新形勢下基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理與建設(shè)路徑研究

耿琳

摘 要：本文對當(dāng)前基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理現(xiàn)狀以及檔案管理工作中存在的一些問題進行了分析，對如何在新形勢下做好基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理和建設(shè)工作提出了幾點對策和建議，希望能夠為我國基層疾病預(yù)防控制中心實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理提供一些參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；疾病預(yù)防控制中心；檔案管理

檔案管理工作能夠為檔案的真實性和完整性提供保障，同時也能夠使檔案發(fā)揮出其應(yīng)用和參考的價值。特別是對于疾病預(yù)防控制工作來說，良好的檔案管理能夠為疾控工作提供準(zhǔn)確、有效的依據(jù)，進而推動我國疾病預(yù)防和控制事業(yè)的進步與發(fā)展。然而目前在基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作中仍然存在著一些不足需要進行改善。

1 基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)狀

1.1 衛(wèi)案管理工作難度較大

基層疾病預(yù)防控制中心由于在工作上涉及的范圍比較廣，檔案的種類數(shù)量也比較多，因此在檔案的管理工作上會存在著一定的困難。其次，由于在檔案管理工作的整個流程中有著較多的環(huán)節(jié)，無論其中哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會對檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成影響，如相關(guān)人員不重視檔案管理工作、檔案工作不能按時完成、人員流動頻繁、崗位交替等。

1.2 檔案管理水平不高，利用效率低

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在基層疾病預(yù)防控制中心中獲得了較為廣泛的應(yīng)用，然而部分基層地區(qū)由于相關(guān)技術(shù)、設(shè)備的水平不高，導(dǎo)致檔案的信息化程度較低。部分地區(qū)仍然使用人工操作的方式進行檔案管理工作，存在著管理工作任務(wù)量大、工作時間長、檔案管理工作效率低下等問題。這些問題導(dǎo)致了管理任務(wù)無法快速完成，對于咨詢和查閱工作造成了一定的阻礙，檔案的利用效率低下，無法充分發(fā)揮檔案的價值。

2 檔案管理工作中存在的問題分析

2.1 管理方法和制度落后

當(dāng)前在部分基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理中仍然采用的傳統(tǒng)的檔案管理辦法，在對檔案進行收集整理后就堆放在一起，而沒有對其進行嚴(yán)格分類和數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了之后的檔案的檢索和運用效率十分低下，檔案管理工作量大大增加。此外，由于部分疾病預(yù)防控制中心在檔案的收集、保護、借閱等方面沒有嚴(yán)格的制度，且缺乏相關(guān)的監(jiān)督機制，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案工作操作混亂，檔案收集整理不及時，檔案不完整等問題，使檔案管理工作的專業(yè)性和機密性受到了較大的影響。

2.2 相關(guān)硬件設(shè)備落后

由于部分基層疾病預(yù)防控制中心不重視檔案管理工作，對于檔案管理工作的意義沒有一個正確的認(rèn)識，對于檔案管理工作的相關(guān)投入比較少，導(dǎo)致了檔案管理硬件設(shè)施長期使用，設(shè)備落后且老化問題嚴(yán)重，管理工作中的頻繁出現(xiàn)漏洞或者錯誤，相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備得不到更新，從而導(dǎo)致了基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的效率提高和數(shù)字化管理的實現(xiàn)受到了較大的影響和阻礙。

2.3 缺乏檔案管理意識

由于基層疾控人員緊張，檔案管理人員多為兼職人員或者年齡大的即將退休的人員，沒有對檔案管理相關(guān)知識積極主動的進行學(xué)習(xí)，提高自己的專業(yè)能力。再加上基層疾病預(yù)防控制中心管理層對檔案管理工作不重視，缺乏檔案管理意識，對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實不到位，導(dǎo)致了檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對不高，大多數(shù)檔案人員僅憑經(jīng)驗進行管理工作，管理效率十分底下。此外，檔案管理人員缺乏管理意識、自身專業(yè)素質(zhì)不高對于人事檔案管理數(shù)字化的發(fā)展也造成了極大的影響。

3 疾病預(yù)防控制檔案管理和建設(shè)對策

3.1 完善檔案管理制度

完善的管理制度是一切工作順利進行的重要保障。在基層疾病預(yù)防控制中心檔案的規(guī)范化管理上，要找到目前的檔案管理制度中存在的缺陷和漏洞并進行完善，對檔案管理的流程和程序進行改進，保證其合理性、高效性。對于不同部門的檔案管理，要制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并根據(jù)各部門的實際情況提出具體的工作要求。要明確檔案的記錄、保存和使用等各環(huán)節(jié)的要求。1）檔案記錄要使用黑色碳素筆或鋼筆在專門的檔案記錄紙上進行書寫，并保證記錄工作及時、全面和詳細(xì)，不得出現(xiàn)內(nèi)容上的遺漏，同時做好電子備份。2）在檔案的保存上要實行多種載體存檔，并按照檔案部門、檔案內(nèi)容和重要程度進行三級分類，檔案內(nèi)容要按照文字-圖標(biāo)-聲像等順序進行排列，從而方便后期進行檔案的查詢和使用。3）在檔案的使用上，要對檔案的質(zhì)量進行評定，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關(guān)部門進行解決，保證檔案復(fù)印件的文字清晰，不能出現(xiàn)缺頁或者漏頁，并做好復(fù)印記錄。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作歸根到底還是人來進行管理，因此檔案管理人員的素質(zhì)水平高低就成為了決定檔案管理工作水平高低的關(guān)鍵之一。針對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不夠的問題，基層疾病預(yù)防控制中心要重視并加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作的水平得到切實提高。一方面，要提高管理人員的專業(yè)知識水平，通過專門的課程培訓(xùn)使其檔案管理能力得到有效提高，還可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的形式吸取其他單位在檔案管理工作上的經(jīng)驗和成果，并轉(zhuǎn)化為自己的知識運用到檔案管理工作當(dāng)中。另一方面要對檔案管理人員的責(zé)任意識進行提高，增強他們對于檔案管理工作的重視程度，使其能夠盡職盡責(zé)的完成檔案管理工作，自覺遵守相關(guān)的規(guī)定和紀(jì)律，從而使基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理規(guī)范化工作得到進一步的推動和發(fā)展。

3.3 提高檔案信息化水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案實現(xiàn)信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。通過利用信息技術(shù)可以將檔案資料進行電子化，以電子文檔的形式進行儲存，并使用管理軟件對檔案進行自動整理、歸檔。檔案管理信息化水平的提高不僅能夠使檔案的管理流程簡化、管理效率大大提高，還可以使檔案管理的安全性得到增強，并且相關(guān)人員進行檔案查閱的時候也更加的方便快捷。此外，通過信息技術(shù)對疾控檔案進行統(tǒng)計分析，能夠從中獲取有價值的信息，使檔案的利用效率得到提高，為我國疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展提供重要的依據(jù)和動力。

4 結(jié)語

綜上所述，針對當(dāng)前基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作中存在的一些問題，相關(guān)部門和檔案管理人員要積極采取措施，通過完善檔案管理制度、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提高檔案信息化水平，從而使基層疾控檔案能夠得到充分的利用，為我國疾病預(yù)防控制事業(yè)的進行和發(fā)展提供有效的依據(jù)。

參考文獻

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