信息化背景下科技檔案管理的創(chuàng)新研究

張海軍

摘 要：進入21世紀以來，我國在科研方面的投入不斷增加，科技檔案管理成為人們重點關注的話題。隨著信息化時代的推進，科技檔案管理朝著信息化、智能化的方向發(fā)展。因此，研究信息化背景下科技檔案管理的創(chuàng)新具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文首先闡述了信息化背景下科技檔案管理的內涵，分析當前階段科技檔案管理存在的問題，最后提出信息化背景下科技檔案管理創(chuàng)新的對策，希望對提升科技檔案管理水平有積極作用。

關鍵詞：信息化背景；科技檔案管理；創(chuàng)新研究

信息化背景下，科技檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，在工作內容上不再以傳統(tǒng)的資料保存為主，而是充分利用現(xiàn)代化的信息技術，依靠計算機技術和網絡技術不斷提升科技檔案的管理水平。可以說，加強科技檔案的信息化管理順應了時代發(fā)展的潮流，對提升檔案管理人員的綜合水平有積極意義，有助于推動科技工作的順利開展。

1 檔案管理信息化的實質內涵

檔案管理的信息化主要立足于現(xiàn)代信息技術，加強檔案信息的現(xiàn)代化管理。我國科技檔案管理信息化起步較晚，并沒有廣泛推廣，具體的信息化工作缺乏必要的實施細則，部分單位甚至簡單的將檔案資料的數(shù)字化定義為檔案管理的信息化，錯誤的理論認知導致在具體操作中存在各種問題。從內涵上來看，檔案信息化管理主要包括以下幾個方面。首先，檔案資源信息化?？萍紮n案的信息化管理最具代表性的措施就是檔案資源的信息化。主要通過信息系統(tǒng)以及計算機技術實現(xiàn)檔案資源的合理配置以及資源信息的社會共享。目前信息化已經成為開展檔案管理工作的必要技術支撐，資源的信息化主要包括檔案信息的資源建設以及檔案的基礎平臺建設，通過網絡化的信息手段建立標準化的內容數(shù)據(jù)庫，在檔案網絡的建設以及管理系統(tǒng)的開發(fā)中實現(xiàn)檔案信息分享的網絡化。其次，保護方式現(xiàn)代化。常規(guī)的現(xiàn)代化檔案保護主要包括檔案庫房，基礎設備，檔案載體的現(xiàn)代化保護。但是隨著信息化技術的迅速發(fā)展導致新型儲存介質的不斷研發(fā)，比如說機讀檔案，電子檔案以及聲像檔案，這些新型的檔案信息儲存方式具有不同的形式，包括光碟，磁盤。這些現(xiàn)代化新型科技下的儲存產物在介質形成，儲存方式，實際操作都具備不同的特性。所以，新型的現(xiàn)代化信息處理方式將會成為今后的研究重點，在最大限度內提升科技檔案信息內容的安全性與完整性。第三，管理手段科學化?？萍紮n案的信息管理主要包括理論手段以及技術手段，而現(xiàn)代化的管理手段主要是基于現(xiàn)代化的管理理論與實際檔案管理經驗的結合，在實踐的總結與發(fā)展中形成完整的科技檔案信息化管理機制。充分融合當代先進的技術設備，操作手段和技術手段參與科技檔案信息的專業(yè)化，科學化。最后，檔案管理標準化。在科技檔案管理中，標準化應建立在先進的技術手段之上，注重嚴密的分工及團隊協(xié)作，加強各部門之間的密切配合，不斷提升檔案管理的整體效果。在現(xiàn)代化的信息時代，保證信息的及時共享與網絡通暢需要在統(tǒng)一的標準流程之下，數(shù)據(jù)的交換，信息的共享，平臺的連接都需要制定檔案管理的規(guī)章條例，在現(xiàn)代化的檔案管理標準中保證各項管理工作的有效實現(xiàn)。

2 科技檔案管理信息化建設存在的問題

在當前階段，我國科技檔案管理信息化建設存在諸多問題，在一定程度上制約了檔案管理的總體發(fā)展，具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 檔案管理人員素質較低

