事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理的提高措施

沙建華

摘 要：事業(yè)單位具有社會公共服務(wù)職能的責(zé)任，其單位的人事檔案立卷歸檔管理水平，直接關(guān)系到了單位人事檔案的利用率。因此，需要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作力度，有利于提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，促進(jìn)其單位所有業(yè)務(wù)的順利開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理措施

我國當(dāng)前正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，事業(yè)單位需要及時地進(jìn)行體制改革，來滿足當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此，傳 統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展需求，需要不斷創(chuàng)新與改革事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理措施，確保事業(yè)單位人事檔案管理可以向著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展，有利于事業(yè)單位對人才的合理開發(fā)與應(yīng)用。

1 事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理工作存在的問題

1.1 管理模式機(jī)械化

雖然事業(yè)單位體制改革過程中，其人事檔案管理工作有了一定的進(jìn)步，已經(jīng)構(gòu)建了相應(yīng)的制定化管理模式。但從當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，所開展的管理工作存在著機(jī)械化、單一化的問題。部分單位對于人事檔案管理還存在一定的理解偏差，所采用的管理模式相對較為陳舊。加上單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的不重視，對人事檔案立卷歸檔管理工作效率形成了一定的影響。

1.2 缺少“以我為主”的立卷歸檔意識

在開展立卷歸檔過程中，需要精確地分析檔案文件有的時效性。從而才能夠真正地將現(xiàn)行人事檔案精神落實(shí)到位。但在當(dāng)前檔案管理工作中，會出現(xiàn)歸檔資料不規(guī)范、檔案管理工作重復(fù)性等問題。事業(yè)單位人事檔案工作中存在檔案資料不完整的問題，從而導(dǎo)致檔案利用效率較低。此外，部分單位沒有在開展歸檔工作時耐心細(xì)致地甄別， 認(rèn)真分類和裝訂，沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范的檔案管理制度，造成檔案資料利用價值并不高。

1.3 人事檔案管理工作質(zhì)量不高

人事檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到了單位的發(fā)展，如果無法提高其工作的質(zhì)量以及效率，檔案管理工作的效能得不到體現(xiàn)，對單位的管理會造成一定的影響。從目前部分事業(yè)單位人事檔案管理工作來進(jìn)行分析，依然停留在人手人腦工作模式。雖然有的單位已經(jīng)開始進(jìn)行信息化管理模式，并人事檔案進(jìn)行電子檔案錄入，但對于檔案的正確使用以及維護(hù)并沒有真正地體現(xiàn)出信息化、自動化管理的優(yōu)勢。比如：部分單位沒有將電子檔案進(jìn)行合理分類、電子檔案更新不及等等。這些問題的出現(xiàn)，無法體現(xiàn)出信息化管理的優(yōu)越性，甚至還會給管理工作人員帶來更多的工作壓力。

2 事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔管理的提高措施

2.1 認(rèn)真開展文件分類

事業(yè)單位人事檔案歸檔管理工作中，需要對其相關(guān)文件進(jìn)行重新整理。此類型文件大致可以劃分為以下幾個類型：1）綜合類文件。此類型的文件所包含的內(nèi)容相對較多。在進(jìn)行立卷歸檔時，除了組織人事以及單位業(yè)務(wù)相關(guān)文件以外，都需要?dú)w檔于綜合文件中進(jìn)行管理。因此，此類型的檔案文件使用率并不高，而且還具有非常強(qiáng)的時效性，其檔案內(nèi)容與實(shí)際工作的關(guān)聯(lián)性不大。在對此類文件進(jìn)行分類整理時，必須要確保其文件的完整性，并按照相應(yīng)的年份來進(jìn)行初步整理，再結(jié)合其類型文件中的關(guān)鍵詞來開展詳細(xì)的分類、整理以及登記工作。2）組織人事類文件。此類文件主要是涉及到了事業(yè)單位工作人員與社會福利相關(guān)的內(nèi)容。比如：社保繳納、工作人員退休辦理、崗位認(rèn)定書面依據(jù)、工作人員職位變更等內(nèi)容。這些內(nèi)容是工作人員重要的身份證明，同時也是其與事業(yè)單位 勞動關(guān)系的重要依據(jù)。因此，必須要重點(diǎn)保管好此類文件，并要對組織人事類文件進(jìn)行及時更新，方便后續(xù)查詢相關(guān)工作人員的工作表現(xiàn)。在開展組織人事類文件整理過程中，需要根據(jù)工作人員入職年份以及文件制作年份進(jìn)行初步分類，然后再根據(jù)相關(guān)細(xì)節(jié)來進(jìn)行詳細(xì)整理。3）單位業(yè)務(wù)類文件。此類型文件在事業(yè)單位文檔整理過程中的數(shù)量非常多，其文件使用率也是所有文件中最頻繁的文件之一。單位業(yè)務(wù)類文件，主要內(nèi)容涉及到了與單位業(yè)務(wù)相關(guān)的所有操作規(guī)范。因此，必須要對其原件進(jìn)行完整保管。如果其中內(nèi)容并沒有涉密內(nèi)容，可以將其復(fù)印并公開給每一名相關(guān)工作人員。如果其文件中有涉密內(nèi)容，需要認(rèn)真做好保管的同時，還要做好密工作。在針對單位業(yè)務(wù)類文件進(jìn)行整理過程中，必須要做好原始文件的保管，避免出現(xiàn)文件丟失等問題。同時，需要根據(jù)相關(guān)年份來對其文件進(jìn)行劃分與初步整理。

