新形勢(shì)下如何做好現(xiàn)代化寄宿制中學(xué)檔案管理工作

姚鷹

【摘要】學(xué)校檔案是一所學(xué)校在教育教學(xué)活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈姆桨?、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄。作為內(nèi)地西藏班走向現(xiàn)代化的示范性學(xué)校，現(xiàn)代化寄宿制中學(xué)除了應(yīng)當(dāng)在教育教學(xué)領(lǐng)域充分發(fā)揮領(lǐng)頭羊的特殊作用外，學(xué)校檔案更好地服務(wù)于教育、教學(xué)、教研等工作，在帶動(dòng)、影響、輻射方面，具有重要的價(jià)值與意義。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化;檔案管理;寄宿制學(xué)校

學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程中珍貴的足跡和重要組成部分，它反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用。作為學(xué)校工作的真實(shí)寫照，是一所學(xué)校在教育教學(xué)活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈?、具有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。自1998年8月上海市共康中學(xué)建成以后，到現(xiàn)在為止，作為內(nèi)地西藏班走向現(xiàn)代化的示范性學(xué)校、現(xiàn)代化寄宿制中學(xué)，除了應(yīng)當(dāng)在教育教學(xué)領(lǐng)域中充分發(fā)揮領(lǐng)頭羊的特殊作用外，學(xué)校檔案應(yīng)該更好地在服務(wù)于教育、教學(xué)、教研和各項(xiàng)管理工作等方面體現(xiàn)其自身的價(jià)值與意義，在帶動(dòng)、影響、輻射其他學(xué)校的檔案工作同樣責(zé)無(wú)旁貸。

本文結(jié)合我校多年來(lái)檔案工作的實(shí)踐，就新形勢(shì)下如何做好學(xué)校檔案管理工作做了如下思考：

一、抓好“陣地”建設(shè)，優(yōu)化檔案基本設(shè)施

檔案室是檔案工作開展的重要陣地。我校檔案室改建以來(lái)，在設(shè)施上有了明顯的優(yōu)勢(shì)。學(xué)校建筑面積有29畝，屬于小巧玲瓏型的校園，但學(xué)校分配到檔案室的面積近60平方米，其中庫(kù)房43.2平方米、閱檔室16平方米，檔案管理人員在校務(wù)辦辦公室辦公。庫(kù)房、閱檔、辦公分開，這些為檔案工作的順利有序地開展打下了良好的基礎(chǔ)。同時(shí)在硬件上，學(xué)校為檔案室配置密集架、中央空調(diào)、防火防盜監(jiān)控警報(bào)系統(tǒng)、電腦掃描復(fù)印等現(xiàn)代化設(shè)施。為更好地保護(hù)、保存檔案信息與資料，為查檔、閱檔、用檔等，盡可能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

學(xué)校檔案涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體，是中小學(xué)校重要的信息資源。它是一個(gè)學(xué)校長(zhǎng)期教育教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短、不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要依據(jù)。

二、樹立全員檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案規(guī)范管理

（一）以制度建設(shè)為抓手，促進(jìn)規(guī)范

增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。我校建立起校分管領(lǐng)導(dǎo)-專職檔案管理干部-處室兼職歸檔員的管理網(wǎng)絡(luò)，建立健全的《共康中學(xué)全宗制度》，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級(jí)規(guī)定，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在行政會(huì)向各處室提出要求，提高職能部門的檔案意識(shí)，試行檔案分級(jí)職責(zé)層層落實(shí)。落實(shí)檔案的收集、整理、歸檔工作，保障檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。保證檔案資料進(jìn)、出（室）及時(shí)，做到檔案的歸檔有效、保管有方、借閱有據(jù)。其次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常利用教工大會(huì)向全體教職工宣傳《檔案法》，通過(guò)舉辦檔案法講座、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽來(lái)提高教職工的檔案意識(shí)。

