信息數(shù)字化對(duì)高職院校檔案管理的影響分析

吳曉芳

摘 要：當(dāng)今社會(huì)迎來數(shù)字信息化潮流，信息數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)的方方面面并且得到了人們的稱贊，高職院校檔案管理更需要信息數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用。熟練掌握數(shù)字信息化技術(shù)極大提高了檔案管理的效率和檔案管理的能力，如何充分利用這一技術(shù)來彌補(bǔ)高職院校的檔案管理中存在的不足，將高職院校檔案管理提升新的高度是一個(gè)值得深入研究的問題。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化；高職院校；檔案管理

1 引言

高職院校的檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活，記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案管理是院校必不可少的組成部分，它對(duì)于學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。隨著計(jì)算機(jī)的普及，對(duì)比之下人工檔案管理的方式效率低下，保密性較差，隨著時(shí)間的增長，就會(huì)產(chǎn)生越來越多的文件，非常不利于查找更新和維護(hù)，已然不能滿足院校和學(xué)生的發(fā)展需要。運(yùn)用信息數(shù)字化技術(shù)管理高職院校檔案可以極大提高檔案管理效率，更是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要。

2 高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

盡管高職院校普遍實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)字化和檔案管理工作的接洽，檔案管理工作已經(jīng)有了很大的發(fā)展，越來越正規(guī)，但是就當(dāng)前情況來看檔案管理工作仍然存在諸多不足：

首先，高職院校檔案管理人員水平參差不齊，業(yè)務(wù)能力存在不足。高職院校檔案信息數(shù)字化進(jìn)程對(duì)于高職院校檔案管理人員的要求越來越高，但是目前好多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)堪憂，很大一部分高職院校的檔案管理人員是沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的，甚至是由其他體系或者部門的人兼任，因?yàn)槿狈ω?zé)任感或者對(duì)檔案管理的重視度不夠和專業(yè)知識(shí)不精通、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理往往會(huì)造成檔案管理混亂，跟不上檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程，反而阻礙了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展。

其次，高職院校檔案數(shù)字化必需的基礎(chǔ)設(shè)備缺乏。若想跟得上檔案數(shù)字化的進(jìn)程就必須具備完善先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備和先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)等軟件。就目前現(xiàn)狀而言，很多高職院校配備了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，但是使用的檔案管理系統(tǒng)極為落后，根本不能充分了解檔案信息查閱者的需求，譬如說學(xué)生通過檔案管理系統(tǒng)查閱相關(guān)信息時(shí)，只能根據(jù)系統(tǒng)提供的特定信息才能得到結(jié)果，查無此信息時(shí)，不能及時(shí)地反饋給檔案管理者。有時(shí)各個(gè)部門之間的數(shù)字化信息不能及時(shí)有效共享，做不到集中統(tǒng)一查閱，比如說學(xué)籍檔案等由學(xué)生處管理，教學(xué)任務(wù)工作制定由教務(wù)處安排，彼此不能充分交流，呈現(xiàn)在統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)中，造成了檔案查閱者的精力浪費(fèi)。或者查閱的信息與傳統(tǒng)文件信息相比缺少一部分，造成使用者反感，極大地影響了檔案查閱者的使用體驗(yàn)，違背了檔案信息數(shù)字化的初衷。部分高職院校加大了教學(xué)等方面的投入，校園規(guī)模得以擴(kuò)張，校園設(shè)施也逐漸完成。但院校檔案管理工作方面的投入與院校發(fā)展成反比。更有甚者，部分高職院校缺乏相應(yīng)的資金，甚至都沒有配備足夠的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施以及相應(yīng)的場(chǎng)館，這就極大的阻礙了高職院校檔案的信息數(shù)字化進(jìn)程。

