新形勢(shì)下加強(qiáng)文書檔案管理工作的分析

張文佳 濟(jì)鄒公路管理處

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息量大幅增加，文書檔案管理壓力增大，工作量逐年增加。為了更好地提升管理水平，解決新形勢(shì)下的管理問題，管理者必須提高管理質(zhì)量，提高管理意識(shí)和管理效率，確保文書檔案的科學(xué)管理。此外，單位文書檔案的管理一直是單位發(fā)展的關(guān)鍵組成部分。這要求單位必須解決文書檔案管理中出現(xiàn)的問題，并提出解決方案，以提升文書檔案管理水平和單位信譽(yù)，同時(shí)也對(duì)單位和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也具有重要意義。

一、新形勢(shì)下文書檔案工作的重要意義

在新局勢(shì)下，更好地突出了文書檔案在單位發(fā)展中的地位和作用，在目前單位的文書檔案管理中，資料管理是一個(gè)十分緊要的內(nèi)容，它重點(diǎn)針對(duì)各部門和上級(jí)部門的“紅頭文件”，以及人事，財(cái)務(wù)和行政合同的簽訂，影像數(shù)據(jù)管理等，文書檔案管理人員必須對(duì)這些資料進(jìn)行收集和保存，文書檔案管理是單位最基本的管理工作，是單位各類信息的可靠記錄，可作為單位領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，也可作為領(lǐng)導(dǎo)擬定工作計(jì)劃的管理指南。因此，要注重文書檔案的管理，全面提升文書檔案管理的效率，更好地發(fā)揮文書檔案的重要作用，為社會(huì)和單位的發(fā)展提供關(guān)鍵的信息支持。

二、新形勢(shì)下文書檔案管理工作的具體措施

（一）建立文書檔案管理系統(tǒng)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新局勢(shì)下，辦公自動(dòng)化的普及也增加了電子文書檔案的數(shù)量，想要更好地滿足單位文書檔案管理的需求，有必要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)文書檔案管理系統(tǒng)，在歸檔資源查詢與借用方面提供優(yōu)越的環(huán)境，另外，使用文書檔案管理系統(tǒng)，能夠在短暫內(nèi)完成文件生成，輸入，存儲(chǔ)和刪除文件的整個(gè)過程，并且能夠有效地確保文本數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。此外，把文書檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)有效連接以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案信息系統(tǒng)，進(jìn)一步創(chuàng)建紙質(zhì)文本檔案和電子文件檔案的管理系統(tǒng)，采取雙系統(tǒng)管理文書檔案，以保證文書檔案信息資源的安全性，為市場(chǎng)，經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展提供重要的信息資源服務(wù)。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理模式，提高檔案管理信息化水平。由于在文書檔案管理中使用了信息技術(shù)，文書檔案管理的效能得到了顯著提升，在實(shí)踐中，單位必須持續(xù)革新文書檔案管理方式，并將其與信息技術(shù)相結(jié)合，檔案部門可以使用內(nèi)部局域網(wǎng)創(chuàng)建文書檔案的網(wǎng)站，并及時(shí)上傳有關(guān)P檔案的相關(guān)信息，以便用戶更容易在網(wǎng)絡(luò)上搜索所需的資料，同期，電子文件的自動(dòng)下載可以安裝在網(wǎng)頁上，使各部門都能按時(shí)上傳電子文檔，而后統(tǒng)一在檔案部門服務(wù)器上的存檔，因此，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)換為電子檔案，大大簡(jiǎn)化了檔案收集，編輯，存儲(chǔ)和調(diào)用的工作流程，提高了文書檔案管理的效率，同時(shí)，提高信息化管理的程度可以大大減輕文書檔案管理員的負(fù)擔(dān)，使他們擺脫繁重的手工勞動(dòng)，并有時(shí)間考慮怎樣提升文書檔案的管理水平，信息化管理還可以避免人工管理釀成的人為錯(cuò)誤，保證檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性，從而提升文書檔案的使用價(jià)值和有效利用率。

（三）加速文書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度。隨著信息時(shí)代的到來，數(shù)字化建設(shè)已形成各行業(yè)發(fā)展的主要趨向，對(duì)于文書檔案，數(shù)字化結(jié)構(gòu)本身更繁雜，涉及許多領(lǐng)域的變化。這就要求單位積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)管理檔案，有效提高檔案管理的效率整體實(shí)施數(shù)字化技術(shù)在文書檔案管理的每個(gè)方面，同時(shí)實(shí)現(xiàn)有效控制文書檔案管理的成本。具體而言，該單位有必要將檔案的數(shù)字化建設(shè)整合到發(fā)展戰(zhàn)略和總體規(guī)劃中，并創(chuàng)建和完善有關(guān)的監(jiān)管措施，同時(shí)，該中心其他部門必須足夠了解和支持檔案的數(shù)字化建設(shè)，對(duì)于各級(jí)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該向上級(jí)爭(zhēng)取數(shù)據(jù)化建設(shè)檔案所需的人力和財(cái)物等資源。此外，關(guān)于單位發(fā)展中遺留下的各種紙質(zhì)檔案，應(yīng)盡快加快歸檔過程促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)步。

（四）在文書檔案工作中融入風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)。在目前的文書檔案管理工作中，有必要建立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，尤其是在創(chuàng)建有關(guān)目前文書檔案信息的過程中，存在許多隱患，因此，檔案管理職員需要經(jīng)過擬定詳細(xì)的技術(shù)舉措來提升文書檔案的安全性和機(jī)密性，例如，在目前單位構(gòu)建文書檔案系統(tǒng)的過程中，可以建立特殊的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)來完成技術(shù)網(wǎng)絡(luò)隔離，即路由器技術(shù)用于保護(hù)一些不安全的IP地址，同時(shí)，通過防火墻隔離模式對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行清理和管理，有效降低了網(wǎng)絡(luò)不安全的可能性，創(chuàng)建綠色安全的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境，確保檔案信息的安全，同時(shí)，有必要存儲(chǔ)各種文書檔案的信息，以及執(zhí)行備份以保證用于存儲(chǔ)信息的安全性和交流性。

（五）創(chuàng)建一支現(xiàn)代化的文書檔案管理隊(duì)伍。鑒于目前形勢(shì)下文書檔案管理存在的缺陷，有關(guān)部門應(yīng)從管理人員的角度制定相應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步清楚檔案管理人員的崗位職責(zé)，同時(shí)我們將擬定嚴(yán)格的文書檔案整合執(zhí)行方法，并開展相關(guān)講座，一系列知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)課程與實(shí)踐培訓(xùn)，提升員工的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，保證文書檔案的穩(wěn)固發(fā)展。我們必須按照“高質(zhì)量，嚴(yán)要求”的原則提升文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合水平，使他們不僅具備足夠的管理經(jīng)驗(yàn)，還需要掌握電子信息化檔案管理技術(shù)，有效提升文書檔案信息管理水平。

結(jié)束語：文件管理文件中包含了許多重要功能，專業(yè)，保密，因此檔案管理員應(yīng)具有責(zé)任感和過硬的專業(yè)知識(shí)，與此同時(shí)，與此同時(shí)，所有單位都應(yīng)該特別注意對(duì)文書檔案的管理。在實(shí)踐中，他們要能夠創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高在各個(gè)方面都能充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加快自動(dòng)化和文書檔案智能化發(fā)展，提高綜合管理檔案的質(zhì)量和更好地服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。