新常態(tài)下的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理策略

摘 要：在不動(dòng)產(chǎn)等級(jí)管理中，建立不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理是其中非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，能直接影響到檔案登記的展開和不動(dòng)產(chǎn)管理的社會(huì)公信力。本文論述了基于社會(huì)新常態(tài)的發(fā)展背景，加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：新常態(tài)；不動(dòng)產(chǎn)登記；檔案管理；策略

建立統(tǒng)一規(guī)范的不動(dòng)產(chǎn)管理制度對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的管理效率和管理質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)的后續(xù)管理十分重要。國(guó)務(wù)院頒布的《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》通過不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)、登記信息和登記程序等各個(gè)方面加強(qiáng)了對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的管理，使其更加規(guī)范、科學(xué)和明細(xì)化，也對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理提出了更高要求。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的概念和意義

我國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)所屬區(qū)權(quán)是建立在依法登記基礎(chǔ)上的，即，依法對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行登記才能讓不動(dòng)產(chǎn)權(quán)的建立、轉(zhuǎn)讓、變更和注銷產(chǎn)生法律效力。因此我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)通過對(duì)不動(dòng)產(chǎn)歸屬權(quán)進(jìn)行登記，形成不動(dòng)產(chǎn)檔案管理。其不僅包括不動(dòng)產(chǎn)的登記本，還包括登記時(shí)的相關(guān)圖表、文件和網(wǎng)上信息等[1]。由于內(nèi)容十分復(fù)雜，因此不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理可以說十分復(fù)雜和繁瑣。

加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理能夠有效維護(hù)登記的法律效力，我國(guó)法律明確規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)的法律依據(jù)主要依靠不動(dòng)產(chǎn)登記簿，因此加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記簿的管理對(duì)不動(dòng)產(chǎn)所有人的合法權(quán)益尤為重要[2]。另外加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理能夠及時(shí)幫助解決不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)糾紛問題，保障不動(dòng)產(chǎn)所有者合法的私有財(cái)產(chǎn)所有權(quán)。

其次，不動(dòng)產(chǎn)檔案也有利于我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)的物權(quán)管理，為不動(dòng)產(chǎn)所有者的物權(quán)提供法律憑證，也有利于減少不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、物權(quán)糾紛。

2 我國(guó)當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)狀

1）對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理工作缺乏重視。在新常態(tài)下，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理能有效推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記工作，完善登記制度，強(qiáng)化檔案管理效率。但是我國(guó)部分不動(dòng)產(chǎn)登記部門由于自身管理的漏洞，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作缺乏重視，相關(guān)工作人員經(jīng)驗(yàn)不足，不了解不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，工作過程中比較隨意。

2）缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，檔案安全無法保障。由于不動(dòng)產(chǎn)登記是在法律的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，因此檔案管理是有法律效力的，在登記工作中最重要的就是保證登記數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，否則不僅會(huì)影響登記者的合法權(quán)益，更會(huì)影響登記部門的社會(huì)公信力。在我國(guó)當(dāng)前的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中缺乏統(tǒng)一的管理制度，部分單位由于部門調(diào)整和檔案管理人員崗位調(diào)換的原因，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案在移交、承接和備案過程中出現(xiàn)混亂安置、遺漏和遺失的情況，不利于檔案的后期查閱和管理，也對(duì)不動(dòng)產(chǎn)所有者的合法物權(quán)造成潛在的威脅，容易引起物產(chǎn)糾紛[3]。

3）不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的檔案管理技術(shù)落后，設(shè)施不全面。不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理并不僅僅包括對(duì)文字信息、圖像信息和圖表信息的管理，也包括對(duì)儲(chǔ)存各種信息的設(shè)施的管理，如，紙張、計(jì)算機(jī)和光盤等。但是部分不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)設(shè)備陳舊落后，過于依賴紙質(zhì)文檔，信息化程度低，數(shù)字化進(jìn)程緩慢。另外，對(duì)于紙質(zhì)文檔的保存也不夠規(guī)劃，部分登記機(jī)構(gòu)對(duì)紙質(zhì)文檔隨便亂放，倉(cāng)庫(kù)物理?xiàng)l件中溫度、濕度和光照要求較低，導(dǎo)致紙質(zhì)文檔管理不善，數(shù)據(jù)資源丟失或者失

