事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化途徑

宋曉琳 白山市江源區(qū)審計(jì)中心

文書(shū)檔案管理全面展現(xiàn)了事業(yè)單位的工作概況，事業(yè)單位發(fā)展中需要高度重視文書(shū)檔案管理工作?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作有所改善，但是我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，該項(xiàng)工作中依然存在十分明顯的不足，為了推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，有必要采取有效措施完善文書(shū)檔案管理工作。

一、文書(shū)檔案概述

文書(shū)檔案產(chǎn)生于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位行政管理活動(dòng)，其也是通用文書(shū)檔案的別稱(chēng)，文書(shū)檔案的類(lèi)型較多，如命令、指示、通知、會(huì)議記錄等。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）文書(shū)檔案管理制度尚不完善

現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理制度建設(shè)尚不完善，制度的規(guī)范性和權(quán)威性不足。如今文書(shū)檔案數(shù)量日益增多，且文書(shū)檔案工作涉及的內(nèi)容復(fù)雜，各部門(mén)在日常工作中并不重視文書(shū)檔案管理，在文書(shū)檔案管理工作中，工作人員并未關(guān)注制度的完善，無(wú)法及時(shí)整理檔案信息，降低了檔案信息的利用率。

（二）文書(shū)檔案管理方式滯后

目前，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)中的各領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在檔案管理工作中發(fā)揮了十分重要的作用。但是我國(guó)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理方式無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，信息化建設(shè)速度遲緩，尚未得到先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的支持，在降低檔案管理效率的同時(shí)，也阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位發(fā)展中長(zhǎng)期忽視文書(shū)檔案管理工作，這也成為了文書(shū)檔案管理人員個(gè)人能力無(wú)法提升的主要原因，且文書(shū)檔案管理的流動(dòng)性較強(qiáng)，不僅會(huì)降低文書(shū)檔案管理的質(zhì)量，而且不利于文書(shū)檔案管理人員樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，工作的專(zhuān)業(yè)性也隨之下降。再者，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作人員多為大齡工作者，雖然其文書(shū)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)十分豐富，但是信息技術(shù)知識(shí)匱乏，工作人員無(wú)法迅速適應(yīng)信息化文書(shū)檔案管理工作的要求，最終阻礙文書(shū)檔案管理的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化途徑

（一）完善文書(shū)檔案管理制度

在事業(yè)單位發(fā)展中，建立完善的文書(shū)檔案管理制度是確保文書(shū)檔案管理工作落到實(shí)處的基礎(chǔ)條件。為此，事業(yè)單位應(yīng)充分結(jié)合自身實(shí)際和檔案管理現(xiàn)狀，不斷調(diào)整現(xiàn)行的文書(shū)檔案管理制度。另外，為了更好地落實(shí)檔案管理制度，還需建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，在績(jī)效考核中將文書(shū)檔案管理工作視為重要內(nèi)容，給予工作能力較強(qiáng)的工作人員物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)為其提供升職機(jī)會(huì)，一方面要明確檔案管理人員的責(zé)任和職責(zé)，另一方面需充分發(fā)揮制度的激勵(lì)作用。為了提高文書(shū)檔案管理的效率，單位還需加大核查力度，創(chuàng)建有效的審查機(jī)制，從而全面審核文書(shū)檔案，加強(qiáng)文書(shū)檔案的規(guī)范性、完整性和真實(shí)性。

（二）推動(dòng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作具有復(fù)雜性，且其內(nèi)容較多，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式對(duì)人力資源數(shù)量的要求較高，單位需采取有效措施規(guī)避信息遺漏等問(wèn)題?；ヂ?lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，以文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，減少資源的投入。

首先，要重視文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，主動(dòng)處理分散的文本、照片和錄音等數(shù)據(jù)信息，將其錄入、歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)整理、檢索、查閱和利用。其次，建立科學(xué)完善的檔案信息化管理制度，清晰規(guī)定檔案管理的數(shù)量、人員以及信息進(jìn)入檔案室的基本要求。最后，細(xì)化工作人員的責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到人。且事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作要與辦公一體化充分結(jié)合，利用外包的模式，在辦公一體化的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)高品質(zhì)的文書(shū)檔案管理軟件，從而真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化，提高文書(shū)檔案管理的水平。

（三）重視管理團(tuán)隊(duì)教育培育

事業(yè)單位管理部門(mén)要采取多種措施完善檔案管理人員的后續(xù)管理工作，建立嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核機(jī)制、檔案管理人員任免機(jī)制和繼續(xù)教育機(jī)制，從而增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任感，主動(dòng)地學(xué)習(xí)全新的理念和技術(shù)，這樣一方面可調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，另一方面也能夠吸引更多專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)，且綜合素質(zhì)較高的檔案管理人才參與到事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中，優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。此外，要高度重視檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，采取多種不同的繼續(xù)教育方式，如專(zhuān)業(yè)講座和委托培訓(xùn)等方式，扎實(shí)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)，提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓其更加規(guī)范和熟練地完成文書(shū)檔案管理工作。

（四）創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式

在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的模式無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的要求，因此，要積極轉(zhuǎn)變以往封閉化的管理方式，采取更加符合社會(huì)發(fā)展方向的社會(huì)型管理方式。如今，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程不斷加快，社會(huì)中的經(jīng)濟(jì)組織明顯增多，此時(shí)也是新舊制度交替的重要時(shí)期，事業(yè)單位日常活動(dòng)中社會(huì)性活動(dòng)的數(shù)量明顯增多，文書(shū)檔案管理工作的社會(huì)化趨勢(shì)也明顯增強(qiáng)，因此，在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理的要求。傳統(tǒng)的管理模式更加關(guān)注單位文書(shū)檔案管理，而新型的文書(shū)檔案管理在做好以往管理工作的同時(shí)，也需要針對(duì)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，創(chuàng)建社會(huì)性較為顯著的文書(shū)檔案管理部門(mén)，管理對(duì)象也應(yīng)該從事業(yè)單位的文書(shū)檔案拓展為與所有事業(yè)單位相關(guān)的文書(shū)檔案，從而增強(qiáng)文書(shū)檔案的社會(huì)服務(wù)功能，為社會(huì)提供更加全面和具體的服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：總之，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作是事業(yè)單位日常管理中十分重要的內(nèi)容，而我國(guó)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中依然存在諸多問(wèn)題，這對(duì)事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了較大的負(fù)面影響。對(duì)此，單位需采取多種措施不斷優(yōu)化并完善事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，注重管理模式的創(chuàng)新，以此推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)步前行，更好的服務(wù)于大眾。