淺析如何加強與規(guī)范學(xué)校財務(wù)檔案管理工作

寧惠

摘 要：學(xué)校財務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成之一，其能有效體現(xiàn)和反映出學(xué)校財務(wù)收支的具體情況，意義深遠(yuǎn)。而當(dāng)前社會是信息化社會，因此，學(xué)校財務(wù)的檔案管理也必須緊跟信息化步伐，才能更好的加強與規(guī)范檔案管理工作。但目前檔案管理的發(fā)展仍然存在著較多問題，因此應(yīng)主動探索學(xué)校財務(wù)檔案管理的有用方法，讓學(xué)校財務(wù)檔案管理水平不斷提升。

關(guān)鍵詞：學(xué)校財務(wù)檔案；加強；規(guī)范

學(xué)校的財務(wù)檔案是學(xué)校高層掌控學(xué)校經(jīng)費支出以及擬定學(xué)校財務(wù)計劃的首要根據(jù)，同時是查核學(xué)校高層是否存留有經(jīng)濟犯罪的直觀評據(jù)。由于各個學(xué)校提升了辦學(xué)的層次以及擴展辦學(xué)規(guī)模，學(xué)校對于財務(wù)檔案管理的條件也同步升高。即使學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化已經(jīng)得到推廣，由于傳統(tǒng)思想的束縛，大多數(shù)學(xué)校的管理規(guī)章沒有完備。要想融入這個大社會以及提升學(xué)校辦事效果，對學(xué)校財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化完善是極其關(guān)鍵的措施。

1 學(xué)校財務(wù)管理的日常工作內(nèi)容和特征

1.1 學(xué)校財務(wù)檔案管理的內(nèi)容

學(xué)校的財務(wù)檔案囊括了學(xué)校財務(wù)收入與支出的種種事項，學(xué)校財務(wù)管理所面向的對象，依據(jù)國家制定包括學(xué)校財務(wù)賬薄、財務(wù)表格、會計憑證等的技術(shù)化知識。會計憑證類的檔案即是記賬的證據(jù)、總和的證據(jù)以及財政收入支出的原始證據(jù)等等。財務(wù)類檔案囊括學(xué)校月度、季度以及年度的財務(wù)匯報情況。而會計賬薄類的檔案則是學(xué)校的日常記賬、固定資產(chǎn)賬和總賬等等。除此之外，還存在有銀行對賬單等的額外檔案。

1.2 學(xué)校財務(wù)管理的特征

1）全方位。學(xué)校全部的收入支出情況都由學(xué)校各項財務(wù)生成，因此，學(xué)校財務(wù)檔案的統(tǒng)制是全方位的。

2）專業(yè)化。只有具備專業(yè)財務(wù)知識的人才才能對學(xué)校的財務(wù)報表以及賬單進(jìn)行管理。

3）縝密性。在長久的進(jìn)展當(dāng)中，學(xué)校財務(wù)擁有較完善、規(guī)范的經(jīng)營體系，對于審核、記賬、核算等有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

4）獨特性。學(xué)校對財務(wù)檔案進(jìn)行特地的料理，具備其他檔案所沒有的特殊性質(zhì)。

2 學(xué)校財務(wù)管理當(dāng)中所出現(xiàn)的問題

2.1 學(xué)校對于財務(wù)檔案的管理沒有足夠的看重

學(xué)校財務(wù)檔案與學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)有著緊密的聯(lián)系，記載著學(xué)校之前的經(jīng)濟活動，更是預(yù)測未來情況的后事之師。但也存在學(xué)校財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)低的局面，因此他們并沒有意識到財務(wù)管理工作的重大意義。有的學(xué)校在管理學(xué)校財務(wù)方面的工作人員稀缺，導(dǎo)致他們的任務(wù)加重，出現(xiàn)制度管理不夠完善的現(xiàn)象。以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)管理的不重視，沒有對相關(guān)工作人員進(jìn)行規(guī)范化的指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)校財務(wù)檔案管理人員只能夠做一些基本的工作，由于對財務(wù)的分析與理解不到位，在一定程度上影響了學(xué)校財務(wù)檔案管理的順利進(jìn)行。因財務(wù)檔案的管理措施、制度等不完善，會使財務(wù)檔案管理水平下降。

2.2 財務(wù)檔案管理制度不夠完善與規(guī)范

目前我國財務(wù)檔案管理制度上都會存在一些待解決的問題，學(xué)校財務(wù)及檔案部門之間不熟悉，學(xué)校沒有解決檔案部門存在的相關(guān)問題，因此學(xué)校不能對相關(guān)人員合理的分配工作，造成學(xué)校財務(wù)檔案管理水平下降。亦有些學(xué)校沒有制定財務(wù)管控規(guī)章，造成相關(guān)的工作沒有完善的制度作為對照，造成學(xué)校財務(wù)管理雜亂無章。學(xué)校財務(wù)的會計分錄以及一些初始憑證工作的不規(guī)范問題，導(dǎo)致學(xué)校的各種信息不完整，嚴(yán)重的會出現(xiàn)財務(wù)漏洞等情況，對學(xué)校造成了很大的虧損。管理人員在遵守相關(guān)管理制度時不夠重視，例如《檔案法》、《會計法》中的有關(guān)管理制定。甚至有一些學(xué)校所建立的管理制度形如擺設(shè)，管理不到位，憑借經(jīng)驗處理事情，檔案管理工作的腳步通常是落后的，會給財務(wù)管理帶來諸多的麻煩。

