淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用

陳玲

【摘要】隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，我國現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)得到了前所未有的創(chuàng)新發(fā)展，電子信息技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)階段，我國教育教學(xué)體制改革逐步深入，各級(jí)各類學(xué)校擴(kuò)大招生，在給更多孩子帶來學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)的同時(shí)，也給學(xué)校檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，因此，加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用至關(guān)重要。本文主要就信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用的有效策略進(jìn)行分析，望對(duì)未來信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用提供相應(yīng)借鑒。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);學(xué)校檔案;管理運(yùn)用

一、加強(qiáng)學(xué)校檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)的安全性

現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理運(yùn)用過程中，盡管在很大程度上提高了檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率，有效節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間，但由于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)具備較強(qiáng)的開放性和共享性，實(shí)際網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行過程中極其容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)問題，如果學(xué)校檔案管理工作中，檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)受到病毒入侵，就會(huì)給學(xué)校檔案信息帶來嚴(yán)重的損害，因此，學(xué)校檔案信息化管理過程中，學(xué)校管理人員務(wù)必要加強(qiáng)學(xué)校檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)的安全性。實(shí)際學(xué)校檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)安全性建設(shè)中，首先，學(xué)校檔案管理工作人員務(wù)必要重視系統(tǒng)存儲(chǔ)方法的選取，一般情況下，普遍使用的存儲(chǔ)方法有存儲(chǔ)設(shè)備和服務(wù)設(shè)備直接連接、存儲(chǔ)設(shè)備植入IP網(wǎng)絡(luò)以及存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)集成三類，相對(duì)較而言，存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)集成的安全性能較高，能夠確保集成統(tǒng)一監(jiān)管，能夠全面滿足學(xué)校檔案信息備份的需求，可以從根本上防范學(xué)校檔案信息受到破壞;其次，學(xué)校檔案管理工作人員務(wù)必要全面提高檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的安全性，實(shí)際工作中可以選用全冗余設(shè)計(jì)的方法，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息在存儲(chǔ)過程中的具有自動(dòng)保護(hù)性能，進(jìn)而在安全隱患發(fā)生時(shí)可以自行進(jìn)行安全檢測(cè)和安全問題的預(yù)處理，以便迅速恢復(fù)正常運(yùn)行，確保學(xué)校檔案管理工作的有效性;最后，盡管信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中得到了有效的應(yīng)用，學(xué)校還應(yīng)該保留紙質(zhì)檔案管理，利用電子檔案和紙質(zhì)檔案雙重管理，紙質(zhì)檔案可以作為電子檔案的后期核對(duì)的根據(jù)，并能夠有效防范電子檔案受到損害時(shí)，相關(guān)重要檔案信息不會(huì)丟失，有利于從根本上提升學(xué)校檔案管理工作的整體服務(wù)水平。

二、加強(qiáng)完善學(xué)校檔案管理工作的硬件設(shè)施配備

信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用，要想確保電子檔案管理的有效性，務(wù)必要率先確保信息化技術(shù)能夠得到有效應(yīng)用，這也就務(wù)必要具備運(yùn)行有效的無線網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)硬件設(shè)備，因此，學(xué)校檔案管理工作人員務(wù)必要加強(qiáng)完善學(xué)校檔案管理工作的硬件設(shè)施配備。實(shí)際硬件配備完善過程中，學(xué)校檔案管理人員務(wù)必要率先健全無線網(wǎng)絡(luò)的覆蓋和硬件存儲(chǔ)空間容量的充足性，以便對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行有效的采集、分類、整合以及存儲(chǔ)，只有這樣檔案管理系統(tǒng)才能夠確保系統(tǒng)在接收到操作人員指令時(shí)可以在最短時(shí)間內(nèi)做出反應(yīng)，為學(xué)校管理人員以及各部門工作人員提供信息資源共享，從而為學(xué)校整體教務(wù)教學(xué)發(fā)展建設(shè)提供重要的信息安全保障。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的科學(xué)分類和建檔管理

