新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革探討

黎麗華

摘 要：目前國(guó)內(nèi)事業(yè)單位不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，改革轉(zhuǎn)型基本完成，其中檔案管理工作改革關(guān)系著事業(yè)單位的整體發(fā)展，應(yīng)當(dāng)給予高度重視。本文先對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)管理和促進(jìn)改革創(chuàng)新，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；新形勢(shì)下；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)科技逐漸向大眾生活領(lǐng)域深入。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)已成主流之勢(shì)?，F(xiàn)階段國(guó)內(nèi)很多事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)管理工作，基本上都實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，有效促進(jìn)了事業(yè)單位的快速發(fā)展。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題分析

在當(dāng)前社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，雖然事業(yè)單位整體保持著良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，但是檔案管理工作中卻暴露出一些問(wèn)題，具體分析如下：

1.1 對(duì)檔案管理重視度不夠

對(duì)于事業(yè)單位而言，其發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，而且其中很多信息數(shù)據(jù)都是直接關(guān)乎本單位的重大決策是否能夠準(zhǔn)確做出。然而，對(duì)于純數(shù)字性的資料很少有人給予高度的重視，事業(yè)單位的工作人員甚至是檔案管理人員也不重視本職工作。實(shí)踐中可以看到，他們對(duì)于本單位的檔案管理認(rèn)知也只是局限于相關(guān)資料和信息數(shù)據(jù)的收集以及管存等方面，甚至片面地認(rèn)為檔案管理人員的工作只是負(fù)責(zé)資料的整理，屬于文職或者后勤類工作，沒(méi)有技術(shù)含量，也不能直接為單位創(chuàng)造效益，簡(jiǎn)直不值一提。在這種思想觀念的影響下，事業(yè)單位的安全管理工作難見(jiàn)實(shí)效，其中一個(gè)很大的原因是單位領(lǐng)導(dǎo)以及管理層對(duì)此不重視，未能將其放在一個(gè)相對(duì)較高的位置對(duì)待。在該種情況下，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不予過(guò)問(wèn)，因此投入也就不足，以致于檔案管理必須的硬件設(shè)施和基礎(chǔ)條件相對(duì)較差，影響檔案管理工作質(zhì)量和效率。

1.2 檔案管理者的綜合素養(yǎng)有待提高

在部分人的眼中，檔案管理是非常簡(jiǎn)單的工作，主要負(fù)責(zé)相關(guān)資料和信息的收集整理以及存儲(chǔ)等工作，這種觀念是片面的、錯(cuò)誤的。事實(shí)上，事業(yè)單位的檔案管理工作非常的復(fù)雜，對(duì)工作的專業(yè)性要求非常的高，因此對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)也有較高的要求，技能、經(jīng)驗(yàn)等都非常的重要。然而，從目前國(guó)內(nèi)事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理部門的從業(yè)人員主要有兩種，一種是剛剛畢業(yè)的學(xué)生，沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)，很多工作都需要摸索，同時(shí)部分年輕人沒(méi)有耐心，不能從大量的檔案資料中總結(jié)有價(jià)值的信息為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)；另一種則是臨退休的老同志，雖然他們比較有耐心，但是不甘于從原來(lái)的崗位上調(diào)離，加之對(duì)檔案管理工作不甚了解，而且對(duì)現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段掌握不到位，因此很大程度上難以勝任當(dāng)前的崗位職務(wù)。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

目前國(guó)內(nèi)為數(shù)不少的事業(yè)單位在檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，在該種情況下需要提高人員素質(zhì)以及采取先進(jìn)的檔案管理模式和手段，突出創(chuàng)新的重要性。基于以上對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題分析，筆者認(rèn)為要想加強(qiáng)檔案管理和提高管理效率，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手：

2.1 提高思想重視度，強(qiáng)化人員培養(yǎng)

思想是行動(dòng)的指南，要求加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，就必須先從思想上真正重視起來(lái)，而根據(jù)事業(yè)單位的特點(diǎn)來(lái)不斷提高檔案管理重視度。在當(dāng)前的形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷提高對(duì)檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，采取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和理念來(lái)提高管理人員的積極性與主動(dòng)性，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)。同時(shí)，還要立足實(shí)際，建立健全管理體系，以此來(lái)確保能夠有效滿足事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求。值得一提的是，事業(yè)單位若想進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)，就必須定期開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，準(zhǔn)確把握檔案管理流程，以此來(lái)提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。 建立多渠道、多層次以及重實(shí)效的檔案人才培訓(xùn)與考核機(jī)制，并以此為基礎(chǔ)來(lái)逐步提高人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理形式優(yōu)化改進(jìn)，保證其能夠有效滿足時(shí)代要求，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新管理機(jī)制和優(yōu)化提升檔案管理能力