（二）以評(píng)估檢查為契機(jī)，促進(jìn)管理

學(xué)校每年接受區(qū)檔案局的執(zhí)法專項(xiàng)檢查、教育局常規(guī)檢查和檔案協(xié)作組互查1-2次，同時(shí)，學(xué)校更有大大小小、各種層面的教育教學(xué)督導(dǎo)、行為規(guī)范校、市級(jí)文明單位等檢查工作?？梢院敛豢鋸埖卣f(shuō)，每一次工作檢查，都需要檔案員的全力配合。學(xué)校所進(jìn)行的各種形式的評(píng)估，最有說(shuō)服力的依據(jù)便是原始檔案材料。我們也將每一次檢查，都作為反思工作、推進(jìn)工作的一個(gè)契機(jī)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，取得了較好的效果。

（三）以文化建設(shè)為載體，展示風(fēng)貌

我校的校園精神是上無(wú)止境，“共進(jìn)共享，同樂(lè)同康”的校風(fēng)、“敬、親、嚴(yán)、競(jìng)”的校訓(xùn)，“現(xiàn)代、靈動(dòng)、開放、和諧”的學(xué)校發(fā)展目標(biāo)，學(xué)校教育品牌 “上海也有我的家”活動(dòng)，在學(xué)校檔案也應(yīng)忠實(shí)展示、充分體現(xiàn)，檔案應(yīng)是學(xué)校形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體。檔案是日積月累的繁瑣工作，學(xué)校現(xiàn)有的知識(shí)成果，記錄了優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來(lái)先進(jìn)教職員工的事跡，形成特色的總結(jié)，是學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉淀和記錄，要注重學(xué)校各類材料的收集和整理，有效的推動(dòng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

三、發(fā)揮教育服務(wù)功能，提高檔案管理能力

（一）為學(xué)校發(fā)展固化成果

學(xué)校三支隊(duì)伍建設(shè)——“精細(xì)化”的管理團(tuán)隊(duì)、“研究型”的教師團(tuán)隊(duì)、“自主管理”的學(xué)生團(tuán)隊(duì)，他們每一步的發(fā)展足跡，都留下鏗鏘的印記。學(xué)校文化節(jié)、體育節(jié)、紅五月歌會(huì)、藏歷年慶?；顒?dòng)、新生才藝展示、同課異構(gòu)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)手冊(cè)、《共康中學(xué)學(xué)生成長(zhǎng)指南》等，每一次大型活動(dòng)，都要及時(shí)歸檔，檔案要成集宣傳、教育、信息服務(wù)于一體，實(shí)現(xiàn)檔案信息的固化和共享。

（二）為教育教學(xué)科研服務(wù)

學(xué)校的教育教學(xué)、德育活動(dòng)檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校教育教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果，反映了教育工作的全過(guò)程，檔案可以為改進(jìn)教學(xué)方法、進(jìn)行教學(xué)改革、促進(jìn)學(xué)生在新時(shí)期核心素養(yǎng)的發(fā)展，提供忠實(shí)的依據(jù)。學(xué)?？蒲袡n案也是進(jìn)行科研再活動(dòng)的依據(jù)和參考，學(xué)校先后開展學(xué)業(yè)質(zhì)量保障體系、核心素養(yǎng)等市區(qū)課題研究，開發(fā)學(xué)科校本練習(xí)冊(cè)，這些檔案是學(xué)校科學(xué)發(fā)展的“糧食”和“源泉”。

（三）為教師專業(yè)發(fā)展助力

作為人才信息縮影的人事檔案，有助于開發(fā)人力資源，調(diào)動(dòng)教職工的工作積極性。我校的青年教師成長(zhǎng)手冊(cè)、班主任工作手冊(cè)、青藍(lán)工程帶教指導(dǎo)結(jié)對(duì)工作等，每一步的行動(dòng)推進(jìn)，都有重要價(jià)值與意義，檔案管理工作為落實(shí)干部政策、調(diào)整工資級(jí)別、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱、評(píng)先選優(yōu)、晉級(jí)晉職、解決生活待遇等問(wèn)題時(shí)，提供了重要憑證，促進(jìn)了教職工隊(duì)伍的優(yōu)化配置，促進(jìn)教育教學(xué)工作的開展。

