淺談信息化建設(shè)與基層檢察院檔案管理

周安寧 趙紅兵

摘 要：基層檢察院機(jī)構(gòu)的檔案管理信息化建設(shè)是提升其檔案管理效率和質(zhì)量的重要途徑。本文首先對(duì)目前基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)狀況進(jìn)行分析，并找出其中的制約因素。在此基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)信息化建設(shè)建議措施，以期提高基層檢察院檔案管理信息化利用水平。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；基層檢察院；檔案管理

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵與實(shí)質(zhì)也發(fā)生了較大變化?；鶎訖z察院開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，不僅是要實(shí)現(xiàn)電子檢索和數(shù)字化管理，還要通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，提高檔案利用率，并為解決實(shí)際工作中的難題提供依據(jù)。這對(duì)基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)提出了更高要求，必須針對(duì)現(xiàn)存的制約因素，尋找可行的建設(shè)對(duì)策，再次提升檔案信息化管理能力。

1 基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及制約因素

1.1 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

進(jìn)入新世紀(jì)以后，各地基層檢察院陸續(xù)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，主要是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以數(shù)碼形式進(jìn)行錄制和存儲(chǔ)。隨著檔案數(shù)量的快速增長(zhǎng)，檔案信息化工作量也顯著提升，基層檢察院每年完成的檔案信息化案卷數(shù)量逐年遞增，解決了許多檔案老化、缺失等問(wèn)題。電子數(shù)字化檔案不僅有利于對(duì)檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)，還能夠提高檔案利用效率，方便查閱和統(tǒng)計(jì)，開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)題調(diào)研活動(dòng)。在信息化技術(shù)的快速發(fā)展下，基層檢察院檔案信息化的工作涵蓋面也逐漸擴(kuò)大，針對(duì)日益增加的信息處理量，引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。并根據(jù)檔案日常管理的需要，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案收集、整理、歸檔、調(diào)用等各個(gè)流程進(jìn)行重塑，減少繁瑣的人工檢索環(huán)節(jié)，使檔案信息化管理效率得到明顯提升。在此情況下，實(shí)現(xiàn)了對(duì)大批量檔案信息的綜合性利用，可以為檢察院各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展提供更有力的支持[1]。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

雖然基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)取得了顯著成果，但從現(xiàn)階段的建設(shè)需求來(lái)看，還面臨著多方面的制約因素。由于基層檢察院的檔案管理工作受區(qū)級(jí)檔案部門(mén)和上級(jí)檢察院部門(mén)管理，在雙重指導(dǎo)下，容易出現(xiàn)檔案軟件不兼容、信息化建設(shè)方向存在差異的現(xiàn)象。比如基層檢察院的檔案信息化管理系統(tǒng)是根據(jù)區(qū)級(jí)檔案局的要求開(kāi)發(fā)的，但在利用信息化系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要滿(mǎn)足上級(jí)檢察院的檔案信息化處理標(biāo)準(zhǔn)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)無(wú)法直接導(dǎo)入、需要對(duì)數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行重新核對(duì)和修正的現(xiàn)象。另一方面，目前基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)水平有高有低，各自使用的信息化軟件功能標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在橫向?qū)訒r(shí)，也容易出現(xiàn)問(wèn)題。再加上系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化水平較低，難以為遠(yuǎn)程管理及檔案數(shù)據(jù)安全提供保障[2]。

2 加快基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)與利用的建議對(duì)策

2.1 制定統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)劃

針對(duì)上述制約因素，首先應(yīng)做好頂層設(shè)計(jì)，對(duì)基層檢察院檔案管理信息化工作做出統(tǒng)一規(guī)劃，結(jié)合上級(jí)檢察院對(duì)現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)的總體安排，將檔案管理信息化建設(shè)納入到執(zhí)法辦案信息化建設(shè)體系。為基層檢察院的檔案管理信息化建設(shè)配置專(zhuān)業(yè)人員和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，并設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金，做好預(yù)算管理等方面的工作?，F(xiàn)階段的基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)要努力提升縱向、橫向的信息互聯(lián)互通水平，提高檔案共享程度，為檔案管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在統(tǒng)一的規(guī)劃布局下，實(shí)現(xiàn)檔案信息集中化管理，逐步與辦案管理軟件、輔助軟件等進(jìn)行對(duì)接，提升檢察院信息化管理系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)性，為實(shí)際業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供更有力的支持，在檔案數(shù)據(jù)安全的前提下，方便的獲取檔案信息數(shù)據(jù)。

2.2 規(guī)范檔案信息化流程

檔案信息化流程是基層檢察院檔案信息化管理的基礎(chǔ)流程，由于設(shè)備、技術(shù)和經(jīng)費(fèi)等方面的限制，許多基層檢察院采用外包形式進(jìn)行檔案信息化，雖然這種能夠以較低的經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本完成檔案信息化工作任務(wù)，但也容易使檔案信息化質(zhì)量和安全性受到威脅，必須規(guī)范檔案信息化管理流程。采用外包形式開(kāi)展檔案信息化工作時(shí)，首先要做好案卷出庫(kù)管理，由雙方人員對(duì)案卷進(jìn)行確認(rèn)，做好交接工作。在拆卷掃描過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)灰度，保證掃描清晰度。此外還要控制好修圖、條目著錄等過(guò)程的質(zhì)量，按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行處理，方便后續(xù)的檔案檢索與利用。最后應(yīng)做好檔案信息化數(shù)據(jù)校對(duì)和案卷入庫(kù)管理，形成管理閉環(huán)，確保檔案信息化質(zhì)量。

2.3 加快軟件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的帶動(dòng)下，基層檢察院檔案信息化管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代速度也較快。在各類(lèi)應(yīng)用軟件的設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)，避免在新系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容現(xiàn)象。在此方面，首先應(yīng)明確檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，制定標(biāo)準(zhǔn)框架，詳細(xì)列出建設(shè)要求。特別是在當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境下，如果數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)不合理，會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息調(diào)用效率。此外，應(yīng)突出信息安全標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的重要性，在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，基層檢察院的檔案數(shù)據(jù)傳輸和利用，需要采取相應(yīng)的安全防護(hù)策略，盡快更新安全防護(hù)技術(shù)手段。比如以往使用的單機(jī)版殺毒軟件無(wú)法滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全防護(hù)需要，應(yīng)先更新安全防護(hù)軟件，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基層檢察院的檔案管理信息化建設(shè)工作在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)中占有基礎(chǔ)地位，通過(guò)分析目前檢察院檔案管理信息化建設(shè)存在的制約因素，并作出有針對(duì)性的改進(jìn)，可以進(jìn)一步提升基層檢察院的檔案管理信息化水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全、高效利用。

參考文獻(xiàn)

[1]張誼.基層檢察院檔案信息化建設(shè)的阻礙與策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：67.

[2]范忠.基層檢察院檔案信息化建設(shè)的若干思考[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2016（18）：138.