān)鍵，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村各業(yè)務(wù)部門、科室應(yīng)建立專（兼）職結(jié)合的工作小組，責(zé)任到人，形成“縱向線”。同時，這些“縱向線”并非完全孤立、除對以上負(fù)責(zé)外，還要相互影響，相互監(jiān)督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯(lián)動，形成網(wǎng)絡(luò)。這個網(wǎng)絡(luò)既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系。同時完整的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，過硬的工作隊伍和健全的基層網(wǎng)絡(luò)，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎(chǔ)，并且要定期對檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其不僅具有檔案館學(xué)、情報學(xué)以及相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識，還需要掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等相關(guān)知識，熟悉各項業(yè)務(wù)技能。

2）工作制度化。只有嚴(yán)格規(guī)章制度，才能確保檔案完整安全。根據(jù)多年工作的實踐經(jīng)驗，筆者認(rèn)為這些制度應(yīng)包括以下幾個方面：（1）對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度；（2）完善立卷制度。計生檔案收集、上報、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，要根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一要求，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作；（3）實行定期談話制度。專（兼）職檔案人員要定期向服務(wù)對象談話訪問，取得工作主動權(quán)；（4）實行計劃生育項目檢查治療登記制度。為各級計生服務(wù)站以及醫(yī)院的相關(guān)機構(gòu)配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計起來；（5）實行檔案收集整理時限制度。規(guī)定各科室下班前要收集歸檔當(dāng)日的資料，每月上報一次檔案材料等。另外，還要出臺一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。

3）管理科學(xué)化。人口計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進(jìn)行科學(xué)歸檔整理。為保證工作質(zhì)量，達(dá)到檔案類目設(shè)置合理，組卷規(guī)范的目的，重點應(yīng)抓好以下五個環(huán)節(jié)：一是合理設(shè)置類目體系。二是實行定期歸檔制度。三是實行計生檔案工作檢查制度。四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴(yán)格貫徹落實檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全。五是認(rèn)真做好年度檔案收集整理和開發(fā)利用工作。六是提高對檔案的宣傳力度，增加檔案的知名度。

3 提升計生檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

1）重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時代檔案工作的特點要求檔案管理人員應(yīng)該既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。

2）重視檔案管理人員的在職培訓(xùn)。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此，要積極組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強檔案觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。

3）積極支持、鼓勵檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識積累。很多檔案管理人員已認(rèn)識到提高自身素質(zhì)的重要性，但往往過于倚重各類培訓(xùn)而忽視自身的學(xué)習(xí)和積累。事實上，自學(xué)也是提高素質(zhì)的重要途徑，檔案管理人員應(yīng)積極主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結(jié)合起來。

4）合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。