針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題，檔案資源應(yīng)用效益非常的差，新形勢(shì)下對(duì)管理人員提出了更高的要求。正所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新和改進(jìn)管理機(jī)制，并且通過(guò)管理制度的切實(shí)執(zhí)行來(lái)提高檔案管理水平。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程和方案，嚴(yán)格按照“三嚴(yán)三實(shí)”的要求，結(jié)合實(shí)際情況，由領(lǐng)導(dǎo)干部組織并建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料錄入標(biāo)準(zhǔn)以及日常管理規(guī)章，各方面應(yīng)當(dāng)合理分工，并且加強(qiáng)協(xié)作，將檔案管理工作目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)的分解，采取階段性實(shí)施方法；同時(shí)，還要對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化整合與共建共享，即檔案資料的網(wǎng)上查詢便捷、人性化，管理制度必須覆蓋技術(shù)體系、資源構(gòu)建以及重要檔案資料的查詢權(quán)限和無(wú)紙化運(yùn)用等多個(gè)方面。同時(shí)，還要制定切實(shí)可行的配套措施和機(jī)制，為事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

2.3 健全和改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理方式和方法

在新的歷史形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)不斷加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)?；谝陨辖⒌臋n案管理制度，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)這些機(jī)制，這是提高檔案管理水平根本，為此需創(chuàng)新和改進(jìn)方式方法，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)。實(shí)踐中，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要求，制定管理標(biāo)準(zhǔn)和方法，并在此基礎(chǔ)上確定信息化系統(tǒng)平臺(tái)搭建的功能要求以及相關(guān)技術(shù)規(guī)范。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，制定信息和網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，本著依法治檔原則，為基礎(chǔ)項(xiàng)目檔案管理工作的信息化建設(shè)提供制度保障。比如，制定電子案卷質(zhì)量以及數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，這有利于保證電子檔案歸檔質(zhì)量。同時(shí)，還要制定網(wǎng)絡(luò)整理、著錄、標(biāo)引以及檢索和利用標(biāo)準(zhǔn)，從而使檔案管理信息化統(tǒng)一、規(guī)范。事業(yè)單位檔案自動(dòng)化以及館藏?cái)?shù)字化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)合理而又充分地利用檔案資料。

事業(yè)單位在利用電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下事項(xiàng)。首先，安全可靠性。由于電子檔案涉及范圍非常的廣泛，而且擴(kuò)展也非常的迅速，因此近年來(lái)事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)量不斷增多。由于網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展非常的快，因此如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下防范事業(yè)單位檔案系統(tǒng)病毒、黑客，確保檔案安全可靠性。其次，真實(shí)客觀性。在事業(yè)單位檔案管理工作中，因從電子文件生成到歸檔缺少規(guī)范化管理，大量的草稿性文件自生自滅，事業(yè)單位檔案管理工作中多數(shù)電子檔案與紙質(zhì)檔案間沒(méi)有建立統(tǒng)一管理方法，影響了電子檔案的可靠性和完整性，從而嚴(yán)重影響了其真實(shí)性。數(shù)據(jù)質(zhì)量是管理平臺(tái)成敗關(guān)鍵的所在，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，確保輸入的所有數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，否則無(wú)法保證該系統(tǒng)的運(yùn)行。為此，我們應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的事業(yè)單位檔案資料應(yīng)用審核制度，在信息數(shù)據(jù)輸入過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)先對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行嚴(yán)格的審核，輸入數(shù)據(jù)后需認(rèn)真校對(duì)。最后，提高事業(yè)單位檔案資料應(yīng)用效力。這是由載體性質(zhì)決定的，電子檔案載體不固定，實(shí)踐中必須制定嚴(yán)格的制度，確保事業(yè)單位檔案資料管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、制度化以及數(shù)據(jù)化，以此來(lái)提高檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理理念、模式創(chuàng)新改革已成定勢(shì)。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)從思想觀念的轉(zhuǎn)變、檔案管理制度的創(chuàng)新以及落實(shí)方式和方法的改進(jìn)等方面入手，多管齊下、形成合力，這樣才能提高檔案管理效率，才能為事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)。

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