同時(shí)，我校檔案員不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力。例如，訂閱檔案雜志，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案政策法規(guī)，豐富檔案管理知識(shí)內(nèi)涵。結(jié)合市區(qū)檔案日活動(dòng)，定期參加市區(qū)檔案局舉辦的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。積極參加教育系統(tǒng)檔案教研活動(dòng)、協(xié)作組活動(dòng)每月一次，學(xué)習(xí)各校的檔案管理特色，開展主題交流。在與兄弟學(xué)校的互動(dòng)交流中，取長(zhǎng)補(bǔ)短，拓展視野，不斷進(jìn)步。

四、加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，助推學(xué)校檔案工作成功轉(zhuǎn)型

“工欲善其事，必先利其器?！彪S著現(xiàn)代化教育手段在我校的普及和辦公自動(dòng)化技術(shù)在工作中的日常化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案室室藏類型已無(wú)法滿足新形勢(shì)下的工作需要。合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，建立校園信息網(wǎng)絡(luò)，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，是現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理發(fā)展的方向。

自2006年以來(lái)，學(xué)校檔案室利用EDOC文檔音像信息管理系統(tǒng)軟件，對(duì)檔案室紙質(zhì)檔案、室藏照片、錄音、錄像等檔案全部實(shí)行數(shù)字化。同時(shí)，借助學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)平臺(tái)，通過(guò)局域網(wǎng)與教育系統(tǒng)的上級(jí)檔案部門連接，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。在檔案管理工作上，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙軌制”管理模式，這一系列措施，為今后完全實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)字化、資源共享化提供了必備條件，使學(xué)校檔案管理逐步走向信息化管理的新時(shí)代

同時(shí)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的“保管員”式的檔案管理員也已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下的工作要求，必須不斷努力學(xué)習(xí)，成為一個(gè)既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、能順應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的復(fù)合型人才，成為合格的檔案信息管理和開發(fā)的“信息管理員”。

現(xiàn)代信息技術(shù)以其強(qiáng)大的功能使學(xué)校檔案工作進(jìn)入信息網(wǎng)絡(luò)化管理時(shí)代，這不僅為學(xué)校檔案建設(shè)與管理提供了新的手段，同時(shí)也助推了檔案管理體制、管理模式和利用方式的成功轉(zhuǎn)型。

五、今后工作的反思與展望

（一）在行動(dòng)中反思：在檔案管理中，要經(jīng)常反思檔案意識(shí)是否淡薄，要經(jīng)常反思檔案利用率的效率高不高？歸檔意識(shí)強(qiáng)不強(qiáng)？學(xué)校各部門與檔案室協(xié)調(diào)是否脫節(jié)？目前的學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，應(yīng)努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。如何對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行分析、編研，充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值，也是有價(jià)值的探索。

（二）以愿景求發(fā)展：隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，檔案的微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理，使中小學(xué)校檔案室不僅是管理部門，更是一個(gè)信息供應(yīng)中心。這樣，檔案工作才能始終保持旺盛的生機(jī)和活力，以檔案工作者的不懈付出和檔案工作獨(dú)到的功能在學(xué)校的各項(xiàng)工作中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，為構(gòu)建和諧校園盡力盡責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》（1988年1月1日起執(zhí)行）。

[2]《最新檔案工作務(wù)實(shí)》陳兆，沈正樂(lè)主編，中國(guó)檔案出版社，1996年6月第一版

[3]《現(xiàn)代化寄宿制高中檔案管理工作新探》《上海檔案》 1999年06期