2.2 認(rèn)真做好文件編碼、存檔工作

在完成文件分類之后，需要對所分類好的文件開展編碼與存檔工作。在進(jìn)行編碼時，上述三種類型文件都可以根據(jù)文件年份來進(jìn)行編碼，至此完成對檔案文件的基礎(chǔ)性工作。比如：2018年的人事任命檔案，可以在其編號前標(biāo)注2018來區(qū)分。為了能夠更細(xì)致地做好檔案分類工作，除了根據(jù)文件年份進(jìn)行編碼外，還可以按照相關(guān)內(nèi)容來進(jìn)行細(xì)致分類。比如：進(jìn)行業(yè)務(wù)類文件分類時，可以按照其業(yè)務(wù)內(nèi)容的差異性來進(jìn)行細(xì)致分類。例如：社保類檔案可以通過簡寫SB；醫(yī)療類可以簡寫成YL等。通過多次分類之后，可以有利提升檔案查詢效率，方便相關(guān)工作人員查找文件。

2.3 認(rèn)真做好檔案的保護(hù)工作

對檔案文件完成整理以及編碼后，需要將其及時送入檔案室進(jìn)行保管，并認(rèn)真做好對以下幾個方面的檔案的保護(hù)工作：1）認(rèn)真做好檔案使用登記，防止檔案文件丟失。在使用檔案文件時，必須要做好登記，尤其是檔案原件以及一些無法補(bǔ)辦的文件，必須要加強(qiáng)管理。認(rèn)真做好使用者以及歸還時間記錄，避免檔案文件丟失。2）認(rèn)真做好文件保管。檔案文件由于存檔時間較長，其紙張會因受到保管環(huán)境的影響而不同程度的損壞。因此，需要在針對檔案室的環(huán)境進(jìn)行控制，并在檔案室內(nèi)安裝除濕防潮設(shè)備。同時，還需要認(rèn)真檢查檔案保管環(huán)境中是否存在動物，避免動物對檔案文件造成損壞。3）將檔案保存于牛皮紙盒中。通過這種保存方式，不僅可以避免文件受到動物的損壞，同時還可以在其外表填寫上文件編號，方便工作人員查找。

2.4 制定健全的人事檔案立卷歸檔工作管理機(jī)制

1）制定人事檔案整理、分類、保管等規(guī)范化流程，并根據(jù)相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)制定執(zhí)行制度。此外，需要制定定期檢查工作機(jī)制，根據(jù)人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行檢查。2）構(gòu)建健全的人事檔案收集與轉(zhuǎn)遞制定。在此環(huán)節(jié)中，需要結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真對事業(yè)單位人事檔案材料內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核定。如果在此過程中發(fā)現(xiàn)缺少相關(guān)材料，需要認(rèn)真進(jìn)行記錄，并向相關(guān)當(dāng)事人提出書面告知，要求其補(bǔ)充相關(guān)材料信息。在完成材料審核后，對完整真實(shí)的人事檔案進(jìn)行記錄在檔，并需要通過嚴(yán)密封包后來進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。要求收到相關(guān)檔案的單位必須及時在回執(zhí)單上簽字蓋章，并將回執(zhí)單寄回原單位，相關(guān)管理部門應(yīng)該將收到的回執(zhí)單認(rèn)真保存方便后續(xù)的核查。3）認(rèn)真做好人事檔案歸檔工作。歸檔工作的開展，必須要確保其檔案文件完整。將其歸檔的目的在于方便后續(xù)的檔案文件查詢。在進(jìn)行檔案文件材料歸檔整理時，同樣需要對所有文件進(jìn)行分類，嚴(yán)格遵循材料重要性、時間性原則來進(jìn)行分類，從而可以確保其文件材料的完整性以及真實(shí)性。

3 結(jié)語

總之，對于事業(yè)單位檔案立卷歸檔管理工作而言，是一項(xiàng)非常繁雜且工作量較大的管理工作。在整個工作過程中，需要保持較大的耐心與責(zé)任，才能夠順利完成其檔案文件的管理工作。同時，各事業(yè)單位應(yīng)該及時應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理模式，構(gòu)建信息化檔案管理理工作模式，有效提升人事檔案管理效率，并有效防止原文件的丟失。

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