真等。

4）信息化水平低，數(shù)據(jù)庫(kù)不健全。由于技術(shù)和制度漏洞，造成不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，而當(dāng)前部分登記機(jī)構(gòu)的檔案管理并沒有形成完成體系，導(dǎo)致檔案管理中容易出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)庫(kù)資源不健全，如，一棟不動(dòng)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)變更后，文字檔案上產(chǎn)權(quán)人名稱進(jìn)行了變更，但是數(shù)據(jù)庫(kù)上更改卻不及時(shí)，仍舊是原產(chǎn)權(quán)人的名字，數(shù)據(jù)資源的不對(duì)等給檔案管理造成很大難度。

3 加強(qiáng)新常態(tài)下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的有效策略

1）加強(qiáng)管理理念建設(shè)，提升重視度。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)要從上而下加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，首先，領(lǐng)導(dǎo)層要意識(shí)到檔案管理的重要性，高屋建瓴地對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理建立一套行之有效的管理制度和體系，樹立現(xiàn)代化基礎(chǔ)上的創(chuàng)新型檔案管理理念，不僅要加大對(duì)檔案管理的資金投入，更要加大人力投入。其次，對(duì)登記機(jī)構(gòu)的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其專業(yè)業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德，樹立嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，減少不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案管理中的人為失誤。

2）對(duì)當(dāng)前的不動(dòng)產(chǎn)登記行為執(zhí)行規(guī)范化和科學(xué)化管理。加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的管理和整合，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記過程中的書寫行為進(jìn)行規(guī)范，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記程序，提高行政管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)性和細(xì)致性。當(dāng)前，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記的管理工作分屬不同的職能部門，由于部門職能和管理方式的不同造成不動(dòng)產(chǎn)登記的方式也不盡相同，由于缺乏統(tǒng)一的登記政策和管理制度，給需要進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記的個(gè)人和單位帶來很大困擾，因此相關(guān)行政單位可以出臺(tái)具體的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理辦法，依照統(tǒng)一的制度對(duì)各個(gè)部門的不動(dòng)產(chǎn)登記程序做出明確規(guī)定。

3）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用到管理中是各行各業(yè)發(fā)展中的必然趨勢(shì)，也是提高管理質(zhì)量，優(yōu)化管理效果的必要途徑。不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理目前存在多種問題，應(yīng)用信息技術(shù)可以進(jìn)一步簡(jiǎn)化登記程序，推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記的數(shù)字化和電子化進(jìn)程，規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度，減少因部門職能而造成的不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)重復(fù)登記、混亂的現(xiàn)狀[4]。因此不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通訊手段構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式完善的檔案的檢索和管理。

4）完善不動(dòng)產(chǎn)體統(tǒng)一登記檔案的歸檔制度。當(dāng)前，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)的統(tǒng)一管理還處在起步摸索階段，相關(guān)管理環(huán)節(jié)不夠規(guī)范。因此首先要在不動(dòng)產(chǎn)檔案的歸檔工作納入到統(tǒng)一管理程序中。在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行登記時(shí)，對(duì)于涉及到該不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的每一個(gè)環(huán)節(jié)依照統(tǒng)一規(guī)范的格式進(jìn)行明確的記錄，堅(jiān)決杜絕隨意涂抹和修改的情況，將登記過程中含糊不清的部分解釋清楚，設(shè)定一定的歸檔門檻，保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，方便日后的檔案保管和調(diào)取。

5）加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全管理工作。首先，確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案和不動(dòng)產(chǎn)的實(shí)體保持一致，如果登記的不動(dòng)產(chǎn)實(shí)體不存在了，那么其所對(duì)應(yīng)的登記檔案也應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)販p弱法律效率或者完全失效。加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的安全管理，保證不動(dòng)產(chǎn)交易安全。其次，保證不動(dòng)產(chǎn)檔案的使用效力，堅(jiān)持做到公開、公正和透明原則，適當(dāng)?shù)叵蛏鐣?huì)各部門開放不動(dòng)產(chǎn)檔案，接受人民群眾對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記中各種信息程序的合理利用，滿足人民群眾和社會(huì)部門的查詢需求。

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理能夠推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記的高效性和規(guī)范性。這需要登記機(jī)構(gòu)在工作過程中樹立明確的目標(biāo)，按照管理制度優(yōu)化登記程序，規(guī)范登記行為，形成科學(xué)合理統(tǒng)一有效的登記流程，不僅為人民群眾的產(chǎn)權(quán)、物權(quán)管理提供法律保障，也能提高登記行政單位的社會(huì)公信力。

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作者簡(jiǎn)介

肖欽欽，長(zhǎng)沙市望城區(qū)人，衡陽市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，中級(jí)職稱（現(xiàn)有），本科。