科技檔案信息化建設對工作人員的理論知識和專業(yè)實踐水平要較高要求。但是，在實際科技檔案管理中，總體人員素質參差不齊，缺乏專業(yè)的科技檔案管理人才，在檔案資料的收集、倉儲、綜合應用等方面存在較多問題。還有一些檔案管理人員由其他職位工作人員來兼任，這就造成了實際工作與檔案管理的要求有一定的距離。總體上，具備科技檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代信息技術的復合型人才少之又少，在很大程度上制約了科技檔案管理的信息化建設。

2.2 軟硬件設施不足

科技檔案信息管理化建設對軟硬件設施要求較高，在當前很多單位的檔案管理中，軟件通用性不強，給檔案的移交、傳輸?shù)裙ぷ鲙砹寺闊?，還有些軟件在管理功能上不夠健全，往往需要手工進行操作，影響了科技檔案的信息化建設。檔案管理部門應用的電腦機型是不相同的，因此會導致管理人員在檢索文件時會遇到檢索不到或者檢索效率較低的問題；由于檔案管理部門的軟件規(guī)格不同導致軟件不能互相作用，進而得不到利用計算機完成較便捷的信息管理的工作，也不能方便有效率的出版信息編輯成果，這就阻礙了科技檔案信息管理電子化的進程。

2.3 對科技檔案信息化建設重視程度不足

在當今時代，經濟的發(fā)展和社會建設是社會主體的重點。每一個行業(yè)都會重視其行業(yè)的內在價值，單位領導往往將主要精力放在主要工作內容上，忽略了科技檔案信息化建設。

3 信息化背景下科技檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 注重科技檔案管理信息體系的完善

如何合理的建設科技檔案信息化，其管理部門必須要改變管理檔案的傳統(tǒng)的觀念，對管理檔案有一定的創(chuàng)新，不得落后于現(xiàn)代科技的發(fā)展，增加人才的管理，使其加大管理部門對檔案的重視程度。這些因素均是對檔案管理的主要成分。要想完成科技信息化建設必須具備這些有利于管理檔案的條件。讓管理部門進行全面的管理。使管理檔案部門起著重大的作用。

3.2 加大科技檔案管理資金上的投入

科技檔案信息化建設離不開資金的投入，這是科技檔案信息化建設的物質基礎。因此，政府應該加大對檔案管理的投入資金，使得管理檔案部門有資金購買部門的軟件以及硬件。加大政府的扶持還可以使檔案管理部門擁有足夠的資金培養(yǎng)管理科技人才，使用政府的扶助資金來培訓缺乏管理檔案技術的管理人員，管理檔案部門同時也可以增加對管理人員的優(yōu)惠政策，激勵管理檔案人員負責認真的態(tài)度。檔案管理部門應將政府給予的財政撥款應用到科技管理信息化建設的創(chuàng)新上，解決檔案管理部門遇到的問題，從而促進檔案管理效率的

提升。

3.3 強化科技檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

在科技檔案信息化建設中要注重人才的培養(yǎng)。一方面，通過招聘專業(yè)的高校畢業(yè)生，為科技檔案的信息化建設注入源源不斷的活力；另一方面，加強本單位科技檔案管理人才的培訓，強化理論知識和實踐操作，不斷提升科技檔案管理水平。不僅如此，要加強同類單位之間科技檔案管理人才之間的溝通交流，不斷的提高檔案管理人員的綜合素質。以現(xiàn)代化的管理人才為載體，逐步的提升科技檔案管理價值與效率。因此，我們必須的加強信息管理人才的培訓教育，實現(xiàn)科技檔案管理工作持續(xù)有效的展開。

4 結束語

總而言之，隨著時代的發(fā)展和科學技術的不斷進步，科技檔案信息化建設是必然趨勢，單位領導要從長遠角度出發(fā)，注重科技檔案管理信息體系的完善、加大科技檔案管理資金上的投入、強化科技檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，不斷提升科技檔案信息化的水平，促進單位各項工作的順利開展，為單位的長期發(fā)展奠定可靠基礎。

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