2.3 財務(wù)檔案管理的體系不完善

就目前學(xué)校財務(wù)檔案管理的情況來看，依然存在學(xué)校對分工不明確的情況，只有特定的財務(wù)人員才能管理學(xué)校檔案。財務(wù)檔案自身比較分散，因此人員進(jìn)行管理的時候缺少一致的管理。財務(wù)檔案管理體制會對學(xué)校財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量造成很大的影響，重要的一個環(huán)節(jié)就是制定責(zé)任體系，才能保證學(xué)校財務(wù)檔案順利地開展。如果在管理檔案當(dāng)中出現(xiàn)責(zé)任不明確的問題，若此問題得不到處理，對于經(jīng)濟問題以及監(jiān)管經(jīng)濟活動來說是非常不利的，會造成學(xué)校財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的停滯，甚至?xí)o學(xué)校經(jīng)營帶來負(fù)面影響。

2.4 學(xué)校財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)低

作為一名合格的財務(wù)檔案管理人員，應(yīng)該擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)。就目前情況來看，學(xué)校沒有專業(yè)人員來管理檔案，通常由財務(wù)人員負(fù)責(zé)，他們在各方面的素質(zhì)都不高，例如，學(xué)歷層次、法律意識等。他們沒有檔案管理的知識與經(jīng)歷，也沒有接受過正規(guī)的相關(guān)管理知識的培養(yǎng)，不清楚檔案的操作過程以及如何將檔案進(jìn)行歸類。他們在學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)知識以及法律知識方面沒有積極性，常常會發(fā)生操作不標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息更新不及時等等的情況，對檔案管理工作的初期發(fā)展極其不利。

2.5 財務(wù)檔案專用室稀缺

有些學(xué)校沒有意識到學(xué)校財務(wù)檔案管理的重要性，因此沒有設(shè)立一個專門的科室來管理財務(wù)。財務(wù)檔案和財務(wù)文件通常放在相同的財務(wù)室，如果管理文件不嚴(yán)格，會造成財務(wù)檔案的丟失和缺損。沒有一個固定的房間，檔案存在很大的安全隱患，在防火防盜方面處理不到位，也不能確保檔案的真實以及完善。

3 加強學(xué)校財務(wù)檔案管理的途徑

3.1 增強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要意識到財務(wù)檔案管理的重要性，重點培養(yǎng)業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)能力。領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注、鼓勵與觀念都對檔案的管理有重要的推動作用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)建立推陳出新的觀念，將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)與檔案管理信息化相結(jié)合。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的看重檔案管理工作，能形成一種優(yōu)良的工作風(fēng)氣。深入地認(rèn)知學(xué)校財務(wù)情況，才能更全面的了解到檔案管理對學(xué)校持續(xù)發(fā)展的重要性，并為財務(wù)檔案管理營造一個良好的工作氛圍。與此同時，要積極與財務(wù)人員進(jìn)行交談，有理分派財務(wù)檔案人員，進(jìn)而建立一個既科學(xué)又高效的財務(wù)檔案管理體系。

3.2 提升財務(wù)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，學(xué)校認(rèn)知到人力資源綜合能力對提升學(xué)校競爭力以及發(fā)展進(jìn)程有著非同凡響的作用，因此學(xué)校在提高管理人員綜合素養(yǎng)及能力上做出很大的努力。因為財務(wù)專業(yè)性、保密性、安全性強的緣故，因此對財務(wù)檔案管理人員的要求也非常高，不僅要有較好的綜合素質(zhì)，也要有積極的工作態(tài)度。在現(xiàn)實的工作當(dāng)中，要時常進(jìn)行專業(yè)化的技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代的財務(wù)檔案管理方法。與此同時，要求財務(wù)檔案管理人員在職業(yè)道德的基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)多樣的管理方法以及法律法規(guī)?？梢酝ㄟ^多種渠道、多種形式的學(xué)習(xí)培訓(xùn)來提高財務(wù)檔案管理人員的總體實力，可以通過鼓勵財務(wù)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)，發(fā)現(xiàn)新思想來提高學(xué)校財務(wù)檔案管理水平及質(zhì)量。

3.3 健全學(xué)習(xí)財務(wù)檔案管理規(guī)章

財務(wù)檔案管理的順利開展與完善的管理制度相輔相成，檔案管理公開化，規(guī)范化能使資源得到充分的運用，加快檔案管理信息化的進(jìn)程。加大對網(wǎng)絡(luò)檔案管理、信息公開化、采取安全措施來全方位地促進(jìn)財務(wù)檔案管理的發(fā)展。

3.4 推動學(xué)校財務(wù)檔案信息化

當(dāng)今社會科技飛速發(fā)展，學(xué)校財務(wù)檔案信息化是毫無疑問的事實。每所學(xué)校都緊跟社會的潮流，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)、人才。在財務(wù)檔案管理方面增加投資，加快完成學(xué)校財務(wù)檔案管理信息化，走出傳統(tǒng)管理模式的困境，提高學(xué)校財務(wù)檔案管理的水平及質(zhì)量，推動學(xué)?？焖侔l(fā)展。建立一個信息化、網(wǎng)絡(luò)化的信息平臺，在平臺上分享經(jīng)驗，交流探討。按時對信息化管理階段進(jìn)行檢查，減少網(wǎng)絡(luò)帶來的負(fù)面影響，提升學(xué)校財務(wù)檔案管理的水平。

4 結(jié)束語

由上述情況可知，財務(wù)檔案對學(xué)校有重大的意義。因此，只有學(xué)校要不斷的改進(jìn)管理制度，才能促進(jìn)學(xué)校的財務(wù)檔案管理邁向新的篇章。

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