再者，檔案信息數(shù)字化的安全性較低。檔案數(shù)字化面臨一些不容忽視的問題，檔案掃描圖片的質(zhì)量清晰度不高，數(shù)字化檔案智能程度不夠，隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。紙質(zhì)檔案要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，從檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫，到數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。由于檔案掃描的過程，需要經(jīng)歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，周期長、任務(wù)重、比較繁瑣，必須有嚴(yán)格的安全保密管理機(jī)制來保證，如果其中有一個(gè)環(huán)節(jié)做不到嚴(yán)謹(jǐn)有序，就有可能發(fā)生實(shí)體檔案丟失、篡改或破壞的行為，也可能發(fā)生重要檔案信息泄密的后果。 紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息之后，只有依靠一定的數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)供人們查閱利用，因此，數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備的管理尤為重要，如果管理不嚴(yán)或者失當(dāng)，就有可能造成檔案信息滅失或泄密的后果。這主要有數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備本身損壞導(dǎo)致信息無法讀取的安全性問題，也存在信息讀取訪問權(quán)限管理不嚴(yán)，致使無關(guān)人員能夠?yàn)g覽到相關(guān)內(nèi)容造成泄密的問題等。

3 信息數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

高職院校檔案管理信息數(shù)字化的好處是毋庸置疑的，具有極大的先進(jìn)性。一方面可以高效地節(jié)省資金，傳統(tǒng)的檔案管理是通過增加辦公人員和費(fèi)用來改善檔案管理，使得成本進(jìn)一步加大，而信息數(shù)字化檔案管理將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，節(jié)省了占地空間和辦公人員費(fèi)用，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

另一方面，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。再者，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。檔案信息的電子化，可以通過其他介質(zhì)將成果進(jìn)行拷貝，并且可以及時(shí)的送到各個(gè)部門，在擴(kuò)大社會(huì)影響的同時(shí)也拓寬了社會(huì)服務(wù)范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，使高職院校檔案工作不斷地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)，有力地維護(hù)了高職院校檔案管理系統(tǒng)的權(quán)威。

4 解決檔案管理工作中存在的問題的有效途徑

第一，作為檔案管理的最直接參與者，管理人員能力的大小、素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到檔案管理工作的好壞。檔案管理人員在檔案管理崗位上必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等都直接會(huì)影響著檔案管理工作的效率、質(zhì)量和水平。要做的是增強(qiáng)管理員專業(yè)水平面要根源始選拔高素質(zhì)才面原工作員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)使其適應(yīng)代發(fā)展及工作需要。檔案管理人員續(xù)費(fèi)要進(jìn)一步提高檔案工作的理論知識(shí)，加強(qiáng)在檔案工作中解決實(shí)際問題的能力，以此提高工作水平，并適應(yīng)新形式下本職工作的要求。

第二，高職院校檔案工作要嚴(yán)格遵循檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，一體化，規(guī)范化。為使得高職院校檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)，急需構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理制度，并切實(shí)有效落實(shí)。在制度中明確管理職責(zé)，工作任務(wù)要進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任到人，檔案理工作中實(shí)行量化考核，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動(dòng)性，自覺地去履行崗位職責(zé)。采取實(shí)際行動(dòng)推進(jìn)檔案管理工作制度化和規(guī)范化。

第三，加大對(duì)高職院校檔案信息數(shù)字化的資金投入。檔案信息數(shù)字化的推進(jìn)離不開必要的資金支持，有了足夠的金錢投入才能配備先進(jìn)的設(shè)備。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分意思到檔案管理的重要性，進(jìn)行重組的資金預(yù)算和投入更新高職院校檔案必備的硬件和軟件設(shè)備，多加培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員，才能及時(shí)跟得上信息數(shù)字化的步伐。

5 結(jié)語

高職院校檔案信息數(shù)字化可以極大地促進(jìn)檔案管理效率，但是信息數(shù)字化進(jìn)程任重而道遠(yuǎn)，需要檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)水平的不斷提升、制度的規(guī)范化、高職院校的資金支持，各個(gè)高職院校應(yīng)該謹(jǐn)慎對(duì)待檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的一些問題，積極完善檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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