學(xué)校檔案管理工作，不僅是對(duì)學(xué)校教學(xué)開展情況、舉辦過的公開課、教務(wù)管理具體內(nèi)容以及學(xué)生基本信息檔案和具體學(xué)習(xí)情況等材料進(jìn)行管理，更重要的是在需要某些檔案材料時(shí)能夠在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行調(diào)取，這就要求學(xué)校信息化檔案管理建設(shè)工作中，相關(guān)管理人員務(wù)必要加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的科學(xué)分類建檔管理，只有這樣才能夠全面保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。實(shí)際檔案信息分類建檔工作中，檔案管理工作人員務(wù)必要對(duì)檔案內(nèi)容的完整性進(jìn)行校對(duì)，并將案宗目錄作為基礎(chǔ)繪制檔案類型接引目錄，對(duì)于內(nèi)容較為特別的檔案來說，管理人員可以利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)案宗進(jìn)行錄入，以便在短時(shí)間內(nèi)快速找到對(duì)應(yīng)案宗的類型編號(hào)，以從根本上提高檔案著錄查閱速度，從而為相關(guān)人員查詢檔案創(chuàng)建便利條件。與此同時(shí)，檔案管理工作人員還要重視檔案歸檔存儲(chǔ)工作，構(gòu)建科學(xué)有效的歸檔細(xì)則，檔案借出后務(wù)必要要求借閱人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，嚴(yán)禁出現(xiàn)借檔不還等問題，如果發(fā)現(xiàn)借閱人截留檔案不歸還，檔案管理工作人員務(wù)必要上報(bào)學(xué)校管理人員，并予以相應(yīng)處理，以增強(qiáng)學(xué)校全部工作人員的檔案管理工作意識(shí)，從而進(jìn)一步確保檔案管理工作開展的有效性。

四、加強(qiáng)學(xué)校檔案的分層分級(jí)編制管理

信息化檔案管理工作中，檔案管理工作人員在對(duì)原始檔案信息進(jìn)行分類編制時(shí)，務(wù)必要在各類檔案信息之間構(gòu)建有效的聯(lián)系，從中找到相關(guān)邏輯，以便在歸檔管理工作中構(gòu)建出一個(gè)完整系統(tǒng)的檔案信息資源庫，以便為后期查閱提供便利，因此，學(xué)校務(wù)必要全面加強(qiáng)學(xué)校檔案的分層分級(jí)編制管理。實(shí)際分層分級(jí)編制管理工作中，檔案管理人員要對(duì)歸檔存儲(chǔ)前的檔案信息進(jìn)行采集，并根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行有效的分類，再進(jìn)行排列存儲(chǔ)，這一過程中，管理人員需要注意的是在檔案內(nèi)容分類工作中，就會(huì)分出重要檔案和一般檔案，這時(shí)檔案管理工作人員則要對(duì)重要檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，根據(jù)檔案的重要程度和使用價(jià)值進(jìn)行備注錄入和儲(chǔ)存，只有這樣才能夠在確保學(xué)校重要檔案材料安全性的同時(shí)，為后期查閱提供便利。此外，學(xué)校檔案管理人員還要格外加強(qiáng)的是，對(duì)于重要檔案的管理工作一定要區(qū)別對(duì)待，重視保管位置的安全性，嚴(yán)禁其他無關(guān)人員進(jìn)出檔案室，以確保重要檔案管理的安全性，從而有效維護(hù)學(xué)校重要信息。

綜上所述，現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用，學(xué)校檔案管理工作人員務(wù)必要重視學(xué)校檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)的安全性管理，確保檔案信息不受損害，并進(jìn)一步完善學(xué)校檔案管理工作的硬件設(shè)施配備，以便為信息技術(shù)的有效應(yīng)用提供重要支撐保障，同時(shí)加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的科學(xué)分類和建檔管理，嚴(yán)格根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度對(duì)檔案進(jìn)行分層分級(jí)編制管理，只有這樣才能夠從根本上提高學(xué)校檔案信息化管理工作的有效性，從而為現(xiàn)代學(xué)校長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展提供重要?dú)v史材料。

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